Koszty wyjazdu służbowego pracownika obciążają firmę

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom z racji podróży służbowych powinny określać  przepisy wewnętrzne, tj. regulaminy wynagradzania lub układy zbiorowe pracy czy umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania w firmie. Jeżeli nie określił ich w tych dokumentach, to należy stosować rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. (DzU nr 23, poz. 1990 ze zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, wydane na podstawie art. 775 k.p.

Jeżeli jednak pracodawcy regulują te zagadnienia w prawie wewnątrzzakładowym, nie wolno swobodnie określić kwot zwrotu. Nie mogą być one niższe od tych podanych w rozporządzeniu. Zgodnie z nim z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów:

- noclegów,

- dojazdów,

- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak obliczyć

Oprócz tych należności pracownik powinien dostać diety, które służą pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Należność z tej racji pracownik otrzymuje za cały okres podróży trwający od wyjazdu do jego powrotu. Aby prawidłowo obliczyć liczbę diet przysługujących po odbytej podróży, należy stosować takie reguły:

– od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

– ponad 12 godzin – należy się dieta w pełnej wysokości,

– do 8 godzin – połowę diety,

– ponad 8 godzin – dietę w pełnej wysokości.

Dieta wynosi obecnie 23 zł.

Przykład

Szef polecił panu Pawłowi wyjazd służbowy do fabryki nowego klienta firmy, który miał siedzibę w Olkuszu. Miał tam sporządzić inwentaryzację techniczną, przed przystąpieniem do realizacji zadania głównego objętego umową między stronami. Podróż służbową rozpoczął 12 września o 7 i powrócił z niej 14 września o 14. Należy mu się zwrot stanowiący równowartość dwóch i pół diety, czyli 57,50 zł, ponieważ jego podróż trwała dwie doby i siedem godzin.

Jeżeli pracownika wysyłamy w podróż do miejscowości, która przy okazji jest jego stałym lub czasowym miejscem pobytu, to nie będzie mu przysługiwała dieta. Podobnie, gdy podwładny podczas delegacji będzie miał zapewnione całodzienne wyżywienie.

Przykład

Pani Monika, księgowa firmy, udała się z Mińska Mazowieckiego do Warszawy na szkolenie pt. „Zamknięcie roku 2012". Ponieważ szkoleniowiec zapewniał wyżywienie podczas nauki, to pracodawca zwróci tylko koszty przejazdu do i z miejsca kursu.

Przykład

Pan Piotr jest pracownikiem firmy remontowo-budowlanej. Z reguły wykonuje swoją pracę na budowach zlokalizowanych poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy. Codziennie dojeżdża na miejsce budowy i wraca do punktu zamieszkania. Mimo że miejsce świadczenia pracy jest inne od miejscowości siedziby pracodawcy, to nie przysługują mu diety, ponieważ codziennie pracownicy wracają do miejsca zamieszkania (uchwała SN z 19 października 1988 r., III PZP 10/88).

Środek transportu

Wysyłając pracownika w podróż służbową, to szef decyduje, jakim środkiem transportu ma on dotrzeć do celu. Wskazuje i określa w poleceniu wyjazdu, czy będzie to komunikacja publiczna, samochód służbowy czy nie należące do pracodawcy auto prywatne. Po odbyciu każdej podróży pracownikowi należy się zwrot jej kosztów. Poniesione wydatki musi udokumentować biletami, rachunkami, fakturami. Jeżeli za zgodą pracodawcy podwładny uda się w delegację samochodem prywatnym, zwrot kosztów nastąpi na podstawie rozliczenia stanowiącego iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr >patrz ramka.

Przykład

Pan Adam na polecenie pracodawcy pojechał służbowo do Malborka. Jako środek transportu szef wskazał pociąg. Pracownik bez zgody i wcześniejszych ustaleń udał się tam swoim autem. Po powrocie przedłożył pracodawcy rozliczenie przejazdu. Tu szef nie musi zwracać kosztów podróży samochodem prywatnym, gdyż pracownik nie uzasadnił, dlaczego zmienił środek transportu.

Nieprzewidziane okoliczności

Kierując pracownika w podróż służbową, przełożony określa m.in. czas jej trwania. Niekiedy jednak delegacja przeciągnie się ponad plan. Jeżeli przyczyną przedłużenia pobytu w delegacji jest konieczność dokonania pewnych czynności związanych z wyjazdem, to szef musi wypłacić dodatkowe diety i pokryć dodatkowe koszty związane z podróżą.

Przykład

Pan Andrzej został wysłany do Gdańska, aby uruchomić linię produkcyjną oraz przeprowadzić na niej testy. Czas trwania delegacji pracodawca określił na trzy dni. Jednak podczas wdrażania projektu pojawiły się problemy i linia nie działała tak sprawnie, jak zakładano. Dlatego pan Andrzej musiał spędzić w  Gdańsku dwa dodatkowe dni. Pracodawca zwrócił mu koszty dodatkowych dwóch noclegów oraz wypłacił jeszcze dwie ekstradiety.

Startuję z domu

Przepisy zezwalają, aby za zgodą pracodawcy podróż rozpoczęła się w miejscu zamieszkania pracownika. Jeżeli np. miejscem pracy podwładnego jest Warszawa, a mieszka w Radzyminie, to za akceptacją szefa może rozpocząć wyjazd służbowy do Krakowa własnym samochodem bezpośrednio z Radzymina. Po powrocie z delegacji w dokumentach jako miejsce rozpoczęcia podróży wskazuje trasę Radzymin – Kraków, a z powrotem Kraków – Radzymin, chyba że wróci bezpośrednio do firmy. Wtedy trasą powrotną będzie Kraków – Warszawa.

Bilet lub ryczałt

Koszty podróży komunikacją publiczną, czyli autobusem, pociągiem, samolotem, zwraca się na podstawie przedłożonych biletów. Cena biletu uwzględnia przysługujące pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ma ten upust.

Jeżeli podczas podróży pracownik korzystał z komunikacji miejscowej, na pokrycie kosztów przejazdów należy mu się ryczałt stanowiący równowartość 20 proc. diety, czyli 4,60 zł. Pracodawca może jednak pokryć rzeczywiste koszty przejazdu transportem miejskim. Wtedy ryczałtu nie wypłaca. Nie ma też na niego szans, jeżeli uda się w podróż samochodem lub nie ma potrzeby korzystania z przejazdów, bo np. miejsce docelowe delegacji znajduje się w pobliżu dworca lub pracownik jest dowożony z hotelu do i z miejsca świadczenia pracy w podróży.

Tanie spanie

Podobnie jest ze zwrotem poniesionych kosztów noclegu. Oddaje się je na podstawie przedłożonych faktur. Jeżeli pracownik ich nie przedstawi i szef nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu, to powinien dostać ryczałt za każde spanie w wysokości równowartości 150 proc. diety, pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 a 7.

Przykład

Pan Antoni wyjechał 6 sierpnia pociągiem o 6 z Krakowa do Szczecina, aby instalować program komputerowy u klienta i przeszkolić jego pracowników. Podróż służbową zakończył 10 sierpnia o 18. Jego rozliczenie za tę delegację będzie wyglądało tak:

- koszt biletów w obie strony – 370 zł,

- koszt czterech noclegów – 480 zł (na podstawie przedłożonej faktury),