Pozyskiwanie dotacji, a następnie jej rozliczanie i wreszcie utrzymanie efektów projektu to perspektywa kilku lat. Dlatego decyzja o starcie w wyścigu po unijne dofinansowanie powinna być poprzedzona pogłębioną analizą korzyści i zagrożeń, jakie niesie ze sobą cały ten proces. Może się bowiem okazać, że samo pozyskanie dotacji (na papierze) było stosunkowo proste. Jednak przekucie tego w realne pieniądze, faktycznie trafiające na rachunek przedsiębiorcy, a później kontrolowanie przez kilka lat efektów inwestycji, jest już znacznie trudniejsze.
Skąd zagrożenia
Na czym polega pozyskanie dotacji? Wydaje się, że to bardzo proste pytanie, na które równie łatwo odpowiedzieć. Sprawa sprowadza się do odpowiedniego przygotowania dokumentacji, którą należy opracować w odpowiedzi na ogłoszony konkurs. W związku z tym odpowiednia instytucja (np. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości) ogłasza nabór wniosków, podaje do publicznej wiadomości wszystkie kryteria, które będą decydować o wyborze projektów, a przedsiębiorca udaje się np. do cenionej i skutecznej firmy doradczej, która na jego zlecenie przygotowuje dokumentację. To oczywiście jeden ze scenariuszy, ponieważ przedsiębiorca może zacząć przygotowywać taką dokumentację we własnym zakresie.
W obu przypadkach, aby mieć szansę na zdobycie unijnego grantu wniosek musi zostać skonstruowany jak najlepiej. W tym sensie, że wszędzie, gdzie to jest możliwe, uzyska punkty. Za innowacyjność projektu, za włączenie części badawczej, za ochronę własności intelektualnej, za posiadanie certyfikatów, za wzrost zatrudnienia, wprowadzenie rozwiązań IT (ITC), zainicjowanie współpracy z sektorem badawczym itd. Wszystkie te pola działalności muszą być odpowiednio opisane, aby nie stracić żadnego punktu, niezależnie od tego, jak się to ma do rzeczywistych wyzwań i potrzeb, przed jakimi stoi przedsiębiorstwo. I tu pojawia się pierwsze zagrożenie. Mianowicie chodzi o sztuczne rozdmuchanie projektu lub dołożenie do niego pewnych elementów, o których przedsiębiorca nigdy wcześniej nie myślał. A wszystko dlatego, że jest to sposób na osiągnięcie lepszego wyniku w trakcie oceny. Jednak trzeba pamiętać, że wszystko, co znajdzie się we wniosku o dofinansowanie i będzie przedmiotem oceny, zostanie w konsekwencji przeniesione do umowy o dofinansowanie.
Umowa cywilna
Przyjmijmy, że przedsiębiorca wygrywa konkurs. Firma doradcza, z którą współpracował, otrzymuje wynagrodzenie za sukces (cel został osiągnięty), ?a sam przedsiębiorca zostaje z umową o dofinansowanie i obowiązkiem wypełnienia wszystkich jej zapisów. I teraz, jeżeli się okaże, że zgodził na zbyt wiele, może pojawić się problem. Umowa ?o dofinansowanie jest bowiem podstawowym dokumentem łączącym firmę ?z podmiotem udzielającym wsparcia (np. urzędem marszałkowskim). Jej załącznikiem jest zwykle wniosek o dofinansowanie. Jeżeli przedsiębiorca we wniosku wpisał, że osiągnie takie, a nie inne rezultaty, przeprowadzi taką, a nie inną inwestycję w zakresie nieruchomości (rozbudowa hal produkcyjnych ?o taką a taką powierzchnię), zakupi takie, a nie inne maszyny, technologie i patenty, zatrudni w ciągu dwóch lat pięć osób, w tym trzy na stanowiskach badawczych, to teraz krok po kroku trzeba się z tego wywiązać. Dlatego dochodzimy do tego, że przedsiębiorca ma dotację, ale na razie na papierze. Jest ona stwierdzona umową, ale w pełni zostanie wypłacona dopiero wówczas, gdy przedsiębiorca w całości zrealizuje to, co nazywane jest projektem, w tym osiągnie wszystkie zadeklarowane cele i rezultaty. A to jest oczywiście przedmiotem kontroli, czyli nie wynika już wyłącznie z deklaracji przedsiębiorcy. Niezależenie od tego, czy cała inwestycja jest podzielona na etapy, czy rozliczana jednorazowo (co może dotyczyć właściwie tylko małych projektów), takie kontrole pojawią się ?u przedsiębiorcy. Co do tego nikt, kto stara się o unijne dofinansowanie, nie powinien mieć wątpliwości.
