1. Wyciąganie wniosków

Przeanalizowanie odegranego meczu – w tym każdego straconego punktu – to obowiązek trenera. Następnym krokiem jest wykorzystanie wniosków do poprawienia błędów lub stworzenia kolejnej taktyki. W biznesie jest podobnie. Jeśli firma chce się rozwijać, nie może jedynie biernie śledzić finansów. Musi nimi aktywnie zarządzać. Każdy błąd i każda strata mogą wiele nauczyć, trzeba tylko podejść do nich z otwartym i elastycznym umysłem, w tym być otwartym na głosy z zewnątrz – słuchać branżowych komentarzy ekspertów w mediach oraz spotykać się i rozmawiać ze specjalistami w danej dziedzinie.

2. Ocena wyników

Richard Ruback, professor Harvard Business School, powiedział, że finance to swoista punktacja biznesu. Są jak liczenie trafień i punktów w baseballu. Pierwszym i najważniejszym krokiem do zarządzania nimi jest śledzenie wyników oraz ich dokładna analiza. Aby w pełni zrozumieć wynik, trzeba poznać także zasady obowiązujące na boisku. Każdy przedsiębiorca musi umieć szeroko spojrzeć na swój wynik finansowy i osadzić go w panujących warunkach biznesowych. Dogłębne przestudiowanie osiągnięć finansowych firmy pozwala poznać rządzące nią mechanizmy i zaadaptować je na swoją korzyść.

3. Sprawdzona księgowość

Dobrze prowadzona księgowość to podstawa do rzetelnej analizy pozycji finansowej firmy. To jednak nie wszystko. Liczba przepisów podatkowych oraz ich zawiłość może stanowić niemały problem dla osób, które do tej pory nie miały z rozliczeniami wiele wspólnego. Korzystanie z usług sprawdzonego biura rachunkowego zagwarantuje bezbłędne wypełnianie obowiązków podatnika oraz pozwoli uniknąć wiążących się z nieprawidłowościami kar. Dlatego, nawet prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, warto zdać się na specjalistę. Nie można zapominać jednak, że także do księgowości należy podchodzić analitycznie, według planu zgodnego z polityką biznesową firmy. Za to już nie odpowiada księgowy, ale musi tego dopilnować prezes spółki.

4. Środki zabezpieczające

Nawet korzystając z poleconych usług księgowość zawsze trzeba sprawdzać i weryfikować. Nie wolno ufać z góry, ale trzeba budować zaufanie stopniowo. Istnieje dziś coraz więcej firm pracujących na tzw. umowę sukcesu, które wykonują kontrolę księgowości. Poza tym istnieje możliwość spisania umowy, definiującej warunki postępowania w przypadku popełnienia błędów przez księgowych. Niewiele firm z tej możliwości korzysta, tymczasem może to uchronić firmę przed poważnymi konsekwencjami finansowymi. Warto także zawsze porównywać bieżące wskaźniki do tych z ubiegłego miesiąca czy roku.

5. Zainwestowanie w eksperta

Nie każdy musi być specem od finansów. Do prowadzenia niedużej firmy zazwyczaj wystarczy podstawowa wiedza oraz zaciąganie porad zewnętrznych doradców. Wraz z rozwojem działalności w ten sposób nie da się jednak znacząco ulepszyć zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Utworzenie stanowiska dyrektora finansowego i zatrudnienie na nie kompetentnej osoby bez wątpienia zaowocuje w przyszłorocznych wynikach. A jak wybrać eksperta? Polecam zasadę trójkową, która sprawdza się zarówno w biznesie, jak i w życiu. Zawsze minimum trzy. A więc jeśli chce się wybrać najlepszego dla firmy eksperta w dziedzinie finansów, warto porównać go wcześniej z co najmniej dwoma konkurentami.

6. Czujność od samego początku

Jak wynika z danych U.S. Small Business Administration, najpowszechniejszymi źródłami finansowania małych firm są pożyczki, kredyty biznesowe i linie kredytowe. Dlatego należy poświęcić czas na dokładny research i porównanie ofert rynkowych, aby wybrać tę najkorzystniejszą dla firmy. Pierwsze lata działalności są kluczowe w zakorzenieniu się na rynku i osiągnięciu stabilnej pozycji. Jeśli rachunki nie zgodzą się już na początku, wyciąganie młodej firmy z kryzysu może się okazać nieopłacalne.

7. Łączenie wydatków

Wydatki firmy można ograniczać poprzez łączenie zakupów i – dzięki składaniu większych zamówień – negocjować niższe ceny. Dotyczy to zarówno zakupu artykułów biurowych, sanitarnych, wyposażenia, jak również niektórych usług. Warto znaleźć wykonawcę, którego kompetencje będą nieco szersze i dzięki temu uniknie się podpisywania dwóch umów.

8. Unikanie papierów

Rezygnacja z używania papieru może przynieść wiele korzyści. Po pierwsze, ograniczenie kosztów. Większość dokumentów i tak tworzy się w komputerach, przez Internet można podpisywać umowy i zawierać transakcje. Po drugie, porządek w dokumentach. Finanse kochają porządek. Jeśli wszystkie firmowe dokumenty będą miały tylko formę elektroniczną, w razie potrzeby łatwiej będzie je odnaleźć. Po trzecie, dobry uczynek dla środowiska. Jego motywacją mogą być nie tylko osobiste przekonania, ale także wizerunek firmy.

9. Renegocjowanie umów

Negocjacja warunków przy podpisywaniu każdej umowy dla większości przedsiębiorców jest zapewne oczywistą zasadą. Ale nie wolno zapomnieć również o renegocjacji. Kiedy okresowy kontrakt dobiega końca, warto rozpocząć renegocjowanie jego warunków, a nie z góry godzić się na stare. To doskonała zasada postępowania skutecznego przedsiębiorcy. Jeśli druga strona będzie zadowolona ze świadczonych usług, chętnie zgodzi się na lekkie negocjacje, zyskując w zamian oszczędność czasu i sprawdzonego partnera. Nie warto wahać się. Trzeba postępować podobnie z większością kontraktów na koniec każdego roku lub danego okresu obowiązywania umowy.

10. Dbanie o zespół

Dyrektor finansowy i główny księgowy firmy to osoby, z którymi szef musi żyć w zgodzie i pełnym porozumieniu. Musi być otwarty na ich pomysły i propozycje, umieć ich słuchać i wspierać. Jednak ostatecznie to nie oni decydują o finansach firmy. To szef dopasowuje je do strategii przedsiębiorstwa. Podejmowanie strategicznych decyzji, a także kontrola działów finansowego i księgowego należą właśnie do niego.

11. Kultura oszczędzania

Dotyczy ona zarówno dużych kontraktów, jak i małych wydatków. To umiejętność oddzielenia niezbędnych kosztów od tych, które są alternatywne lub wręcz niepotrzebne. Kultura oszczędzania opiera się przede wszystkim na zdolności kompleksowego i analitycznego spojrzenia na potrzeby firmy – do ocenienia, jakie wydatki będą korzystne dla biznesu, a jakie nie przyniosą żadnych zysków.

Alain Kaj, prezes spółek Pegasus Solutions oraz Inventage