Jeśli pracodawca śledzi personel za pośrednictwem kamer, dostęp do utrwalonych w ten sposób obrazów mogą mieć tylko upoważnione do tego osoby.
Z umocowaniem
Do przetwarzania danych osobowych wolno dopuścić wyłącznie tych, którzy mają upoważnienie administratora danych, czyli pracodawcy. Takie umocowanie musi mieć każda osoba, która zajmuje się zbieraniem, utrwalaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, zmianą, usuwaniem zebranych cyfrowo danych o podwładnych. Obowiązek ten dotyczy wszystkich osób, które na stałe lub czasowo mają dostęp do takich informacji.
Pracodawca ma także obowiązek należycie chronić wszystkie zebrane cyfrowo informacje jako zbiory danych osobowych >patrz ramka poniżej. Musi zadbać m.in. o to, aby nie zostały udostępnione osobom nieupoważnionym lub nie były przetwarzane z naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych. Zapobiec musi także ich zmianie, przerobieniu, utracie, uszkodzeniu lub zniszczeniu. To jednak administrator danych decyduje, jakie środki techniczne i organizacyjne będą dostateczne, aby wykonać ten obowiązek. Czasem wystarczy zamykana szafa czy sejf, a kiedy indziej potrzebne będą skomplikowane systemy i blokady elektroniczne.
Który inspektor pomoże
Inspektor pracy nie pomoże inwigilowanemu niezgodnie z przepisami, bo nie ma prawnych możliwości nałożenia na pracodawcę decyzji administracyjnej nakazującej zaprzestania monitorowania pracownika (w tym z użyciem kamer). Wesprze jednak generalny inspektor ochrony danych osobowych, który jest właściwy do skontrolowania danych zebranych przez zatrudniającego.
Pracownicy, a także działające w ich imieniu związki zawodowe mają też prawo wystąpić do sądu o ochronę dóbr osobistych, jeżeli zostały one naruszone w związku z nadużyciem stosowania monitoringu wobec załogi (pismo głównego inspektora pracy z 18 listopada 2011 r., GNP-249-023-177-1/11).
Jak zarejestrować wykaz informacji
Jeśli administratorem danych jest pracodawca i wykorzystuje je tylko jako informacje pracownicze, nie musi rejestrować takiego zbioru u generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Artykuł 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych zwalnia pracodawcę z rejestracji zbioru danych związanych z zatrudnieniem. Inaczej trzeba postąpić, gdy przy okazji nagrywane są osoby spoza firmy. Wtedy taki zbiór należy zarejestrować, jeśli będzie możliwe zidentyfikowanie nagranych. Gdy w biurze obsługi klienta czy sklepie zainstalowana jest kamera rejestrująca zarówno personel, jak i wchodzących tam klientów, których tożsamość można ustalić na podstawie innych informacji posiadanych przez firmę, takie taśmy są zbiorem danych podlegającym rejestracji. Taki wymóg istnieje też, gdy aktywność pracowników monitoruje zewnętrzna firma i tylko przekazuje ona dane pracodawcy.
