Nieprzestrzeganie zasady konkurencyjności przy wydatkowaniu unijnych środków, jakie przedsiębiorca otrzymał z funduszy unijnych, może mieć przykre konsekwencje. Będzie tak wtedy, gdy instytucja, kontrolując poprawność ich wydatkowania (w ramach kontroli projektu), stwierdzi, że nie wolno ich zaliczyć do tzw. wydatków kwalifikowanych. Może to oznaczać utratę części, a w skrajnym przypadku całości, przyznanej dotacji. Nawet w tym pierwszym przypadku przedsiębiorca będzie musiał sfinansować część wydatków z własnej kieszeni, co może naruszać założenia biznesplanu i niekorzystnie wpłynąć na jego sytuację finansową. Ponieważ takie przypadki zdarzają się, niestety, w praktyce, instytucje zaangażowane w rozliczanie unijnych środków przypominają co jakiś czas o zasadach konkurencyjności. Ostatnio taki komunikat przygotowała Agencja Rozwoju Pomorza, która obsługuje przedsiębiorców z tego regionu. Ponieważ jednak podobne zasady obowiązują wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od tego, z jakiego programu operacyjnego otrzymali środki, warto je przytoczyć.
Większe zamówienia
ARP koncentruje się w swoim komunikacie na zachowaniu zasad konkurencyjności przy zamówieniach powyżej 50 tys. zł i przypomina, że po stronie firmy korzystającej z pomocy publicznej lub tzw. pomocy de minimis spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania zachowania zasad konkurencyjności. O czym przede wszystkim należy pamiętać, aby sprostać tej zasadzie? Trzeba udowodnić, że wszystkie zakupy towarów lub usług zostały poprzedzone analizą rynku, aby możliwy był wybór najlepszej, a nie przypadkowej oferty. W szczególności należy przygotować i, w razie kontroli, przedłożyć skierowane do potencjalnych kontrahentów zapytania ofertowe, których efektem powinny być co najmniej trzy konkurencyjne oferty. Należy mieć także przygotowany protokół z ich wyboru zawierający jednocześnie uzasadnienie, dlaczego wybrana został właśnie ta, a nie inna propozycja.
Co istotne, przygotowane przez zamawiającego zapytanie ofertowe powinno precyzyjnie określać kryteria wyboru, co umożliwi oferentom przedstawienie porównywalnych ofert. Głównym kryterium musi być cena. Pozostałe kryteria należy dobrać, mając na względzie przedmiot i złożoność zamówienia. Przykładowo mogą się one odnosić do terminu dostawy (wykonania usługi), okresu gwarancyjnego. Jednak wszystkie takie dodatkowe kryteria muszą mieć charakter obiektywny, a sposób ich sformułowania nie może powodować ograniczenia konkurencji. W przypadku zastosowania więcej niż jednego kryterium wyboru ofert (tj. wybór zostanie dokonany nie tylko na podstawie kryterium ceny) zapytanie ofertowe powinno wskazywać zasady, na których przyznane zostaną punkty za spełnienie lub nie danego kryterium. W celu ujednolicenia zasad porównywania ofert w zakresie ceny Agencja Rozwoju Pomorza zaleca każdorazowo zawarcie w zapytaniu ofertowym informacji, iż do przeliczenia wartości ofert wyrażonych w walutach obcych zastosowany zostanie kurs średni Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty.
Protokół wyboru
Warto także pamiętać, że przedsiębiorca nie może się zadowolić prostym stwierdzeniem, że dokonał wyboru firmy X lub Y. Protokół z wyboru ofert powinien zawierać:
- ?datę sporządzenia, która powinna być jednocześnie datą dokonania wyboru,
- ?podpis osoby uprawionej do reprezentowania przedsiębiorcy (beneficjenta funduszy),
- ?jasno określone kryteria wyboru,
- ?zestawienie ofert,
- ?zestawienie cech ofert podlegających ocenie wraz z przyznaną punktacją, które powinno korespondować z kryteriami wskazanymi uprzednio w zapytaniach ofertowych,
- ?w przypadku ofert, których wartość wyrażona jest w walucie obcej – przeliczenie na złotego po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, wraz z podaniem nr. tabeli kursu oraz wartości kursu,
- ?jednoznaczne wskazanie oferty wybranej wraz z wyczerpującym i spójnym z założonymi kryteriami wyboru uzasadnieniem podjętej decyzji.
Zapisy sporządzanej przez przedsiębiorcę dokumentacji ofertowej nie mogą powodować ograniczenia konkurencji. Nierówne traktowanie podmiotów biorących udział w postępowaniu ofertowym należy uznać za praktykę sprzeczną z zasadami postępowania ofertowego, a udokumentowane w ten sposób wydatki za niekwalifikowalne.
Gdy nie ma adresatów
Generalna zasada jest taka, że przedsiębiorca powinien dążyć do zdobycia co najmniej trzech ofert pochodzących od niezależnych firm. Oczywiście może być ich więcej. Może się jednak zdarzyć, że ze względu na specyfikę zamówienia nie znajdą się nawet trzy firmy, które byłyby gotowe do przygotowania swoich propozycji. W takim przypadku przedsiębiorca powinien wykazać, że przynajmniej próbował zdobyć trzy oferty, zachowując w swojej dokumentacji potwierdzenia wysłania zapytań ofertowych co najmniej do trzech różnych podmiotów (na to, że nie odpowiedzieli, przedsiębiorca nie ma już wpływu). Z kolei w przypadku braku możliwości przedstawienia co najmniej trzech konkurencyjnych ofert oraz jednoczesnego braku zapytań ofertowych wraz potwierdzeniami ich nadania skierowanych do co najmniej trzech różnych przedsiębiorstw firma jest zobowiązana do przedstawienia wyceny wartości zakupionych towarów/usług/robót budowlanych przez biegłego rzeczoznawcę, niezależnego od stron transakcji. Natomiast jeżeli ze względu na innowacyjność przedmiotu zamówienia nie ma możliwości uzyskania ofert konkurencyjnych, należy przedłożyć opinię o innowacyjności przedmiotu zamówienia, która potwierdzi taki stan rzeczy. Opinia musi zostać sporządzona przez podmioty, które mogą udokumentować kompetencje w określonej dziedzinie związanej z przedmiotem zamówienia (np. jednostki naukowe, instytuty badawcze, rzeczoznawcy).
