Po dużych rotacjach personelu liczymy średnie zatrudnienie

Jesteśmy firmą z otwartego rynku pracy, która do 20 kwietnia zatrudniała w przeliczeniu na pełne etaty 24 osoby. Ten stan zwiększył się o dwa etaty 21 kwietnia, a następnie zmniejszył o dwa pełne etaty 5 maja (zwolniliśmy wówczas dwie osoby). Czy za kwiecień i maj musimy odprowadzać składki na PFRON?

– pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Obowiązek odprowadzania składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zależy od rodzaju pracodawcy oraz ilości zatrudnionych przez niego pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Firmy działające na otwartym rynku nie płacą składek na PFRON, gdy zatrudniają w przeliczeniu na pełne etaty:

- mniej niż 25 zatrudnionych,

- co najmniej 25 pracowników, a minimum 6 proc. to niepełnosprawni.

Dla przykładu: jeśli wśród 50 pracujących w pełnym wymiarze jest trzech niepełnosprawnych, to 6 proc. z 50 etatów daje 3. Wynika tak z art. 21 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 14, poz. 92). Niestety, ustawa nie reguluje sytuacji, gdy w trakcie miesiąca zmienia się ilość pełnych etatów, np. kogoś przyjęliśmy lub zwolniliśmy.

Do 20 kwietnia czytelnik zatrudniał w pełnym wymiarze czasu pracy 24 pracowników. Gdyby taki stan utrzymał do końca tego miesiąca, to byłby wtedy zwolniony z wpłat na PFRON. Nie musiałby też wykazywać 6-proc. wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych. Między 21 a 30 kwietnia firma zatrudniła jednak dodatkowe dwie osoby na dwa pełne etaty, co spowodowało, że w sumie zatrudniała w pełnym wymiarze czasu pracy 26 osób. Pojawia się zatem wątpliwość, jaki był stan załogi w kwietniu i czy zobowiązuje on do wpłat na fundusz. Odpowiedzi nie znajdziemy w ustawie, ale PFRON proponuje w takiej sytuacji wyliczać średnie zatrudnienie w miesiącu.

– Przy stabilnej sytuacji kadrowej przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć metodą uproszczoną, tj. za pomocą średniej z dwóch stanów dziennych. Przedsiębiorca dodaje stany zatrudnienia na pierwszy i ostatni dzień miesiąca, a otrzymaną sumę dzieli przez dwa. Jeżeli wynik osiągnie co najmniej 25 pełnych etatów, firma musi wpłacać składki na PFRON. Z tego obowiązku jest zwolniona tylko wtedy, gdy wśród 25 pełnych etatów 6 proc. stanowią osoby niepełnosprawne – wyjaśnia Anna Żarek z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Zatem w firmie czytelnika średnie zatrudnienie w kwietniu wyniosło 25 etatów (24 etaty według stanu na 1 kwietnia + 26 etatów na 30 kwietnia = 50 etatów; 50 etatów : 2 = 25 etatów). Czytelnik nie będzie musiał płacić składki na PFRON za ten miesiąc, gdy wśród 25 pełnych etatów co najmniej 1,5 etatu należy do niepełnosprawnych (6 proc. x 25 = 1,5 etatu). W taki sam sposób sprawdzamy, czy obowiązek wpłat na fundusz istniał w maju.

Zatrudnienie według stanu na 1 maja wynosiło 26 etatów. Jeżeli na koniec tego miesiąca zatrudnienie będzie wynosiło 24 etaty, to tak samo jak w kwietniu jest to 25 pełnych etatów (26 etatów + 24 etaty = 50 etatów; 50 : 2 = 25 etatów. Zatem czytelnik będzie musiał opłacić majowe składki na PFRON, jeśli nie osiąga wymaganego wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych. Gdy jednak 1,5 etatu zajmą takie osoby, jest zwolniony z wpłat na PFRON.

Firma z otwartego rynku pracy, która nie ma niepełnosprawnych lub nie osiąga 6-proc. wskaźnika ich zatrudnienia, składa do funduszu deklarację DEK I-O. Jeżeli natomiast wśród zatrudnionych są niepełnosprawni i zajmują oni 6 proc. wszystkich pełnych etatów, pracodawca składa co miesiąc informację INF-1.

Ostatni z tych druków jest załącznikiem do rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 29 maja 2003 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (DzU nr 104, poz. 969). Natomiast druk DEK I-O znajdziemy w rozporządzeniu ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 6 czerwca 2003 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych zarządowi PFRON przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten fundusz (DzU nr 105, poz. 989).

Ustalając 6-proc. wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych, do pracowników firmy nie wlicza się:

- młodocianych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

- przebywających na urlopach wychowawczych,

- nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,

- będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,