W ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca przedstawia pracownikowi pisemną informację dotyczącą zatrudnienia. Podstawowy zakres tych danych ma zawierać pięć elementów art. 29 § 3 k.p.: 1. obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy, 2. częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę, 3. wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, 4. obowiązującą pracownika długość okresu wypowiedzenia, 5. informację o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.
Informacja o układzie zbiorowym i sprecyzowanie przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu to wymogi obowiązujące od ponad roku. Dzięki temu pracownik wie dokładnie, ile dni urlopu ma w roku kalendarzowym. O ile tu została zindywidualizowana informacja dla zatrudnionego, to nie ma takiego wymogu przy czasie pracy. Nadal więc pracodawca informuje każdego pracownika o obowiązujących go normach czasu pracy (8 godzin dziennie i 40 godzin w przeciętnie -dniowym tygodniu pracy), a nie o jego indywidualnym wymiarze.
Jeśli natomiast strony nie zawrą umowy o pracę w formie pisemnej, to szef w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdza na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków (art. 29 § 2 k.p.). Wcześniej wystarczyło podać dwa ostatnie elementy, nawet z pominięciem stron umowy o pracę.
Z kolei ten pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo przekazuje informacje dotyczące: pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 pkt 5 k.p.).
Jeśli pracownikowi zmieniają się warunki dotyczące dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego czy obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia, to pracodawca musi go o tym pisemnie poinformować.
Taki sam obowiązek ma wówczas, gdy pracownika obejmuje układ zbiorowy pracy lub gdy dochodzi do jego zmiany (art.29 §3k.p.). Kiedy trzeba podać taką informację? Szef nie może tego zrobić później niż wciągu miesiąca od wejścia w życie tych zmian. Wyjątek dotyczy jednak sytuacji, gdy do rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem doszłoby przed tym terminem. Wtedy szef przedstawia mu taką wiadomość nie później niż do dnia rozwiązania umowy o pracę.
Z kolei w razie zmiany układu zbiorowego pracy na niekorzyść pracownika pracodawca ma spełnić dwa niezależne od siebie obowiązki. Na podstawie art. 241§ 2 k.p. wypowiada pracownikom dotychczasowe warunki umów o pracę. Nowe warunki zaczną obowiązywać zatrudnionych dopiero po upływie okresów wypowiedzenia. Ponadto art. 29 §3k.p. wymaga, aby szef poinformował pracownika o zmianie treści układu zbiorowego pracy w terminie miesiąca od jej wejścia wżycie.
Ale szef nie musi podawać tak rozległych danych pracownikowi. Wystarczy, że odeśle go do odpowiednich przepisów prawa pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3i 3 k.p. powiadomienie przy zatrudnianiu o obowiązujących warunkach zatrudnienia, jak i w razie zmiany takich warunków może nastąpić także przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Dotyczy to pierwszych czterech informacji, czyli bez objęcia układem zbiorowym pracy.
Ponieważ w tych regulacjach mowa jest o odesłaniu do przepisów prawa pracy, a nie do kodeksu pracy, to pracodawca może wskazać nawet postanowienia układu zbiorowego pracy czy regulaminu pracy, jeśli regulują one określone w informacji warunki zatrudnienia. Zgodnie z art. 9 k.p. są one przepisami prawa pracy.
