Do najczęstszych należą podane poniżej.
1. Umieszczenie tylko ostatnio zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji.
W ust. 2 świadectwa należy podać informacje o wszystkich zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach przez pracownika w okresie całego zatrudnienia u pracodawcy, wskazując, w jakich okresach były one zajmowane.
To ważna informacja, gdyż potwierdza karierę zawodową i doświadczenie pracownika zdobyte u pracodawcy, a tym samym możliwości uzyskania etatu w nowej firmie.
2. Niewłaściwe określenie trybu rozwiązania stosunku pracy oraz podawanie przyczyn zwolnienia.
W świadectwie pracy należy wskazać podstawę rozwiązania stosunku pracy, czyli odpowiedni tryb wymieniony w art. 30 k.p., np. „stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 k.p."
Niedopuszczalny jest natomiast zapis np. „stosunek pracy ustał w wyniku wypowiedzenia przez pracodawcę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 2 k.p. z powodu częstego korzystania przez pracownika ze zwolnień lekarskich".
Jakiekolwiek przyczyny wypowiedzenia, jeśli powinny zostać określone przez pracodawcę, to tylko w treści wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony, a nie w świadectwie pracy. Umieszczanie informacji o przyczynach zwolnienia w świadectwie pracy jest niedopuszczalne. Pracodawca wskazuje jedynie tryb rozwiązania, a w przypadku wypowiedzenia dodaje, która ze stron dokonuje rozwiązania w tym trybie (albo pracodawca, albo pracownik).
Istnieje jednak od tego kilka wyjątków. O ile pierwsza część pozostaje bez zmian, czyli należy przywołać odpowiedni tryb z art. 30 k.p., to należy jeszcze dodać rozszerzenie w przypadku:
- rozwiązania umowy z powodu zwolnień grupowych w zw. z art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
- rozwiązania umowy z powodu zwolnień indywidualnych w zw. z art. 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
- nieprzyjęcia warunków zaproponowanych w wypowiedzeniu zmieniającym w zw. z art 42 § 1 i 3 k.p.
Przykład
Pełny zapis ust. 3 świadectwa pracy z uwzględnieniem jednego ze podanych wyjątków wyglądałby tak: „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę w drodze wypowiedzenia przez pracodawcę w zw. z art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników".
3. Nieprawidłowa informacja o urlopie wypoczynkowym.
W pkt 1 ust. 4 należy zamieścić informację o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym, ale wyłącznie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Pracodawca wskazuje więc liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent za urlop. Dodatkowo odrębnie podaje wykorzystany urlop na żądanie w roku rozwiązania stosunku pracy.
4. Wpisywanie dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Często pracodawcy wpisują do ust. 4 pkt 10 świadectwa pracy, który dotyczy okresów nieskładkowych, informację o dniach nieusprawiedliwionej nieobecności.
Nie ma ani obowiązku, ani miejsca w świadectwie na podawanie takich informacji, gdyż nie mają one żadnego znaczenia dla uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy. Dlatego nie należy ich umieszczać.
5. Nieprawidłowe określenie okresów nieskładkowych.
Pracodawcy mają wątpliwości, jakie okresy zatrudnienia zalicza się do okresów nieskładkowych i czy w świadectwie należy wymienić wszystkie przypadające w całym okresie zatrudnienia, czy tylko te z roku kalendarzowego, w którym ustaje stosunek pracy.
Wszystkie okresy nieskładkowe u pracodawcy, choć często bywa ich bardzo dużo, należy wykazać w ust. 4 pkt 10 świadectwa w porządku chronologicznym – podaje się okresy i liczbę dni. Wykaz okresów nieskładkowych znajduje się w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS i jest to katalog zamknięty. Okresami nieskładkowymi są np. okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego czy zasiłku opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego.
Uwaga! Częsty błąd polega na wpisywaniu w miejscu dla okresów nieskładkowych dni pobierania zasiłku macierzyńskiego. Informacje o urlopie macierzyńskim, rodzicielskim albo ojcowskim powinny znaleźć się w ust. 4 pkt 9 świadectwa, gdzie wymienia się dodatkowy urlop i inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy, z których korzystał pracownik w czasie zatrudnienia u tego pracodawcy.
6. Umieszczanie w informacjach uzupełniających referencji czy oceny pracownika.
Pracodawca z własnej inicjatywy bądź na prośbę pracownika w ust. 6 świadectwa pracy, czyli w informacjach uzupełniających, zamieszcza opinię na temat pracownika czy referencje. To niedopuszczalne. Błędna jest bowiem interpretacja, że skoro są to „informacje uzupełniające", wskazuje to na dowolność tego, co można wpisać w tym miejscu. Obligatoryjnie zatrudniający powinien wpisać tu informację o należnościach ze stosunku pracy, które zostały uznane przez pracodawcę i niewypłacone, gdyż nie było pieniędzy.
Natomiast na żądanie pracownika szef zamieszcza informacje o:
- wysokości i składnikach wynagrodzenia,
- uzyskanych kwalifikacjach,
- prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania.
Autorka jest ekspertką ds. zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo-płacowej w dziale usług księgowych BDO
podstawa prawna: ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1502 ze zm)
podstawa prawna: ustawa z 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015 r., poz. 1268)
podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.)
