Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem wadliwe, ale skuteczne

Oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę najczęściej jest wręczane pracownikowi bezpośrednio. Niekiedy szef decyduje się na zawiadomienie pracownika wysyłając mu list. Takie działanie należy również uznać za poprawne. Wątpliwości budzi natomiast wypowiedzenie dokonane za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Niekoniecznie pismo

Zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu pracy oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Na podstawie art. 300 k.p. w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. W tym miejscu należy wskazać, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, to czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 k.c.).

Jednak kodeks pracy nie wprowadził rygoru nieważności. Stąd oświadczenie woli o rozwiązaniu stosunku pracy może być w zasadzie dokonane w dowolnej formie. Osoba dokonująca czynności prawnej może wyrazić swoją wolę przez każde zachowanie, które ujawnia tę wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (art. 60 k.c.).

Ustne oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę przekazane pracownikowi przez bezpośredniego przełożonego jest skuteczne. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 24 marca 1999 r. (I PKN 631/98). W konsekwencji również zwolnienie przy pomocy poczty elektronicznej będzie uznane za ważne i wywoła przypisane do tej czynności skutki prawne.

Powstaje jednak pytanie, czy rozwiązanie umowy o pracę w ten sposób jest prawidłowe, tj. czy narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę. Nie da się jednak jednoznacznie na nie odpowiedzieć.

Wirtualny przekaz

Zgodnie z art. 78 § 2 k.c. oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej pod warunkiem, że zostało opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli więc pracodawca wyśle wypowiedzenie w taki sposób, będzie ono i ważne, i skuteczne, a więc nie będzie w żaden sposób naruszało przepisów prawa pracy.

Najczęściej jednak taka forma nie zostaje zachowana. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy to treść e-maila lub załączniki do wiadomości, tj. skan podpisanego dokumentu. W obu tych przypadkach wypowiedzenie należy uznać za ważne, ale dokonane z naruszeniem kodeksowych regulacji. Tak więc pracownik, jeśli skieruje sprawę do sądu, ma szansę na odszkodowanie, a niekiedy nawet na powrót na stanowisko.

Dzień otrzymania

Z wypowiedzeniem wysłanym pocztą elektroniczną, nawet gdy zastosowano podpis elektroniczny, może być jednak problem. Chodzi o ustalenie czasu, kiedy pracownik dowiedział się o zwolnieniu. Zasadą jest, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Datę łatwo więc ustalić, kiedy wypowiedzenie jest składane w tradycyjnej formie pisemnej (doręczone bezpośrednio lub za pośrednictwem poczty) lub ustnej.

W przypadku oświadczeń elektronicznych ustawodawca wskazał, że oświadczenie woli wyrażone w tej postaci jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby adresat mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 k.c.).

Potwierdzeniem daty jest z pewnością jakakolwiek reakcja pracownika, np. poprzez wiadomość zwrotną. Może się jednak zdarzyć, że zatrudniony nigdy nie odczyta wiadomości od szefa, twierdząc np., że od pewnej daty nie korzysta z adresu e-mail.

Gdzie wysłać

Pierwszym warunkiem do przesłania pracownikowi wypowiedzenia w formie elektronicznej jest przede wszystkim posiadanie przez pracodawcę adresu e-mail pracownika.

Powinien to być adres, który podwładny dobrowolnie przekazał pracodawcy, godząc się tym samym na taką formę komunikacji. Jeśli szef nie posiada takiego adresu, z wypowiedzeniem w formie elektronicznej lepiej nie ryzykować. Adres otrzymany od innego pracownika niekoniecznie musi być aktualny. Ponadto przełożony dość łatwo może się narazić na zarzut naruszenia ustawy o ochronnie danych osobowych.

Inicjatywa podwładnego

Może się też zdarzyć, że to pracownik zrezygnuje z pracy za pomocą e-maila do przełożonego. Tymczasem art. 30 k.p. wymaga pisemnego oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę tak przez pracodawcę, jak i przez zatrudnionego. Takie działanie podwładnego będzie jednak ważne.

Naruszenie formy czynności prawnej nie będzie niosło ze sobą żadnych skutków, jeśli jest to rozstanie za wypowiedzeniem. Roszczenia szefa względem pracownika są bowiem ograniczone wyłącznie do przypadków, kiedy dojdzie do nieuzasadnionego rozwiązania przez zatrudnionego umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1¹ k.p.

Gra na zwłokę

Wysyłając wypowiedzenie pocztą elektroniczną, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą zyskać na czasie. Jako przykład można wskazać okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, który zależy od stażu w danej firmie i wynosi trzy miesiące po przepracowaniu w firmie co najmniej trzech lat w ramach stosunku pracy.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący miesiąc albo jego wielokrotność kończy się odpowiednio w ostatnim dniu miesiąca. Jeśli pracownik, będąc na urlopie, podjął decyzję o odejściu 31 grudnia 2012 r. i wysłał e-mail do pracodawcy, zakładając że przełożony mógł się z nim zapoznać tego dnia, będzie musiał pracować do końca marca 2013 r. Jeśli to samo oświadczenie złożył 2 stycznia 2013 r., czeka go praca do końca kwietnia.

—Tomasz Poznański jest adwokatem, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C.L. Jezierski sp. j. w Warszawie