Od czasu wprowadzenia telepracy do polskiego prawodawstwa hasła dotyczące zmniejszania kosztów działalności, zwiększania efektywności pracy czy poszerzania pola do aktywizacji zawodowej były wielokrotnie powtarzane w różnych publikacjach. Zastanawiające jest dlaczego ta forma zatrudnienia wciąż cieszy się tak małą popularnością.Tym bardziej, że jej stosowanie wcale nie jest skomplikowane.
Warunki użycia
Telepracownikiem jest osoba, która regularnie wykonuje swoją pracę poza zakładem, a jej wyniki przekazuje pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak telefon, faks czy internet. Można nim zostać poprzez zmianę postanowień obowiązującej już umowy o pracę lub odpowiednie ukształtowanie warunków zatrudnienia w momencie rozpoczynania współpracy.
Zanim jednak zakład wprowadzi telepracę, pracodawca powinien określić warunki jej stosowania w porozumieniu uzgodnionym z organizacją związkową. Jeśli zaś takiego związku nie ma - w regulaminie skonsultowanym z przedstawicielami załogi. Część doktryny uważa jednak, że pominięcie regulacji ogólnozakładowych i ustalenie warunków telepracy w samej umowie zawieranej z zainteresowanym też jest skuteczne.
Przepisy nie wskazują, jak należy rozumieć pojęcie „warunków stosowania telepracy". Uznaje się, że jest to organizacja procesu pracy w systemie telepracy oraz związane z tym prawa i obowiązki obu stron umowy. Zakres szczegółowości wprowadzonych zasad ogólnych zależy od uznania pracodawcy, a te indywidualne wolno sprecyzować w uzgodnieniach z konkretnym pracownikiem (w umowie o pracę).
Zgoda stron
Kluczowym elementem uzgodnień dotyczących wykonywania obowiązków w formie telepracy jest obopólna zgoda stron. Inicjatywa może wyjść zarówno od pracodawcy, jak i pracownika, ale szef nie może narzucić takiej formy wykonywania pracy w trybie wypowiedzenia zmieniającego.
Co więcej, pracownikowi, który odrzuci złożoną mu przez pracodawcę propozycję zostania telepracownikiem, nie można z tego powodu wypowiedzieć angażu. Zakaz ten dotyczy także osoby, która została telepracownikiem w trakcie zatrudnienia, a wystąpi z wnioskiem o przywrócenie wcześniejszych warunków pracy.
Wniosek złożony w ciągu trzech miesięcy od startu telepracy jest dla szefa wiążący. Po tym terminie powinien go uwzględnić w miarę możliwości. Taka ochrona ma zachęcić podwładnego do skorzystania z rozwiązań oferowanych przez prawo pracy.
Przykład
Pan Marek, zatrudniony od trzech lat jako programista, otrzymał od pracodawcy propozycję wykonywania dotychczasowych obowiązków formie telepracy. Strony podpisały odpowiedni aneks do umowy o pracę, zawierający warunki stosowania telepracy. Zgodnie z ustaleniami od kolejnego miesiąca pan Marek zaczął wykonywać swoje zadania z domu, pracując na służbowym laptopie.
Po miesiącu doszedł jednak do wniosku, że jego sąsiad ćwiczący w ciągu dnia grę na perkusji uniemożliwia mu skupienie się na zadaniach służbowych. Wystąpił więc do pracodawcy z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków pracy i umożliwienie powrotu do biura.
Mimo że szef wolałby kontynuację telepracy, w takiej sytuacji musi uwzględnić prośbę pana Marka i nie może uznać jej za podstawę do wypowiedzenia umowy o pracę.
Co w umowie
Co do zasady pracodawca ma zapewnić telepracownikowi niezbędny sprzęt wraz z ubezpieczeniem, pokryć koszty związane z jego instalacja, serwisem, eksploatacją i konserwacją oraz zapewnić odpowiednią pomoc techniczną i możliwość odbycia szkoleń dotyczących obsługi urządzeń.
