Obligatoryjną treść księgi zawiera art. 188 § 1 kodeksu spółek handlowych. W świetle zatem powołanego przepisu jej konieczne elementy to: nazwisko i imię albo firma (nazwa) oraz siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów, a nadto ustanowienie zastawu lub użytkowania (ale nie – osoby zastawnika lub użytkownika) i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika bądź użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące składu osobowego wspólników i przysługujących im udziałów. Przy czym, zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h., wszelkie modyfikacje w obsadzie personalnej udziałowców stają się skuteczne wobec podmiotu z momentem zawiadomienia go o przejściu udziału lub jego części przez jednego z zainteresowanych wraz z dowodem dokonania tej czynności, a nie z chwilą ujawnienia zmian w omawianej księdze. Oznacza to, że wpis do tej księgi ma wyłącznie deklaratoryjny charakter. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lipca 2007 r., V CSK 130/07 argumentując, że „w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wpis w księdze udziałów nie rozstrzyga, kto jest wspólnikiem. Tego rodzaju wpis ma znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową".

W sytuacji, w której zarząd uchybi obowiązkowi prowadzenia księgi udziałów, jego członkowie (likwidator) narażają się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu) >patrz przykład nr 1.

Przy czym, w razie, gdyby nieprowadzenie owej księgi, wyrządziło udziałowcom szkodę, ww. osoby mogą ponosić odpowiedzialność za jej naprawienie na zasadach ogólnych >patrz przykład 2. Jednak czasami niezależnie od tego, wchodzącym w skład zarządu za dopuszczenie do tego, że nie jest prowadzona księga udziałów, grozi grzywna do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy.

Uwaga! Czynności związane z prowadzeniem księgi udziałów powinny być dokonywane ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru zarządu (likwidatorów).

Przykład 1.

Zarząd sp. z o.o. – mimo wezwania sądu rejestrowego – nie złożył, w zakreślonym terminie, aktualnej księgi udziałów. W związku z tym, na podmiot została nałożona grzywna w wysokości 800 zł. W majątku spółki zaistniała zatem szkoda, do której solidarnego naprawienia (tj. zapłaty 800 zł) zobowiązani są członkowie zarządu (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu).

Przykład 2.

Pani Aleksandra – wspólnik sp. z o.o. – na skutek przeoczenia spowodowanego reorganizacją spółki nie została wpisana do księgi udziałów. Pozostali dwaj wspólnicy, na tej podstawie, odmówili wypłaty należnej jej części zysku wynikającego z rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli zatem pani Aleksandra wykaże, że brak stosownego wpisu w księdze udziałów był zawiniony przez zarząd, a nadto wykaże związek przyczynowy pomiędzy ww. zaniechaniem a nieotrzymaniem dywidendy, wówczas, sąd zasądzi na jej rzecz od członków zarządu sp. z o.o. odszkodowanie w wysokości niewypłaconej części zysku (wraz z odsetkami ustawowymi, jeżeli ich zażąda).

Każdy wspólnik może przeglądać księgę udziałów. Prawo to należy do kategorii osobistych i przysługuje mu bezwzględnie. Nie może być więc ono ani ograniczone ani wyłączone umową spółki - patrz przykład 3. Zarząd nie ma jednak obowiązku (a wyłącznie uprawnienie) wydawać z tejże księgi odpisów, zaświadczeń oraz wyciągów >patrz przykład 4. Nie ma natomiast przeszkód, aby w kontrakcie podmiotu rozszerzyć katalog osób uprawnionych do jej przeglądania >patrz przykład 5. Przy czym, zakazane jest wystawianie dokumentów na okaziciela, jak również imiennych lub na zlecenie, a zatem o charakterze papierów wartościowych, na udziały w spółce.

Uwaga! Jeżeli sp. z o.o. została zawiadomiona o przejściu udziału (ów) lub jego części, a zarząd (likwidator) nie dokonał odpowiedniej zmiany, wówczas nabywca udziału (ów) lub jego części ma prawo przeglądania księgi udziałów.

Przykład 3.

Pani Olimpia – wspólnik sp. z o.o. – w mailu skierowanym do prezesa zarządu (pana Tomasza) zażądała przedstawienia jej do wglądu księgi udziałów. Pan Tomasz odmówił jednak, twierdząc, że z umowy spółki nie wynika, aby takie uprawienie przysługiwało wspólnikom. Stanowisko to nie jest więc zasadne. O tym prawie (o charakterze bezwzględnym) stanowi bowiem art. 188 § 2 k.s.h. Nie ma zatem znaczenia, czy stosowny zapis znajduje się w kontrakcie podmiotu, czy też nie.

Przykład 4.

Pani Julita – wspólnik sp. z o.o. – poprosiła pana Konrada (członka zarządu) o wydanie – poświadczonego przez zarząd za zgodność z oryginałem – odpisu księgi udziałów. Pan Konrad wyraził na to zgodę. Główny księgowy, który był świadkiem tej sytuacji, stwierdził, że zarząd zobligowany jest jedynie do udostępnienia do wglądu księgi udziałów, a z art. 188 § 2 k.s.h. nie wynika, aby wspólnik mógł żądać wydania jakichkolwiek odpisów z tejże księgi. Pogląd głównego księgowego nie jest jednak prawidłowy. Wprawdzie z cytowanego przepisu faktycznie nie wynika, aby zarząd miał obowiązek wydawania wspólnikom odpisów z księgi udziałów, jednak ustawowego zakazu nie ma, w związku z tym pan Konrad mógł postąpić w opisany sposób.

Przykład 5.

W umowie sp. z o.o. wprowadzono klauzulę, w świetle której księgę udziałów może przeglądać przewodniczący rady nadzorczej albo – pisemnie przez niego – upoważniony członek tego organu. Zastrzeżenie to jest dopuszczalne. Kiedy zatem przewodniczący w/w gremium, względnie właściwie umocowana przez niego osoba wchodząca w jego skład będą chcieli skorzystać z owego uprawnienia, zarząd sp. z o.o. będzie musiał przedstawić im do wglądu księgę udziałów.

Każda zmiana w obsadzie personalnej udziałowców sp. z o.o. wymaga jej ujawnienia w KRS. Do odpowiedniego wniosku załącza się więc podpisaną przez wszystkich członków zarządu aktualną listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, a jeżeli ustanowiono zastaw lub prawo użytkowania udziału, również wzmiankę o tym fakcie >patrz wzór księgi udziałów.

Jeżeli zaś zmiana wspólników następuje na podstawie umowy, która została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, albo jest skutkiem uchwały podjętej przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w w/w systemie, wówczas lista udziałowców powinna być sporządzona przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w tymże systemie i opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.  —Anna Borysewicz, adwokat

podstawa prawna: art. 174 § 6, art. 187 § 1, 188, 293, 300 oraz art. 594 § 1 pkt 2 i § 4 ustawy z 15 września 2000r. – Kodeks spółek handlowych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1202)