Pozyskiwanie dotacji, a następnie jej rozliczanie i wreszcie utrzymanie efektów projektu to perspektywa kilku lat. Dlatego decyzja o starcie w wyścigu po unijne dofinansowanie powinna być poprzedzona pogłębioną analizą korzyści i zagrożeń, jakie niesie ze sobą cały ten proces. Może się bowiem okazać, że samo pozyskanie dotacji (na papierze) było stosunkowo proste. Jednak przekucie tego w realne pieniądze, faktycznie trafiające na rachunek przedsiębiorcy, a później kontrolowanie przez kilka lat efektów inwestycji, jest już znacznie trudniejsze.
Skąd zagrożenia
Na czym polega pozyskanie dotacji? Wydaje się, że to bardzo proste pytanie, na które równie łatwo odpowiedzieć. Sprawa sprowadza się do odpowiedniego przygotowania dokumentacji, którą należy opracować w odpowiedzi na ogłoszony konkurs. W związku z tym odpowiednia instytucja (np. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości) ogłasza nabór wniosków, podaje do publicznej wiadomości wszystkie kryteria, które będą decydować o wyborze projektów, a przedsiębiorca udaje się np. do cenionej i skutecznej firmy doradczej, która na jego zlecenie przygotowuje dokumentację. To oczywiście jeden ze scenariuszy, ponieważ przedsiębiorca może zacząć przygotowywać taką dokumentację we własnym zakresie.
W obu przypadkach, aby mieć szansę na zdobycie unijnego grantu wniosek musi zostać skonstruowany jak najlepiej. W tym sensie, że wszędzie, gdzie to jest możliwe, uzyska punkty. Za innowacyjność projektu, za włączenie części badawczej, za ochronę własności intelektualnej, za posiadanie certyfikatów, za wzrost zatrudnienia, wprowadzenie rozwiązań IT (ITC), zainicjowanie współpracy z sektorem badawczym itd. Wszystkie te pola działalności muszą być odpowiednio opisane, aby nie stracić żadnego punktu, niezależnie od tego, jak się to ma do rzeczywistych wyzwań i potrzeb, przed jakimi stoi przedsiębiorstwo. I tu pojawia się pierwsze zagrożenie. Mianowicie chodzi o sztuczne rozdmuchanie projektu lub dołożenie do niego pewnych elementów, o których przedsiębiorca nigdy wcześniej nie myślał. A wszystko dlatego, że jest to sposób na osiągnięcie lepszego wyniku w trakcie oceny. Jednak trzeba pamiętać, że wszystko, co znajdzie się we wniosku o dofinansowanie i będzie przedmiotem oceny, zostanie w konsekwencji przeniesione do umowy o dofinansowanie.
Umowa cywilna
Przyjmijmy, że przedsiębiorca wygrywa konkurs. Firma doradcza, z którą współpracował, otrzymuje wynagrodzenie za sukces (cel został osiągnięty), ?a sam przedsiębiorca zostaje z umową o dofinansowanie i obowiązkiem wypełnienia wszystkich jej zapisów. I teraz, jeżeli się okaże, że zgodził na zbyt wiele, może pojawić się problem. Umowa ?o dofinansowanie jest bowiem podstawowym dokumentem łączącym firmę ?z podmiotem udzielającym wsparcia (np. urzędem marszałkowskim). Jej załącznikiem jest zwykle wniosek o dofinansowanie. Jeżeli przedsiębiorca we wniosku wpisał, że osiągnie takie, a nie inne rezultaty, przeprowadzi taką, a nie inną inwestycję w zakresie nieruchomości (rozbudowa hal produkcyjnych ?o taką a taką powierzchnię), zakupi takie, a nie inne maszyny, technologie i patenty, zatrudni w ciągu dwóch lat pięć osób, w tym trzy na stanowiskach badawczych, to teraz krok po kroku trzeba się z tego wywiązać. Dlatego dochodzimy do tego, że przedsiębiorca ma dotację, ale na razie na papierze. Jest ona stwierdzona umową, ale w pełni zostanie wypłacona dopiero wówczas, gdy przedsiębiorca w całości zrealizuje to, co nazywane jest projektem, w tym osiągnie wszystkie zadeklarowane cele i rezultaty. A to jest oczywiście przedmiotem kontroli, czyli nie wynika już wyłącznie z deklaracji przedsiębiorcy. Niezależenie od tego, czy cała inwestycja jest podzielona na etapy, czy rozliczana jednorazowo (co może dotyczyć właściwie tylko małych projektów), takie kontrole pojawią się ?u przedsiębiorcy. Co do tego nikt, kto stara się o unijne dofinansowanie, nie powinien mieć wątpliwości.
Faza realizacji
Żeby zanadto nie straszyć, nie jest tak, że absolutnie żaden zapis w umowie nie może być zmieniany. Jak większość umów cywilnoprawnych, tak także tę ?o dofinansowanie unijne wolno renegocjować. I w praktyce zdarza się, że podlegają one aneksowaniu. Jednak od razu należy zaznaczyć, że takie zmiany i odstępstwa od pierwotnych założeń nie mogą dotyczyć głównych cech ?i elementów projektu (zaplanowanej inwestycji). Przede wszystkim takich, które wpływałyby na ocenę wniosku.
