- Firma rozdaje pracownikom drogi sprzęt do testowania i użytkowania. Odbywa się to na podstawie protokołu przekazania, gdzie nie ma ani nazwy tego urządzenia, ani jego numeru seryjnego.

Nie jest także podana wartość sprzętu, a jednocześnie pracownik deklaruje, że przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność materialną za powierzone mu mienie i zobowiązuje się do jego zwrotu na każde żądanie firmy oraz pokrycia wszelkiej straty, jaka wyniknie dla pracodawcy wskutek jego zniszczenia lub uszkodzenia. Czy takie dysponowanie można uznać za właściwe i wywołujące skutki dla odpowiedzialności materialnej pracownika?

– pyta czytelnik.

Przed tygodniem pisaliśmy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone podwładnemu przez pracodawcę. Wtedy dotyczyło to szefa działu informatycznego i sprawowania przez niego niedostatecznej pieczy nad przekazanymi mu firmowymi komputerami.

Choć mogłoby się wydawać, że polecenie tak drogiego i licznego sprzętu i obciążenie za to jednego kierownika różni się od powierzenia pojedynczego urządzenia każdemu zatrudnionemu, to zasady odpowiedzialności materialnej pracownika są takie same. Wynikają one z art. 124–127 kodeksu pracy, a dotyczą właśnie czasowego oddania mienia firmowego w użytkowanie załogi. Tu w grę wchodzi art. 124 k.p. odnoszący się do pracownika, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

- pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

- narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze.

Na podstawie tego przepisu taka osoba odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Ratunek w zaniedbaniach szefa

Pracownik, któremu powierzono mienie do wyliczenia się lub do zwrotu, jeśli nastąpiło to zgodnie z zasadami sztuki i przepisami – musi naprawić szkodę w pełnej wysokości. Zwalniają go z tego np. zaniedbania pracodawcy w zakresie oddania sprzętu i umiejętność powiązania tych przyczyn z powstałym ubytkiem.

Wtedy ma nawet szansę całkowicie wykpić się od odpowiedzialności albo doprowadzić do pomniejszenia zakresu własnego obciążenia (miarkowanie), a co za tym idzie także wysokości ewentualnego odszkodowania. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 7 marca 2001 r. (I PKN 288/00).

Jest pismo

Podobnie jednak jak w tamtym wypadku, tak i tu czytelnik ma wątpliwości, czy te dobra trafiły do pracownika w sposób prawidłowy. A to może przesądzać o zakresie jego odpowiedzialności lub całkowitym nawet jej zniesieniu.

Wiemy już, że drogi sprzęt, który firma zapewnia do użytku służbowego (prawdopodobnie laptop, tablet, i-pad lub drogi telefon komórkowy), trafia do rąk każdego zatrudnionego na podstawie protokołu przekazania. Choć druk jest niekompletny, na co wskazuje pytanie czytelnika, jest to rodzaj umowy, mimo że nie ma w niej kilku ważnych elementów.

Stanowi więc dowód dla obu stron. Pisemna forma nie jest jednak warunkiem koniecznym, aby powierzyć mienie podwładnemu. Ważniejsze jest jego właściwe przekazanie i zobowiązanie go zarówno do tego, że zwróci sprzęt, jak i naprawi w nim szkody, do których doszłoby w wyniku zgubienia czy uszkodzenia. A takie sformułowania padają w oświadczeniu, pod którym podpisuje się „obdarowany" w protokole przekazania.

Myliłby się więc ten, kto sądzi, że brak parametrów precyzyjnie określających powierzone urządzenie lub podanej jego wartości, wyklucza odpowiedzialność pracownika. Mimo tych uchybień, takie obciążenie działa. Stosując się do bogatego orzecznictwa sądowego, prawdopodobnie mienie oddano pracownikowi odpowiednio i na warunkach pozwalających na prawidłową jego ochronę.

Przy sprzęcie, którego podwładny będzie używał do celów służbowych, np. telefonie czy tablecie, chodzi o prawidłowe korzystanie z niego, zgodne z instrukcją obsługi. Ma też dbać o to, aby nie trafiał w niepowołane ręce oraz unikać zniszczenia i kradzieży. Zatrudniony musi więc tak obchodzić się z tym urządzeniem, aby przez cały czas było w jego posiadaniu i funkcjonowało prawidłowo.

Bez numerów

Dla obu stron byłoby lepiej, aby protokół przekazania zawierał cechy jednostkowe urządzenia, czyli jego nazwę, symbol czy numer seryjny. Z drugiej strony jednak w razie jego utraty pracownik bez specjalnego trudu i zabiegów odkupuje sprzęt, który nie jest precyzyjnie opisany, a ma podobne cechy co powierzony mu wcześniej.

Jeśli jednak obawia się skutków przyjęcia pełnej odpowiedzialności za urządzenie, które nie jest właściwie opisane, a przede wszystkim wycenione, może odmówić jego odebrania. W ten sposób ma szansę zmobilizować pracodawcę do wprowadzenia właściwych danych technicznych do umowy czy protokołu przekazania.

Takie postanowienia wolno też dołączyć jako aneks do podpisanego wcześniej oświadczenia. Z pewnością skorzystają z tego także następni „obdarowani", zyskując większe gwarancje, na co się godzili, przyjmując firmowy komputer czy smartfon. Raczej trudno wyobrazić sobie taką nonszalancję pracodawcy polegającą na braku identyfikujących informacji czy podanej wartości, gdyby w użytkowanie powierzał pracownikowi samochód.

Gdyby jednak szef nie przystał na takie uzupełnienie w umowie lub pracownik już wcześniej przyjął na siebie zobowiązanie materialne, może złożyć oświadczenie na piśmie. W nim stwierdza, że w określonym dniu otrzymał urządzenie Y o numerze seryjnym XYZ. Jeden jego egzemplarz składa pracodawcy, drugi zachowuje dla siebie. Najlepiej jeśli jest to pismo (kopia), na którym figuruje potwierdzenie przekazania go firmie, np. podpis sekretarki pracodawcy z datą jego otrzymania. W ten sposób ma dowód, jaki konkretnie sprzęt dostał.

Jak obliczyć

Słuszne obawy czytelnika budzi też brak wartości powierzonego pracownikowi sprzętu w protokole przekazania. Tym bardziej, gdy szef ceni go bardziej, niż wynika to z wartości rynkowej, nawet jeśli jest to nowe urządzenie. To właśnie ona będzie przesądzać o tym, co wziął na siebie podwładny i to mimo subiektywnego przekonania pracodawcy. Nie wolno bowiem urządzeniu, które jest dostępne w obrocie komercyjnym, choć nie należy do najbardziej popularnych czy tanich, przypisywać ceny powiększonej o walory emocjonalne.

Tomasz Poznański, adwokat, współpracujący z Kancelarią Prawniczą C. L. Jezierski sp. j. w Warszawie, podpowiada więc, co zrobić, gdy dla pracodawcy laptop, i-pad czy tablet jest „bezcenny". W takiej sytuacji w dodatkowym oświadczeniu pracownik wskazuje wartość urządzenia na dzień jego otrzymania. Podaje np. cenę z najbardziej popularnego sklepu ze sprzętem elektronicznym, dołączając wydruk oferty.

Jeśli zaś urządzenie czy maszyna, którą podwładny dostał jako mienie służbowe, jest używane i ma wady, to te cechy też skrupulatnie opisuje w oświadczeniu. Dzięki temu – w razie odpowiedzialności materialnej – szkoda wyliczona za utratę czy uszczerbek w tym sprzęcie nie będzie przekraczać jego wyimaginowanej wartości.