Unia Europejska poprzez fundusze strukturalne dofinansowuje różnego rodzaju projekty. Robi to jednak tylko w granicach tzw. wydatków kwalifikowanych. Na koszty całego projektu składają się zatem te, które mogą być objęte dofinansowaniem, i te, które beneficjent (wnioskodawca) musi ponieść samodzielnie. W wypadku szkoleń, które są finansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego, za wydatki kwalifikowane mogą być uznane wszystkie te, które bezpośrednio przyczyniają się do realizacji projektu. Jeżeli zostaną uzasadnione i wykazane jako niezbędne do osiągnięcia głównego celu szkolenia, będzie można je zawrzeć w budżecie projektu.
Do kosztów kwalifikowanych zalicza się np. wydatki poniesione na:
- wynagrodzenia oraz inne świadczenia związane z pracą przeznaczone dla osób prowadzących szkolenie lub świadczących usługi doradztwa związanego ze szkoleniem,
- podróże służbowe osób prowadzących szkolenie oraz ich uczestników,
- materiały szkoleniowe oraz ich dostawę,
- najem, dzierżawę lub leasing pomieszczeń oraz sprzętu związanych bezpośrednio z realizacją szkolenia,
- pokrycie innych kosztów bieżących szkolenia, w tym kosztów egzaminów, a także zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia,
- amortyzację sprzętu i wyposażenia w zakresie, w jakim są one wykorzystywane do realizacji szkolenia,
- poradnictwo i doradztwo w zakresie, w jakim dotyczą projektu szkoleniowego, w tym koszty diagnozy potrzeb szkoleniowych beneficjentów pomocy poniesione do dnia zawarcia umowy o dofinansowanie projektu,
- wynagrodzenia pracowników oddelegowanych na szkolenie obliczone za czas ich faktycznego uczestnictwa w szkoleniu (w pewnych dopuszczalnych granicach).
Do kosztów niekwalifikowanych zalicza się natomiast między innymi VAT, chyba że przedsiębiorca zgodnie z przepisami nie ma żadnej możliwości jego odzyskania (uzyskania zwrotu lub możliwości odliczenia zgodnie z polskimi przepisami o VAT).
Bardzo ostrożnie trzeba również podchodzić do wszelkich wydatków związanych z zakupem sprzętu oraz robót i materiałów budowlanych. Wprawdzie również one, pod pewnymi warunkami, mogą zostać włączone do budżetu projektu, ale tylko w pewnych granicach (nie mogą przekroczyć 10 proc. wartości wydatków kwalifikowanych). Ponadto muszą być bardzo dobrze uzasadnione. Innymi słowy, trzeba wykazać, że bez takich wydatków nie będzie można zrealizować szkolenia.
Szczegółowe zasady określania kosztów zawiera dokument „Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu operacyjnego „Kapitał ludzki”. Jest on dostępny na stronie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (www.mrr.gov.pl).
