Powszechną praktyką zarówno w obrocie profesjonalnym, jak i tym z udziałem konsumentów stało się zawieranie umów za pośrednictwem nowoczesnych form komunikacji, takich jak e-mail czy wiadomość tekstowa sms.

W rezultacie pojawiła się konieczność stworzenia ram prawnych dla oświadczeń woli składanych z użyciem coraz dynamiczniej rozwijających się technologii. Odpowiedzią na potrzeby praktyki było wprowadzenie 8 września 2016 r. do polskiego porządku prawnego dwóch nowych równoważnych z formą pisemną, szczególnych form czynności prawnych – formy dokumentowej oraz formy elektronicznej.

Elementy dokumentu

Istnienie dokumentowej formy czynności prawnej powiązane jest z nowo wprowadzoną definicją legalną terminu „dokument", zgodnie z którą na dokument składają się dwa elementy – informacja, czyli treść dokumentu obejmująca oświadczenie woli oraz jej nośnik umożliwiający odtwarzanie treści dokumentu. Dokumentem, zatem jest zarówno treść przedstawiona za pomocą znaków graficznych na będącym jego nośnikiem papierze, a także zapis audiowizualny na płycie CD czy wiadomość e-mail zapisana na twardym dysku komputera.

Celem zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. W rezultacie dokumentowa forma czynności prawnej nie wymaga, w przeciwieństwie do równoważnej z nią formy pisemnej opatrzenia dokumentu podpisem osoby, od której dokument pochodzi, przy czym bez znaczenia jest to czy na podstawie treści samego dokumentu możliwe będzie ustalenie osoby, od której on pochodzi czy też nastąpi to dopiero po sprawdzeniu nośnika dokumentu.

Trzeba uważać

Poza korzyściami, jakie płyną z wprowadzania nowej odformalizowanej formy czynności prawnych, nie można pominąć zagrożeń, które mogą wyniknąć z nieumiejętnego stosowania powyższej formy. Przed nowelizacją wprowadzającą omawianą formę czynności prawnych w sytuacji, gdy forma pisemna czynności prawnych zastrzeżona była wyłącznie dla celów dowodowych, dowody w postaci wiadomości e-mail czy sms mogły stanowić jeden z elementów współtworzących oświadczenie woli, na podstawie których wraz z innymi środkami dowodowymi rekonstruowano oświadczenie woli stron. Po nowelizacji ten sam e-mail może stanowić dokument ucieleśniający oświadczenie woli.

Również profesjonaliści przystępujący do procesu negocjacyjnego powinni zwrócić szczególną uwagę na nowo wprowadzoną formę czynności prawnych. W trakcie negocjacji strony niejednokrotność zbliżają się i oddalają od osiągnięcia konsensu stanowiącego fundament stosunków obligacyjnych. Jednocześnie forma elektronicznego porozumiewania się na odległość umożliwia stronom szybką wymianę znacznej ilości informacji, niejednokrotnie rozszczepiając proces negocjacyjny. W sytuacji wystąpienia między stronami sporu o sam fakt czy doszło do zawarcia umowy, konieczne poza ustaleniem istnienia samego konsensu i chwili jego wystąpienia stanie się ustalenie, czy strony dokonały zastrzeżenia formy dokumentowej pod jednym z określonych rygorów zastrzeżenia formy czynności prawnej, co może w przypadku wykazania istnienia konsensu mieć znaczący wpływ na treść zawartej umowy.

Dowody w procesie

Omawiając dokumentową formę czynności prawnych, nie sposób nie wspomnieć o dostosowaniu do niej przepisów prawa procesowego. Przede wszystkim przepisy regulujące procedowanie dowodu, z dokumentu którego immanentną cechę stanowił podpis osoby składającej oświadczenie woli, znajdą zastosowanie do nowych dokumentów z jednym zastrzeżeniem. Z tego sposobu procedowania dokumentu korzystać mogą wyłącznie dokumenty zawierające tekst i pozwalające na ustalenie wystawcy dokumentu. W przypadku pozostałych dokumentów odpowiednie zastosowanie znajdzie art. 308 k.p.c określający procedowanie dowodu z innego środka dowodowego.

Zmianie nie uległ art. 245 k.p.c. Zgodnie z nim osoba, która dokument podpisała, złożyła oświadczenie woli ujawnione w treści tegoż dokumentu, co oznacza, iż forma dokumentowa nie korzysta z dobrodziejstwa powyższego domniemania, chyba że dokument np. wydruk wiadomości e-mail zostanie opatrzony podpisem.

Nieobjęcie formy dokumentowej powyższym domniemaniem zdaje się nie mieć większego znaczenia z uwagi, iż cechą konstytutywną dochowania formy dokumentowej jest możliwość ustalenia pomiotu, od którego dany dokument pochodzi.

Anna Sobczyk, prawnik z Kancelarii Prawnej MADEJCZYK