Gdzie szukać dodatkowych pieniędzy na rozwijanie kwalifikacji pracowników

Po raz pierwszy w historii naszego kraju przedsiębiorcy mają możliwość ubiegania się w swoim imieniu o dotację na realizację projektów szkoleniowych. Doświadczenia lat ubiegłych pokazały, że to właśnie przedsiębiorcy, a nie firmy szkoleniowe, wiedzą lepiej, jakie są potrzeby szkoleniowe w ich własnym przedsiębiorstwie. W latach 2007 – 2013 mają oni pełną dowolność w projektowaniu swoich programów szkoleniowych. Najciekawszą propozycją dającą możliwość ubiegania się o dofinansowanie na projekty szkoleniowe jest priorytet II: Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, działanie 2.1 – Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, a w szczególności poddziałanie 2.1.1 – Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach w ramach programu operacyjnego „Kapitał ludzki”.

Poddziałanie to obejmuje trzy rodzaje projektów:

- szkolenia zamknięte

- szkolenia otwarte

- studia podyplomowe

Przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania wystarczającej kondycji finansowej, aby zapewnić płynną realizację projektu. Kondycja ta będzie oceniania na podstawie wyników badania przychodów za ostatni rok obrotowy projektodawcy (ew. partnerów) oraz płynności finansowej projektodawcy (ew. partnerów). Jeżeli wartość projektu nie przekroczy 1,2-krotności przychodów rocznych projektodawcy (partnerów), ocenie będą podlegały jedynie przychody. Jeżeli wartość projektu będzie się wahać między 1,2– a 1,5-krotnością przychodów, dodatkowo oceniana będzie płynność finansowa.

Maksymalny okres realizacji projektu wynosi dwa lata. Dodatkowo dla projektów zamkniętych i otwartych maksymalna liczba partnerów w projekcie została ustalona na poziomie czterech (lider + czterech partnerów).

Budżet szkoleniowy jednego projektu może pokrywać działania wyłącznie jednej z niżej wymienionych grup:

- ponadregionalne zamknięte projekty szkoleń (ogólnych i specjalistycznych) oraz doradztwa dla przedsiębiorców (lub grup przedsiębiorców) przygotowane według indywidualnych strategii rozwoju firm,

- ogólnopolskie otwarte projekty szkoleń (ogólnych i specjalistycznych) i doradztwa dla przedsiębiorców oraz pracowników przedsiębiorstw,

- studia podyplomowe dla przedsiębiorców oraz pracowników przedsiębiorstw.

Niemniej jednak przedsiębiorstwo ma dowolną możliwość aranżacji planu szkoleń. Może on obejmować wszystkie grupy docelowe pracowników i zapewniać każdej z grup inny rodzaj szkolenia. Dodatkowo przedsiębiorca może jednocześnie prowadzić szkolenia własną kadrą szkoleniową (jeśli taką ma), objąć usługami partnera wybrane grupy pracowników lub szkolenia (partnerem jest firma szkoleniowa, która z przedsiębiorcą tworzy na czas projektu konsorcjum – nie jest to jednak praktyka obowiązkowa) oraz korzystać z usług firm szkoleniowych lub innych trenerów specjalistów na zasadzie podwykonawstwa.

Realizując projekty współfinansowane przez Europejski Fundusz Społeczny, przedsiębiorca korzysta z możliwości promocji projektu oraz przedsiębiorstwa. Za koszty kwalifikowane, czyli podlegające częściowej refundacji, uznaje się kampanie informacyjno-promocyjne, umieszczanie informacji w prasie, na stronach internetowych, przygotowanie ulotek, plakatów oraz inne formy promocji.

Jeżeli przedsiębiorca ma własny dział szkoleniowy i deleguje jego pracowników do pracy wyłącznie przy realizacji współfinansowanego szkolenia, wówczas koszty pracy tych osób (rozumiane jako wynagrodzenie netto wraz ze składkami pracodawcy na ubezpieczenie społeczne, z wyłączeniem składki na PFRON, z zaliczką na podatek dochodowy, ze składkami na Fundusz Pracy i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz z regulaminowymi premiami) stanowią również koszt kwalifikowany.

Kolejne koszty, które mogą zostać częściowo zrefundowane, to chociażby amortyzacja środków trwałych niezbędnych do realizacji szkoleń, takich jak np.: komputery, rzutniki multimedialne, kamery cyfrowe. Pokrywane są również koszty związane z zapewnieniem uczestnikom materiałów szkoleniowych, gadżetów promocyjnych czy poczęstunku w trakcie przerwy.

W ramach projektu przedsiębiorca musi przedstawić metodologię liczenia kosztów pośrednich, które w zależności od wartości projektu (do 2 mln zł, 2 – 5 mln zł, powyżej 5 mln zł) mogą odpowiednio stanowić 20, 15 lub 10 proc. Do kosztów pośrednich zalicza się m.in.: obsługę księgową, opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz, ubezpieczenia majątkowe, koszty zarządu, materiały biurowe i piśmiennicze, usługi pocztowe, kurierskie, opłaty za energię cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe itp.

Reasumując, realizacja projektu szkoleniowego współfinansowanego przez EFS może częściowo pokryć koszty stałe prowadzenia przedsiębiorstwa, co stanowi dla niego wartość dodaną. Dotacja wypłacana jest w systemie ratalnym, a pierwsza transza stanowi zaliczkę.

Na przykładzie dużej firmy, która chce przeszkolić 100 pracowników, pokazujemy, na jakie dofinansowanie może liczyć przedsiębiorstwo

Zakładając, że koszt dwudniowego szkolenia jednego pracownika wynosi 800 zł, przy 100 pracownikach oznacza to już 80 tys. zł, a to cena zaledwie samego wynagrodzenia trenerów. Dodatkowo pracodawca ponosi koszty dojazdu pracownika, koszty noclegu, jest zobowiązany do wypłaty diet. Przy założeniu, że jeden pracownik powinien przejść przez cykl co najmniej czterech szkoleń w roku, a pracowników jest 100, pracodawca musi wygospodarować na ten cel budżet rzędu 588 000 zł.

Biorąc pod uwagę dane z pierwszej tabeli, załóżmy, że przedsiębiorstwo ubiegające się o dotację na szkolenia ogólne ma status dużego przedsiębiorcy. Maksymalny poziom dofinansowania wynosi wówczas 60 proc. kosztów kwalifikowanych (w tym przypadku bezpośrednio związanych z przeprowadzeniem szkoleń, pozycje od 1. do 3.), co stanowi w największym projekcie wartość 256 800 zł. Jednakże obowiązkowy wkład własny przedsiębiorcy (40 proc. = 171 200 zł) w rzeczywistości może być mniejszy i spaść nawet poniżej 10 proc., gdyż składać się on będzie w dużej części z wkładu niepieniężnego w postaci wynagrodzeń pracowników.

Łatwo wówczas zauważyć, iż z planowanego pierwotnie budżetu szkoleniowego w wysokości 588 000 zł powstał budżet o wartości 64 200 zł.

Autorka jest konsultantem ABBEYS EDF sp. z o.o.