Faza realizacji
Żeby zanadto nie straszyć, nie jest tak, że absolutnie żaden zapis w umowie nie może być zmieniany. Jak większość umów cywilnoprawnych, tak także tę ?o dofinansowanie unijne wolno renegocjować. I w praktyce zdarza się, że podlegają one aneksowaniu. Jednak od razu należy zaznaczyć, że takie zmiany i odstępstwa od pierwotnych założeń nie mogą dotyczyć głównych cech ?i elementów projektu (zaplanowanej inwestycji). Przede wszystkim takich, które wpływałyby na ocenę wniosku.
Przykładowo, jeżeli reguły konkursu przewidywały, że przedsiębiorca – wnioskodawca otrzymuje punkty za planowany wzrost zatrudnienia, to na etapie realizacji zadania, nie można od tego zapisu odstąpić. Byłoby to nieuczciwe wobec innych przedsiębiorców, którzy też startowali w konkursie, ale ostatecznie otrzymali mniej punktów (bo wzrostu zatrudnienia nie zadeklarowali) i dofinansowanie im umknęło. ?W takim przypadku mogliby całkowicie słusznie podnieść zarzut nieuczciwego traktowania firm. To samo będzie dotyczyło innowacyjności zastosowanych rozwiązań, rozwijania prac badawczo-rozwojowych we własnym zakresie lub przy współpracy z jednostką naukową. Nie ma mowy o takim negocjowaniu umowy, które zdjęłyby ciężar realizacji takich zadań z przedsiębiorcy, przy utrzymaniu dofinansowania. Natomiast przedmiotem negocjacji mogą być terminy (chociaż nie zawsze i nie w pełni dowolnie) realizacji i zakończenia pewnych etapów inwestycji, przesuwania pewnych wydatków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wskazanymi w harmonogramach.
Po rozliczeniu
Zakończenie realizacji projektu ?i otrzymanie ostatniej transzy płatności też nie oznacza jeszcze końca przygody z unijnym dofinansowaniem. Pozostaje jeszcze tzw. okres trwałości rezultatów projektu. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, może to być okres nawet od trzech do pięciu lat. I właśnie w takim czasie firma musi działać, czyli np. wytwarzać zmodernizowane lub nowe produkty, utrzymać zadeklarowany poziom zatrudnienia (a przecież warunki gospodarcze, w tym te związane z oddziaływaniem gospodarki światowej mogą być już zupełnie inne), prowadzić badania i utrzymać wdrożone innowacje organizacyjne.
Oczywiście w tym przypadku utrzymanie rezultatów projektu też nie oznacza, że w firmie nic nie wolno zmieniać. To nie miałoby najmniejszego sensu. Przykładowo przedsiębiorca może po raz kolejny udoskonalić stosowane przez siebie technologie (bo na rynku pojawiły się ich nowsze wersje), przeprowadzić kolejną wymianę sprzętu w posiadanym parku maszynowym, jeżeli pozwoli to utrzymać produkcję. Takie zmiany są prawidłowe, jeśli nie wpłyną na wspominane już rezultaty ?i cele projektów (np. wprowadzenie do obrotu nowego produktu, utrzymanie poziomu zatrudnienia, dokonanie zadeklarowanego zgłoszenia patentu, wzoru itp.).
Konsekwencje
Nieprawidłowa realizacja projektu oznaczająca, że przedsiębiorcy nie udało się osiągnąć bądź też utrzymać zakładanych celów i rezultatów, skutkuje utratą dotacji. Przy bardziej optymistycznym scenariuszu będzie to utrata częściowa, co może oznaczać brak refundacji części wydatków lub też obowiązek zwrotu pieniędzy, gdy przedsiębiorca wcześniej dotację w 100 proc. otrzymał (w tym drugim przypadku pieniądze trzeba oddać wraz z odsetkami). Czarny scenariusz, przy poważniejszych naruszeniach, co do celów i rezultatów, to całkowita utrata dofinansowania (i także obowiązek jej zwrotu wraz ?z odsetkami).
Jakie mogą być tego konsekwencje? Nietrudno je sobie wyobrazić. Szczególnie wtedy, gdy biznesplan przedsięwzięcia opierał się w jakimś stopniu na wykorzystaniu finansowania zewnętrznego (kredytu bankowego, pożyczki), które firma musi spłacić. A przecież dla banku nie będzie miało znaczenia to, że firma utraciła dotację. W najlepszym razie zgodzi się na wydłużenie terminów spłaty. Dlatego, reasumując, firma, która będzie się starała o dotację unijną (wkrótce rozpocznie się nowe wielkie rozdanie środków na lata 2014–2020) musi bacznie przyglądać się wskaźnikom i założeniom wpisywanym we wniosek o dofinansowanie. Lepiej bowiem zawczasu wycofać się z wyścigu po takie wsparcie, niż zobowiązać się do czegoś, co w dłuższej perspektywie wcale nie przyczyni się do rozwoju firmy, a w czarnym scenariuszu nawet pogrąży ją finansowo.