Kodeks pracy przewiduje dwa reżimy odpowiedzialności materialnej pracowników:
- ogólny, zawierający znaczne ograniczenia odpowiedzialności pracowników, uregulowany w art. 114–122 k.p.,
- szczególny, surowszy, dotyczący obciążenia za mienie powierzone, unormowany w art. 124–127 k.p.
Dobra powierzone
Aby skutecznie objąć pracowników odpowiedzialnością za powierzone mienie, trzeba zachować warunki wynikające z kodeksu pracy oraz rozporządzeń Rady Ministrów:
- z 4 października 1974 r. (DzU z 1996 r. nr 144, poz. 633) w sprawie wspólnej odpowiedzialności za powierzone mienie oraz
- z 10 października 1975 r. (DzU z 1996 r. nr 143, poz. 662) w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie.
Chodzi tu przede wszystkim o zawarcie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej (gdy jest kilku pracowników) lub zawiadomienie pracownika na piśmie o objęciu go taką odpowiedzialnością oraz o prawidłowe powierzenie mienia.
Pracownicy muszą mieć bowiem świadomość, za jakie mienie i jakiej wartości będą odpowiadać. Powierzenie powinno następować na podstawie przeprowadzonego spisu z natury (inwentaryzacji). Dlatego przyjęcie przez pracowników mienia stwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym podpisanym przez nich spełnia warunek prawidłowego powierzenia mienia i pozwala pracodawcy łatwo udowodnić, co i w jakiej wysokości przekazano pracownikom.
Za powierzenie mienia można także uznać upoważnienie pracownika do odbioru od kontrahenta pracodawcy gotówki lub towaru. Przy czym potwierdzenie przez etatowca pobrania określonej kwoty lub zabrania towaru jest dowodem przyjęcia mienia pracodawcy i powstania obowiązku rozliczenia się z niego. Podobnie wypowiadał się Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 14 maja 1998 r. (I PKN 129/98).
Spis końcowy
Chcąc skutecznie dochodzić od pracownika odszkodowania za szkodę powstałą w powierzonym mu mieniu, szef musi wykazać wielkość tej szkody. W tym celu musi przeprowadzić inwentaryzację mienia. Pracownik odpowiedzialny materialnie powinien być przy niej obecny. Jeśli nie może uczestniczyć w inwentaryzacji, bo choruje lub ma inną ważną przeszkodę, wolno mu wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w tym spisie. Jeżeli jednak pracownik nie uczestniczy w inwentaryzacji ani nie wskaże innej osoby, firma może ją przeprowadzić przez komisję złożoną co najmniej z trzech osób. Warto jednak zwrócić uwagę na wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 9 lutego 2005 r. (III APa 104/04). Zgodnie z nim przeprowadzanie inwentaryzacji pod nieobecność pracownika, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, którego nie zawiadomiono o terminie inwentaryzacji i przeprowadzenie spisu towarów z karty osobistej pracownika czy dokumentacji magazynowej, a nie spisu z natury w sensie fizycznym, skutkuje uznaniem takiej inwentaryzacji za nieprawidłową i nie może powodować odpowiedzialności materialnej pracownika na mocy art. 124 § 1 k.p.
Przykład
Panie Anna i Jolanta były zatrudnione w magazynie. Z firmą zawarły umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej, w której przewidziano ją za powierzone im mienie w magazynie po 50 proc. Po inwentaryzacji przeprowadzonej 24 lutego 2014 r. w magazynie stwierdzono niedobór o wartości 4200 zł i firma obciążyła obie pracownice kwotą po 2100 zł. Ponieważ odmówiły zapłaty, pracodawca wystąpił z pozwem do sądu. Pani Jolanta podnosiła, że nie była obecna przy spisie, na co firma podała, że zawiadomiła ją o inwentaryzacji oraz pouczyła o możliwości wskazania innej osoby, która by ją reprezentowała. Ponadto pracodawca wykazał, że ponieważ nie miał odpowiedzi od pracownic, powołał trzyosobową komisję do przeprowadzenia spisu. Sąd uwzględnił powództwo i zasądził od magazynierek po 2100 zł.
Ciężar dowodu
W procesie o odszkodowanie firmę obciąża dowód prawidłowego powierzenia mienia oraz nierozliczenia się z niego przez pracownika. Chcąc się natomiast uwolnić od odpowiedzialności, etatowiec musi udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Zwracał na to uwagę także Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 28 czerwca 2013 r. (III APa 13/13). Oznacza to konieczność wykazania przez podwładnego, że szkoda w powierzonym mu mieniu powstała w takich okolicznościach, którym nie mógł on zapobiec nawet przy dołożeniu wymaganej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków. Materialnie odpowiedzialny zatrudniony nie może się jednak powoływać na przyczynienie się firmy do powstania szkody przez brak nadzoru i kontroli, jeżeli znając swoje obowiązki, świadomie je zaniedbuje, a przez fałszowanie dokumentacji zaciemnia rzeczywisty obraz rzeczy i ukrywa niedobór. Tak też wskazał SA w Krakowie w wyroku z 27 czerwca 2013 r. (III APa 7/13). Brak nadzoru i kontroli firmy mogą być bowiem poczytane za przyczynienie się do powstania lub zwiększenia szkody, gdy pracownik z powodu braku doświadczenia lub innych obiektywnych okoliczności nie jest w stanie sobie poradzić w pracy, a kontrola i nadzór mogłyby mu pomóc w wywiązywaniu się z przyjętych obowiązków.
—Ryszard Sadlik sędzia Sądu Okręgowego w Kielcach
Przy kradzieży
Jeżeli szkoda w powierzonym mieniu powstała przede wszystkim z przyczyn niezależnych od pracownika, np. z powodu kradzieży, może on odpowiadać materialnie na zasadach ogólnych za zaniedbanie obowiązków pracowniczych (np. za brak właściwej ochrony pieniędzy przed kradzieżą przez należyte zamknięcie sklepu). To zwalnia go z surowszego reżimu obciążenia za mienie powierzone, co powoduje, że stosuje się do niego ogólne zasady odpowiedzialności materialnej, a więc także ogranicza wysokość odszkodowania do jego trzykrotnych zarobków z daty powstania szkody, jeżeli wyrządzono ją nieumyślnie. Podobnie wypowiadał się SN w wyroku z 9 maja 2000 r. (I PKN 621/99). Stwierdził, że za szkodę w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się powstałą wskutek kradzieży przez nieznanych sprawców pracownik odpowiada w takim zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonanie lub nienależyte wykonanie pieczy.
