Harmonogram to niezbędne narzędzie planowania czasu pracy wszędzie tam, gdzie nie pracuje się w z góry ustalonych stałych dniach i godzinach. Szczególnie przy pracy wielozmianowej i wykonywanej w niedziele i święta należy zwracać uwagę na wiele czynników. Nie tylko wiążą się one z dobowym i przeciętnie tygodniowym czasem pracy, ale również z koniecznością zapewnienia pracownikowi odpowiedniej liczby dni wolnych od zajęć.

Wprawdzie żaden przepis czy zasada prawa pracy nie nakładają wprost obowiązku ustalania harmonogramu czasu pracy na cały okres rozliczeniowy, ale tylko ten sposób planowania pozwala uniknąć niebezpieczeństw związanych z naruszeniem przepisów o czasie pracy. Chodzi tu zwłaszcza o ewentualne roszczenia pracowników i ryzyko odpowiedzialności wykroczeniowej dla pracodawcy (art. 281 pkt 5 k.p.) zagrożonej grzywną do 30 tys. zł. Dla szczególnie upartych może oznaczać nawet odpowiedzialność karną (art. 218 kodeksu karnego). Odnosi się to do osób, które u pracodawcy są odpowiedzialne za prawidłowe planowanie czasu pracy.

Przystępując do budowy harmonogramu, przestrzegaj kilku podstawowych zasad. Krok po kroku przedstawiamy je na konkretnych przykładach.

Naruszenie ich przy planowaniu czasu pracy oznacza złamanie przepisów o czasie pracy z wynikającymi z tego konsekwencjami. Jeżeli przestrzegając tych reguł, nie jesteś w stanie zapewnić koniecznej obsady stanowisk, to masz albo wadliwą organizację pracy, albo zbyt niskie zatrudnienie. To drugie często pociąga planowanie pracy nadliczbowej, a jest to zabieg niezgodny z prawem (art. 151 § 1 k.p.).

Konstruując grafik, przyjęliśmy następujące założenia:

1) norma dobowa czasu pracy wynosi 8 godzin,

2) okres rozliczeniowy to 4 miesiące,

3) praca odbywa się na trzy zmiany i jest wykonywana również w niedziele i święta,

4) pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (na cały etat).

Ustal ogólny wymiar czasu pracy

Trzeba to zrobić dla pracownika w przyjętym okresie rozliczeniowym, stosownie do art. 130 § 1 i 2 k.p., stosując poniższy wzór:

W = T x 40 godzin + D x 8 godzin – Ś x 8 godzin

gdzie:

W – liczba godzin pracy w okresie rozliczeniowym,

T – liczba tygodni, tj. liczba siedmiodniowych odcinków liczonych od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego przypadających w okresie rozliczeniowym,

D – liczba dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,

Ś – liczba świąt przypadających w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela.

Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym od 1 stycznia do 30 kwietnia 2008 r. wyniesie zatem:W = 17 x 40 godzin + 2 x 8 godzin (29 i 30 kwietnia) – 2 x 8 godzin (1 stycznia i 24 marca – Poniedziałek Wielkanocny) = 680 godzin

Wylicz maksymalną liczbę dni pracy i minimalną liczbę dni wolnych

Należy to zrobić następująco:

a) Liczba dni pracy:

ogólny wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym (W): 8 godzin

b) Liczba dni wolnych od pracy:

łączna liczba dni w okresie rozliczeniowym minus liczba dni pracy obliczona w pkt a

Na dni wolne w okresie rozliczeniowym składają się:

- niedziele i święta (lub odpowiednio – dni wolne udzielone w zamian za pracę w niedziele lub święta),

- dni wolne od pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

W okresie rozliczeniowym od 1 stycznia do 30 kwietnia 2008 r. liczba dni pracy wyniesie: 680 : 8 = 85, a liczba dni wolnych: 121 – 85 = 36.

Dobrze zaplanuj zmiany

Planując pracownikowi zmiany w poszczególnych dobach, szef gwarantuje 8-godzinną dobową normę pracy. Chodzi o to, aby nie planować rozpoczęcia pracy w kolejnym dniu o wcześniejszej godzinie niż w dniu poprzednim. Wynika to z przyjętej w art. 128 § 3 pkt 1 k.p. definicji doby pracowniczej. Rozumie się przez nią 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której zatrudniony rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Jeśli więc startuje on na 8-godzinnej zmianie np. o 6, to w kolejnym dniu nie należy planować mu rozpoczęcia zmiany przed 6. Gdyby miało to miejsce w harmonogramie czasu pracy, naruszałoby art. 151 § 1 k.p. Ten pracę nadliczbową dopuszcza tylko w szczególnych sytuacjach. Nie wolno jej zatem planować w takich godzinach.

Zapewnij dzień wolny za pracę w niedzielę

Pracodawcy nakazuje to art. 151

11

§ 1 pkt 1 k.p. Jeśli zaplanuje pracę w niedzielę, w harmonogramie musi dać pracownikowi inny cały dzień wolny od pracy. Powinien on przypadać w ciągu sześciu dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli (nie może to być święto). Ponadto taki dzień wolny ma wystąpić w tym samym okresie rozliczeniowym, aby spełnić wymóg określony w art. 147 k.p. Zgodnie z nim pracownik ma mieć tyle dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ile przypada w nim niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Daj przynajmniej jedną wolną niedzielę na cztery tygodnie

Taki obowiązek określa art. 151

12

k.p. Jeżeli więc pracownik wykonuje pracę przez trzy kolejne niedziele, czwartą powinien mieć bezwzględnie wolną od pracy. I to niezależnie od tego, czy ta czwarta niedziela wypada w tym samym, czy już w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Pracownik musi otrzymać cały dzień wolny od pracy w zamian za pracę w święto (art. 151

11

§ 1 pkt 2 k.p.). Powinien on przypadać w tym samym miesiącu kalendarzowym. Wolno go ustalić zarówno przed, jak i po „pracującym” święcie.

Gdy święto przypada w niedzielę, dzień wolny w zamian za pracę w takim dniu planuje się w terminie określonym w kroku czwartym.

Zapewnij odpoczynek

W każdym tygodniu kalendarzowym pracownik ma mieć zagwarantowany wymagany art. 133 k.p. okres nieprzerwanego odpoczynku. Zgodnie z art. 133 § 1 k.p. w każdym tygodniu przysługuje co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Gdy pracownik przechodzi w tygodniu na inną zmianę (np. z pierwszej na drugą), wolno skrócić mu okres nieprzerwanego odpoczynku, ale nie może on trwać mniej niż 24 godziny.