– Kandydat do pracy wpisał w kwestionariuszu osobowym wcześniejsze okresy pracy i nauki, ale nie przedstawił ani świadectw pracy, ani świadectw ukończenia szkoły. Pominęliśmy zatem okresy, ustalając jego uprawnienia urlopowe. Według inspektora pracy niesłusznie. Kazał on udzielić urlopu w wyższym wymiarze, biorąc za podstawę jedynie wpisy z kwestionariusza. Czy pisemna deklaracja pracownika rzeczywiście wystarcza?
– pyta czytelniczka DOBREJ FIRMY.
Do stażu pracowniczego, od którego zależą uprawnienia urlopowe, wliczamy okresy nauki (por. art. 155 k.p.).
Warunek jest taki, że nauka musi być ukończona i udokumentowana. Dokumentem potwierdzającym jest świadectwo lub dyplom, wydane przez szkołę lub uczelnię wyższą (por. „Kodeks pracy. Komentarz” pod redakcją prof. W. Muszalskiego, wydanie VI, C.H.Beck, Warszawa 2007, s. 735). Nie musimy więc uwzględniać zakończonego okresu nauki bez przedstawienia przez pracownika świadectwa lub dyplomu. Bo nawet jeśli twierdzi on, że utracił te dokumenty (np. zgubił, spaliły się), to możliwe jest wydanie przez szkołę lub uczelnię ich duplikatów, a w ostateczności odtworzenie ich na drodze sądowej.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym okres zatrudnienia jest świadectwo pracy. Zawiera wszystkie najważniejsze dane niezbędne do ustalania uprawnień pracowniczych, czyli o:
- rodzaju wykonywanej pracy oraz zajmowanym stanowisku,
- wymiarze czasu pracy,
- podstawie prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
- urlopie wypoczynkowym wziętym przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- wykorzystaniu dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
- należnościach ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
- okresie korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawie prawnej jego udzielenia,
- wykorzystaniu urlopu wychowawczego,
- liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- wykorzystaniu w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego na opiekę nad dzieckiem do 14 lat,
- okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem wypowiedzenia na podstawie art. 361 § 1 kodeksu pracy,
- odbyciu czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
- wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- okresach nieskładkowych przypadających podczas zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
- zajęciu wynagrodzenia za pracę,
- danych, które zostały zamieszczone na żądanie pracownika.
Dlatego pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie przedłożenia świadectw pracy ze wszystkich poprzednich jej miejsc pracy. Podstawą tego żądania jest § 1 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Co ma jednak zrobić pracodawca, gdy podwładny nie doniósł świadectwa pracy? Ma nie zaliczyć danego okresu pracy do stażu pracownika? Niekoniecznie.
Świadectwa pracy nie są jedynymi dokumentami, które pracownik może przedstawić na potwierdzenie wcześniejszych okresów zatrudnienia. Wskazuje na to wyraźnie § 1 ust. 1 pkt 2 i § 2 rozporządzenia, który posługuje się sformułowaniem „inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia”. Nie wyjaśnia jednak, jakie dokumenty mieszczą się w tym pojęciu. Oznacza to, że do pracodawcy należy decyzja, czy przedstawiony dokument uzna za wystarczający. Oczywiście pod warunkiem że nie nakazują mu tego przepisy, jak np. w przypadku zaświadczenia z gminy stwierdzającego, że pracownik pracował w indywidualnym gospodarstwie rolnym (por. ustawa z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, DzU nr 54, poz. 310).
Pracodawca może uznać za dokument potwierdzający konkretny okres zatrudnienia np.
- zaświadczenie z ZUS potwierdzające zgłoszenie do ubezpieczenia pracownika,
- ZUS RMUA – imienne raporty miesięczne potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.
Pracodawca może wymagać od pracownika wypełnienia dwóch kwestionariuszy osobowych. Jednego – na etapie ubiegania się o pracę, drugiego – już po zatrudnieniu (por. załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia o dokumentacji). To w tym pierwszym pracownik wpisuje:
- swoje wykształcenie, wskazując nazwę szkoły i rok jej ukończenia,
- wykształcenie uzupełniające, czyli kursy i studia podyplomowe wraz z datą ich ukończenia lub rozpoczęcia – jeśli jest w trakcie nauki,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia, tj. u kolejnych pracodawców, i zajmowane stanowiska.
Kwestionariusz jest opatrywany datą, a pracownik składa pod nim swój podpis. Co to oznacza? Że składa oświadczenie o treści w nim zawartej, licząc na uzyskanie zatrudnienia (por. art. 60 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Takie oświadczenie pracodawca może potraktować jako dokument potwierdzający okresy zatrudnienia wpisane przez pracownika. Składanie fałszywych oświadczeń jest przecież zagrożone odpowiedzialnością karną, ale na etapie postępowania sądowego (por. art. 233 kodeksu karnego).
Wpisy w kwestionariuszu o okresach zatrudnienia jako oświadczenie dokumentujące te okresy potraktowali najprawdopodobniej inspektorzy pracy, skoro przyznali pracownikowi uprawnienie do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze.
Pracodawca może, ale nie musi, zgodzić się z ich stanowiskiem. Jak już zostało bowiem zaznaczone, to do niego należy decyzja, jaki dokument z kategorii „innych dokumentów niż świadectwo pracy” uwzględni w stażu pracowniczym.
