Pracodawca musi wypłacać pensje w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy, np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania (art. 86 § 1 kodeksu pracy). Jeżeli nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (przy zatrudnianiu mniej niż 20 pracowników), określa miejsce, termin i czas wypłaty poborów w tzw. obowiązkowej informacji o porządku pracy (art. 29 § 3 k.p.).

Wskazane z góry

Wynagrodzenia należy wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie (art. 85 § 1 k.p.). Przy czym miesiąc nie oznacza tu miesiąca kalendarzowego, lecz 30 kolejnych dni, z których ostatni nazwą lub datą odpowiada pierwszemu (art. 112 i 114 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Pracodawca musi zatem wyznaczyć stały, miesięczny cykl obrachunkowy.

Składniki płacy przysługujące podwładnym za okresy dłuższe niż miesiąc (premie, udział w zysku itd.) wypłaca się z dołu, w terminach określonych w przepisach płacowych przewidujących te świadczenia (np. w regulaminie wynagradzania). Natomiast wynagrodzenie płatne miesięcznie zatrudnieni powinni otrzymywać za dany miesiąc z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 § 2 k.p.). Przy czym w regulaminie pracy należy wskazać dokładnie ten dzień, np. 10., a nie ogólnie określić „do 10.".

Różne terminy

Niekiedy pracodawca podejmuje decyzję o zmianie terminu wypłaty pensji dla niektórych grup podwładnych, a nawet dla poszczególnych osób. Jest to dopuszczalne pod warunkiem zachowania zasady równego traktowania. Jako przykłady można podać:

- dwa terminy wypłat dla osób, które poza miesięcznym ryczałtem wypłacanym 30. dnia miesiąca 10. dnia następnego miesiąca dostają premię lub prowizję (ze względu na konieczność dodatkowych obliczeń),

- wypłatę pensji za wrzesień z góry dla pracownika, który posiada kilkoro dzieci w wieku szkolnym – ze względu na konieczność zakupu podręczników.

Uwaga! Warto przemyśleć zgodę na jednorazową wcześniejszą wypłatę wynagrodzenia ze względu na szczególną sytuację osobistą. W przyszłości może to bowiem spowodować trudne położenie pracodawcy, gdy inni zatrudnieni znajdujący się w podobnej sytuacji będą wnioskować o wcześniejszą wypłatę. Odmowa będzie wówczas ryzykowna ze względu na zasadę równego traktowania.

Na początek odsetki...

Niedotrzymanie terminów wypłaty pensji uzasadnia żądanie zapłaty ustawowych odsetek. Wprawdzie kodeks pracy nie przewiduje takiego rozwiązania, lecz odsetki przysługują na podstawie przepisów kodeksu cywilnego od dnia uchybienia terminowi płatności wynagrodzenia za pracę (art. 300 k.p. w związku z art. 481 k.c., aktualny wyrok Sądu Nawyższego z 26 lutego 1975 r., I PR 31/75, OSN Izba Cywilna 1975, nr 12, poz. 176). Wysokość odsetek strony mogą określić w umowie o pracę. W razie braku takich ustaleń, należą się ustawowe.

Odsetki przysługują także wtedy, gdy:

- pracownik nie poniósł żadnej szkody z powodu opóźnienia,

- opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności (art. 481 § 1 k.c.).

Oblicza się je także w części, od której zakład odprowadził składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (uchwała SN z 19 września 2002 r., III PZP 18/02, OSNP 2003, nr 9, poz. 214).

...później sąd i inspekcja...

Pracownik, który w związku ze zwłoką poniósł szkodę, może domagać się od firmy dodatkowo odszkodowania (art. 471, 477 § 1 i 481 § 3 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Ma na nie duże szanse, jeśli udowodni tę szkodę oraz związek przyczynowy między opóźnieniem w wypłacie a powstaniem szkody. Przy czym opóźnienie musi nastąpić wskutek okoliczności, za które pracodawca ponosi odpowiedzialność, np. przejściowe trudności gospodarcze. Pracodawca może się bronić, wykazując, że powodem zwłoki było np. to, że podwładny nie podał w terminie nowego numeru rachunku bankowego.

Niewypłacenie pensji w terminie jest też wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.). Odpowiedzialność ponosi każdy, kto ma obowiązek obliczenia i wypłaty wynagrodzenia, np. księgowy, kasjer.

...a nawet prokurator

Złośliwe lub uporczywe naruszanie prawa pracownika do wynagrodzenia za pracę jest przestępstwem zagrożonym grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch (art. 218 § 1 kodeksu karnego). Przestępstwo popełnia także osoba, która wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych i będąc zobowiązana orzeczeniem sądu do wypłaty pensji lub innego świadczenia ze stosunku pracy, nie wykonuje tego obowiązku. Jest ono zagrożone grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech (art. 218 § 3 k.k.).

Dopuszczalne odstępstwa

Przy wypłacie pensji wchodzą w grę takie warianty jak:

- wypłata wynagrodzenia za okresy krótsze niż 30 dni,

- zaliczki – pod warunkiem zapłaty całości najpóźniej w terminie ustalonym jako termin wypłaty poborów.

Ponadto strony mogą określić w umowie o pracę, że wynagrodzenie za pracę płatne miesięcznie wypłaca się z góry (wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 191/99, OSNAPiUS 2000, nr 22, poz. 814). Takie postanowienie jest ważne i skuteczne, nawet gdy jest sprzeczne z treścią obowiązującego u pracodawcy regulaminu wynagradzania. Strony mogą bowiem wprowadzać do umowy o pracę dowolne ustalenia, pod warunkiem, że nie będą one mniej korzystne dla podwładnego niż obowiązujące normy prawne (art. 18 k.p.).

Zatrudniony, który otrzymuje pensję z góry, powinien się jednak liczyć z obowiązkiem zwrotu jej części w razie niewykonania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niej prawo (art. 87 § 7 k.p., wyrok SN z 11 lipca 1996 r., I PRN 9/96, OSNAPiUS 1997, nr 5, poz. 69).

Zmiana tymczasowa lub na stałe

W firmie, w której obowiązuje regulamin pracy, zmiana terminu wypłaty uposażenia jest nowelizacją tego aktu i odbywa się w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia. Zakład, który nie musi wydawać regulaminu, po prostu aktualizuje informację o porządku pracy. O ile jednak kodeks pracy przewiduje dwutygodniowy termin wejścia w życie regulaminu i jego zmian (art. 1043 § 1 k.p.), o tyle takie rozwiązanie nie dotyczy informacji. Decyzja o dacie wejścia zmiany zależy więc wtedy wyłącznie od pracodawcy. Dodatkowo zmiana regulaminu pracy podlega konsultacji ze związkami zawodowymi.

Z kolei tymczasową zmianę terminu wypłaty płac może przede wszystkim wprowadzać firma zatrudniająca poniżej 20 pracowników, czyli nieposiadająca regulaminu pracy. Jest to jednak uciążliwe. Oznacza bowiem obowiązek każdorazowej aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia dla wszystkich pracowników objętych nowym terminem. Natomiast zakład, w którym obowiązuje regulamin, żadnej zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia nie może dokonać bez jego nowelizacji.

W obu przypadkach częste zmiany są jednak nie do przyjęcia. Art. 85 § 1 k.p. zobowiązuje pracodawców do wypłaty wynagrodzenia w stałym terminie.