Nasz kraj nie ma jednak doświadczeń w zamykaniu programów finansowanych przez UE. Dlatego warto zapoznać się z zasadami, wedle których będzie się to odbywać. Będzie to pionierskie doświadczenie, choć przygotowania do zamknięcia rozpoczęliśmy z dużym wyprzedzeniem.
Zamykanie pomocy z UE jest procesem trudnym i długotrwałym. Mówią o tym doświadczenia innych państw – część nie rozliczyła jeszcze ostatecznie pomocy z lat 1994 – 1999. Jakie wymagania stawia Komisja Europejska, by państwo mogło zamknąć programy operacyjne? Przede wszystkim do KE należy przekazać trzy dokumenty: sprawozdanie końcowe z realizacji programu (sporządzane przez instytucję zarządzającą), końcową deklarację wydatków wraz z wnioskiem o płatność końcową oraz deklarację zamknięcia pomocy (przygotowywane odpowiednio przez instytucję płatniczą i Ministerstwo Finansów). KE weryfikuje i akceptuje te dokumenty, po czym wypłaca państwu saldo końcowe. Aby instytucje zdążyły przekazać wszystkie dokumenty do KE, beneficjenci, w tym również samorządy, muszą w odpowiednim czasie zakończyć i rozliczyć swoje projekty.
Dla większości programów z lat 2004 – 2006 ostatecznym terminem przekazania do KE wszystkich dokumentów jest marzec lub lipiec 2010 r. Jednocześnie, zgodnie z zasadami zamknięcia pomocy, pieniądze na realizację projektów powinny być wydane najpóźniej do końca 2008 r. lub początku 2009 r. (w wypadku działań, w których występuje pomoc publiczna). W praktyce jednak w celu sprawnego rozliczenia projektów w większości wypadków termin złożenia wniosków o płatność końcową, określony w umowach o dofinansowanie, nie przekracza końca czerwca 2008 r.
W wyjątkowych wypadkach za zgodą instytucji zarządzającej będzie można go wydłużyć do końca grudnia 2008 r. lub początku 2009 r. Beneficjentom zostało zatem niewiele czasu, by zakończyć i rozliczyć swoje projekty.
Jeżeli projekt nie zostanie zakończony przed podanymi terminami, istnieją dwie możliwości dalszego działania. Pierwsza polega na tym, że można będzie finansować go ze środków krajowych, pod warunkiem że zostanie zakończony przed upływem dwóch lat od terminu złożenia sprawozdania końcowego z realizacji programu. Druga możliwość to współfinansowanie inwestycji z programów z lat 2007 – 2013. Rozwiązanie to znajdzie zastosowanie jednak tylko wówczas, gdy wyraźnie będzie można wyodrębnić dwa oddzielne etapy realizacji projektu, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że drugi etap, przewidywany do dofinansowania w latach 2007 – 2013, spełniać będzie kryteria wyboru projektów dla programów tej perspektywy.
Chociaż czas na przekazanie dokumentów zamknięcia pomocy to połowa 2010 r., to z doświadczeń innych krajów wynika, że sama procedura zamykania i rozliczania programu może trwać znacznie dłużej. Dlatego niezwykle istotna jest również archiwizacja dokumentów przez beneficjentów. Wszelkie faktury, poświadczenia wydatków powinny być przechowywane w celu umożliwienia niezbędnej weryfikacji. Termin ich przechowywania został wstępnie ustalony na 31 grudnia 2013 r., ale należy się liczyć z koniecznością jego przedłużenia.
W związku ze zbliżaniem się terminu kończenia programów 2004 – 2006, a tym samym zamykania i ostatecznego rozliczania projektów, beneficjenci, w tym również samorządy, muszą się liczyć z większą liczbą kontroli. Dlatego tak istotne jest przechowywanie całości dokumentacji związanej z realizacją przez samorząd projektu. Sprawdzony będzie bowiem każdy projekt po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową. Kontrola obejmie kompletność i poprawność dokumentów, zwłaszcza tych potwierdzających prawidłowość wydatków.
Janusz Mikuła, podsekretarz stanu w MRR
