Kontrolowanie pracujących stale poza siedzibą firmy

Zgodnie z art. 140 k.p. powinny być one możliwe do zrealizowania w normach przewidzianych w art. 129 § 1 k.p. W świetle utrwalonej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego dla zapewnienia realizacji tej zasady nie wystarczy ustalenie zakresu obowiązków (np. opis stanowiska pracy) czy zakresu obowiązków połączone z systemem płacowym motywującym do maksymalizacji sprzedaży (np. u przedstawicieli handlowych). Ograniczenie się przez szefa do takich działań wystarczy u pracujących w ustalonych rozkładach, ale już nie u „zadaniowców". Nie pozwala bowiem obiektywnie ocenić, czy określone zadania można wykonać w kodeksowych normach.

W konsekwencji pierwszym i podstawowym warunkiem bezpiecznego stosowania zadaniowego czasu pracy są zasady ustalania zadań dla osób objętych tym systemem. Powinny to być skonkretyzowane rzeczowo zadania w ustalonych jednostkach czasu (np. tydzień, miesiąc lub okres rozliczeniowy), a ich czasochłonność należy skonsultować z pracownikiem (art. 140 k.p. używa zwrotu „po porozumieniu z pracownikiem, a więc nie musi to być uzgodnienie).

W służbach handlowych ten wymiar zadań określa się np. przez ustalenie takiego zakresu przestrzennego wykonywania zadań, które zważywszy na jego rozmiary i liczbę klientów są co do zasady możliwe do „obsługi" w normalnych godzinach. Niekiedy też przedstawicielom handlowym narzuca się plan wizyt u klientów możliwy do odbycia w obowiązujących normach.

Niezależnie od tego narzędziem wspomagającym są okresowe analizy i oceny przebiegu pracy, porównanie czasu pracy wykonujących pracę tego samego rodzaju w podobnych warunkach. Może się to przydać w procesach o wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach. Analiza orzecznictwa SN wskazuje, że większość spraw pracodawcy przegrywają, bo nie potrafią udowodnić, że zadania przydzielone pracownikowi przy zachowaniu należytej staranności można było wykonać w normalnym czasie pracy.

Niezależnie od szacowania wymiaru czasowego zadań „po porozumieniu z pracownikiem" warto rozważyć stosowanie dodatkowych środków chroniących przed ewentualnymi roszczeniami o wypłatę za nadgodziny:

- gdy pracownicy używają samochodów służbowych – jednoznaczne rozstrzygnięcie np. w specjalnych procedurach, umowach itp. czy mogą ich używać też do celów prywatnych, a jeżeli tak, to na jakich zasadach; w szczególności chodzi o rejestrowanie jazd prywatnych, jest to o tyle istotne, że czas jazdy przedstawicieli handlowych co do zasady wlicza się do czasu pracy,

- zainstalowanie w autach urządzeń geolokalizacyjnych (GPS) lub wykupienie takiej usługi dla służbowych numerów telefonicznych, co poprawia efektywność wykorzystania czasu pracy,

- nałożenie na pracowników obowiązku raportowania o pracy w nadgodzinach (np. co miesiąc) i o jej powodach,

- nałożenie na pracownika powinności współdziałania przy tworzeniu ewidencji czasu pracy mieści się w wymogu współdziałania z pracodawcą, niezbędnego do prawidłowego wykonania obowiązków przez drugą stronę stosunku pracy (art. 354 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 k.p.); ułatwia to bieżącą kontrolę zasadności takiej pracy i ocenę jej wykonywania,

- wprowadzenie dodatkowego składnika wynagrodzenia, np. ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1511 § 4 k.p.), co pozwala opłacać prawdopodobne nadgodziny szczególnie u pracowników mobilnych, u których ich generowanie może być wynikiem okoliczności związanych też z przemieszczaniem się (korki uliczne, warunki atmosferyczne). Dzięki swego rodzaju „z góry" opłaceniu nadgodzin ewentualne rewindykacje dotyczyć mogą tylko tych nadliczbówek, które nie zostały opłacone ryczałtem.

Mimo że ten katalog środków ochronnych jest wtórny do podstawowego, jakim jest ustalanie czasochłonności zadań, to poprawia stan bezpieczeństwa prawnego stosowania zadaniowego czasu pracy. Podkreślam – poprawia, a nie gwarantuje, gdyż ze swojej istoty stosowanie tego systemu opiera się na wzajemnym zaufaniu stron stosunku pracy.