Szef udostępnia dane pracownika na pisemny wniosek

Pracownik, starając się o kredyt czy kartę bankową, podaje: szczegółowe informacje o swoim pracodawcy, jak długo jest zatrudniony, rodzaj angażu oraz wysokość miesięcznego wynagrodzenia. Po wstępnej rozmowie z bankiem jego przedstawiciele proszą często pracodawców o potwierdzenie wiarygodności tych danych. Robią to zazwyczaj przez telefon. Często zatrudniony musi wcześniej wyrazić zgodę na takie badania, podpisując odpowiednią klauzulę we wniosku kredytowym. Co w takiej sytuacji ma zrobić właściciel firmy – administrator danych?

Powinien rozłączyć się jak najszybciej, prosząc o nadesłanie oficjalnego pisma w tej sprawie. Ani prawo bankowe, ani ustawa o ochronie danych osobowych nie przewidują bowiem telefonicznego trybu uzyskania informacji od pracodawcy klienta. Wręcz przeciwnie, zgodnie z art. 29 ust. 3 tej ustawy zainteresowany musi złożyć umotywowany wniosek na piśmie. Zatrudniający nie ma bowiem możliwości zweryfikowania, z kim rozmawia. A taka sytuacja grozi udostępnieniem danych osobie nieuprawnionej. Takie praktyki banku w sposób oczywisty naruszają przepisy ustawy.

Kwestie te już wcześniej regulowało rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzoru wniosku o udostępnienie danych osobowych, zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (DzU nr 80, poz. 522 ze zm.). Zawierało ono wzór wniosku o udostępnienie danych osobowych. Obecnie rozporządzenie już nie obowiązuje, zostało bowiem uchylone od 1 maja 2004 r. przez akty wykonawcze do ustawy. Ustawodawca nie wprowadził w zamian nowego obligatoryjnego wzoru wniosku.

Nowe regulacje nie uchyliły jednak obowiązku składania wniosku o udostępnienie danych w formie pisemnej. Dlatego też przedstawiciele banku, zwracając się do firmy z wnioskiem o udzielenie informacji o pracowniku, powinni sporządzić pismo odpowiadające wymogom ustawy. Powinien on przede wszystkim określać:

- wiarygodne uzasadnienie potrzeby posiadania tych danych

Bank lub inna instytucja finansowa opisują zazwyczaj we wniosku zaistniałą sytuację, podając, że dany pracownik ubiega się o kredyt. Proszą o potwierdzenie informacji podanych przez niego we wniosku o udzielenie kredytu, wskazując jednocześnie, że pozyskanie rzeczonych danych jest niezbędne do udzielenia kredytu, a nasz pracownik wyraził zgodę na ich potwierdzenie u pracodawcy.

- informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych

- zakres danych osobowych, jakie mają zostać udostępnione

Instytucja finansowa zwracająca się z wnioskiem powinna dokładnie określić, o jakie dane chodzi. Nie wystarczy sam wniosek o udostępnienie danych bez wskazania konkretnych informacji.

- przeznaczenie danych

Wnioskujący musi zatem dokładnie określić przyczynę złożenia wniosku wraz ze wskazaniem przeznaczenia danych.