Jednocześnie kodeks pracy pozwala stronom odejść od ogólnych zasad i w umowie ustalić wzajemne obowiązki całkowicie odmiennie. Jeśli jednak telepracownik korzysta ze sprzętu będącego jego własnością, szef zawsze musi wypłacać mu za to ekwiwalent pieniężny. W takiej sytuacji odmienne uregulowanie umowne jest niedopuszczalne.
Przykład
Pan Witold pragnie zatrudnić się jako grafik komputerowy i wykonywać zlecone projekty w zakresie telepracy.
Ma kompletny sprzęt komputerowy z odpowiednim oprogramowaniem i nie jest zainteresowany wstawianiem do mieszkania kolejnego zestawu podobnych urządzeń. Dlatego ustalił w zawartej z nowym pracodawcą umowie, że będzie otrzymywał 200 zł miesięcznego ekwiwalentu za wykorzystywanie własnego sprzętu.
Ponadto pracodawca zapewni mu polisę na wypadek uszkodzenia lub awarii urządzeń oraz będzie opłacał rachunki za internet i telefon komórkowy. Pracownik natomiast we własnym zakresie pokryje bieżące koszty eksploatacji urządzeń oraz w razie potrzeby zorganizuje sobie pomoc techniczną i szkolenia z obsługi nowych programów graficznych.
Poza zagadnieniami dotyczącymi sprzętu i zasad jego użytkowania umowa powinna dokładnie regulować sposób wykonywania telepracy.
W szczególności chodzi o to, jak podwładny będzie komunikował się z pracodawcą i przekazywał mu wyniki swojej pracy. Strony mają pełną swobodę przy dokonywaniu takich ustaleń. Ważne jest jednak, aby nie przekładać automatycznie rozwiązań z pracy biurowej.
Zadaniowy czas pracy
Praktyka pokazuje, że wobec telepracowników dobrze sprawdza się stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy. Kładzie on nacisk na realizację wyznaczonych prac, a nie godziny ich wykonywania. W tym systemie szef wyznacza pracownikowi konkretne zadania oraz ustala czas potrzebny na ich realizację. Pracownik samodzielnie decyduje o długości swojego dnia pracy, liczbie i czasie trwania przerw. Pracodawca natomiast kontroluje postępy w przebiegu zadań i rozlicza z ich prawidłowego wykonania.
Dodatkową zaletą dla pracodawcy jest brak obowiązku ewidencjonowania czasu pracy osób objętych systemem zadaniowym. Zamiast więc wymyślać skomplikowane sposoby codziennego rejestrowania czasu faktycznie przepracowanego przez telepracowników, szef może skoncentrować się na dostarczanych przez nich wynikach pracy.
Pod nadzorem
Niezależnie od stosowanego systemu przełożony nie jest pozbawiony możliwości kontroli telepracowników w miejscu realizacji ich obowiązków.
Dotyczy to nie tylko sprawdzania wykonywanej przez nich pracy, ale także kontroli sprawności sprzętu czy warunków samego miejsca pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeśli jednak telepracownik świadczy pracę z domu, szef musi uzyskać jego uprzednią zgodę na piśmie lub np. w mailu, aby nie naruszać prawa do prywatności.
Nie gorzej niż inni
Telepracownicy pozostają pod kierownictwem pracodawcy i muszą wykonywać jego polecenia. Status telepracownika nie ogranicza możliwości realizacji zadań takich jak odbywanie podróży służbowych czy udział w spotkaniach poza ustalonym miejscem pracy zgodnie z uzasadnionymi potrzebami pracodawcy.
Z drugiej strony szef musi traktować podległych mu telepracowników nie mniej korzystnie niż pozostałych podwładnych, w szczególności w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania czy dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe.
Autorka jest prawnikiem w Baker & McKenzie
