Decyzja o przyznaniu dofinansowania jest zawsze poprzedzona oceną projektu zgłaszanego przez przedsiębiorcę. Na tę składa się zwykle weryfikacja kryteriów formalnych i merytorycznych. Te pierwsze muszą być spełnione, drugie zaś mogą mieć zarówno charakter obligatoryjny, jak i fakultatywny. Te ostatnie służą rozstrzygnięciu, które wnioski w szczególności zasługują na wsparcie, jeżeli do oceny trafiło ich dużo i wiadomo, że dla wszystkich chętnych pieniędzy na dotacje nie starczy. Dlatego wiele kryteriów fakultatywnych nie opiera się na ocenie zerojedynkowej (tak/nie), jak to jest przy kryteriach formalnych lub obligatoryjnych, ale zakłada pewien przedział punktowy (np. wniosek może otrzymać od 0 do 5 punktów w zależności od stopnia spełnienia danego kryterium). W ten sposób kryteria te pozwalają stworzyć listę rankingową projektów: od tych najwyżej ocenionych do tych, które punktów zdobyły nieco mniej.