Warto znać podstawowe zasady związane z wymierzaniem tych kar. Mogą one być ważne dla przedsiębiorców w wielu sytuacjach. Kary wymierzane np. w związku z przekroczeniem norm ochrony środowiska, mają bowiem realny wpływ na funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw.

Jako administracyjną karę pieniężną określa się przewidzianą w ustawie sankcję o charakterze pieniężnym nakładaną przez organ administracji publicznej w drodze decyzji, w następstwie naruszenia prawa. Naruszenie może polegać na niedopełnieniu obowiązku albo naruszeniu zakazu ciążącego na osobie fizycznej, osobie prawnej, albo jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. W kodeksie doprecyzowano, co należy brać pod uwagę przy wymierzaniu administracyjnej kary pieniężnej. Wskazuje on na wagę i okoliczności naruszenia prawa, w szczególności potrzebę ochrony życia lub zdrowia, ochrony mienia w znacznych rozmiarach, czy też ochrony interesu publicznego. Inne przesłanki to częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku albo naruszania zakazów tego samego rodzaju, stopień przyczynienia się strony (na którą nakłada się karę) do naruszenia prawa, czy też działania dobrowolnie podjęte przez stronę w celu usunięcia naruszenia.

W przypadku osób fizycznych bierze się również pod uwagę warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. Jeżeli waga jakiegoś naruszenia prawa jest znikoma, a strona zaprzestała naruszenia lub za to samo zachowanie prawomocną decyzją administracyjną została nałożona inna kara pieniężna - to organ administracji może odstąpić od nałożenia kary i poprzestać na pouczeniu. Ustawodawca zwrócił uwagę również na to, że w innych przypadkach wymierzający karę organ administracji publicznej może wyznaczyć stronie termin na dostarczenie dowodów potwierdzających np. usunięcie naruszenia prawa – co skutkować może później odstąpieniem od nałożenia kary pieniężnej.

Z perspektywy przedsiębiorców istotne jest określenie kwestii związanych z przedawnieniem możliwości nałożenia kary pieniężnej. Co do zasady kara nie może zostać nałożona, jeżeli upłynęło pięć lat od dnia naruszenia prawa, albo wystąpienia jego skutków (chyba, że odrębne przepisy przewidują inny termin). Z kolei bieg terminu przedawnienia nałożenia takiej kary nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu m.in. w dniu wniesienia środka zaskarżenia od decyzji administracyjnej do sądu administracyjnego, wniesienia żądania ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego, a także doręczenia zarządzenia zabezpieczenia w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Inną przesłanką przerwania biegu terminu przedawnienia kary jest ogłoszenie upadłości strony. Jeżeli ogłoszenie nastąpiło przed rozpoczęciem biegu terminu przedawnienia, to bieg tego terminu rozpoczyna się od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o zakończeniu lub umorzeniu postępowania upadłości strony.