Chociaż wzajemne zaufanie jest niewątpliwie ważne, nie daje wystarczającej pewności, czy dostawca przestrzega standardów przyjętych przez jego klienta, czy nie naraża jego reputacji i czy przestrzega warunków uzgodnionych ?w umowie.
Czy firma ma pewność, że nie płaci nadmiernie wysokich cen za towary i usługi, które otrzymuje? Z doświadczenia wiadomo, że nie zawsze tak jest. Niektóre koszty można znacząco zmniejszyć.
Stawki w rozliczeniu
Koszty dostaw stanowią znaczący procent ogółu wydatków firmy. Dlatego wykrycie choćby jednoprocentowej nadpłaty może spowodować znaczącą poprawę wyniku finansowego. Doświadczenie uczy, że tradycyjne metody kontroli od zakupu do zapłaty oraz procesy zatwierdzania faktur nie zapewniają wykrycia większości przypadków zawyżenia ceny. Przykładem zawyżenia kosztu dostaw jest zastosowanie niewłaściwej (pozaumownej) stawki w rozliczeniu. Kwestia wydaje się bardzo prosta do identyfikacji, jednak nie jest już tak oczywista na przykład dla dużych przedsiębiorstw segmentu detalicznego, gdzie ceny (promocje) obowiązują bardzo krótko, a dostawy każdorazowo dotyczą dużej liczby produktów. W takich przypadkach, bez dedykowanych procedur weryfikacji poprawności ceny, pomyłka dostawcy jest bardzo trudna do wykrycia. Warto wspomnieć, że spotykamy się także z sytuacjami, gdy nawet proste czy długoletnie umowy z dostawcą mogą nie być prawidłowo rozliczane. Często jest to wynik zwykłych niedopatrzeń czy braku analitycznego sprawdzenia kosztu: podwójne naliczenie stawki na fakturze, dwie faktury za tę samą usługę, stawka wynikająca z nieaktualnego załącznika czy zbyt szybkie egzekwowanie płatności względem uzgodnień.
W praktyce częste są błędy w obliczeniu należnego rabatu w przypadku realizacji przewidzianych wskaźników
Sprawdź rabat
Innym przykładem zawyżenia ceny, z którym przedsiębiorcy często spotykają się ?w praktyce, są błędy w obliczeniu oraz nieudzielanie należnego rabatu w przypadku spełnienia określonych wskaźników. Bardzo często klienci polegają wyłącznie na wyliczeniach strony udzielającej rabatu, nie weryfikując ich poprawności. Bardziej złożonym przypadkiem są zniżki uzyskiwane w łańcuchu dostaw, które przekazywane są do klientów przez bezpośredniego dostawcę (przykładem mogą być rabaty mediowe). Często zniżka zależy od spełnienia określonych wskaźników, a całą dokumentacją zarządza jeden z dostawców. Ostateczny klient, któremu należny jest rabat, zazwyczaj nie posiada własnych danych, które mógłby skonfrontować z wyliczeniami dostawcy. Jednocześnie klient, nie będąc bezpośrednio zaangażowany w negocjacje, może nie mieć wiedzy o dodatkowych zniżkach udzielonych z tytułu jego zamówień. Zwykle umowy tego typu zawierają odpowiednie klauzule umożliwiające inspekcję wyliczeń dostawcy. Wykorzystanie tego narzędzia nie tylko poprawia jednorazowo wynik finansowy klienta wskutek zidentyfikowanych błędów, lecz także przyczynia się do poprawy kontroli nad kolejnymi wyliczeniami po stronie dostawcy.
Rozliczenia godzinowe
Ostatnim przykładem zawyżania cen są rozliczenia godzinowe. Dobrą ilustracją jest np. miesięczne rozliczanie usług wsparcia IT poprzez pomnożenie liczby poświęconych godzin pracownika dostawcy i umownej stawki godzinowej. Zwłaszcza w przypadku długookresowych umów tego typu rozliczenia rzadko są weryfikowane, w szczególności gdy kwota nie jest bardzo wysoka lub nie odbiega od standardowego poziomu. ?W praktyce spotyka się z wieloma przypadkami niezleconych, ale rozliczonych prac lub fakturowania nieadekwatnej liczby godzin do podjętych zleceń. Odrębną kwestią w tego typu relacji z dostawcami jest poleganie na dawno wynegocjowanych stawkach i brak ich weryfikacji do aktualnych warunków rynkowych.
Czy wobec wymienionych przykładów przedsiębiorca może być pewny, że nie przepłaca dostawcom?
Choć w większości przedsiębiorstw stosuje się kontrolowane procesy zatwierdzania płatności wynikających z faktur, dość często zdarza się, że procesy nie są adekwatne do biznesowej rzeczywistości. Powodem tego niedostosowania może być m.in. brak dostępu do informacji o wielkości transakcji (poleganie wyłącznie na danych pochodzących od dostawcy), złożoność lub zmienność modelu cenowego, duża liczba transakcji, brak możliwości przeprowadzania szczegółowych analiz i/lub nieadekwatny proces wymiany informacji wewnątrz firmy (pomiędzy działami finansowymi a handlowymi) oraz słaba znajomość warunków zawartych w umowie.
Konieczność inspekcji?i weryfikacji
Nieadekwatne metody weryfikacji rozliczeń mogą prowadzić do znaczącego wzrostu kosztów. Można go uniknąć pod warunkiem, że przedsiębiorstwo posiada sprawnie działający system kontroli przestrzegania warunków umowy przez dostawców. Warto wykorzystywać wbudowane w umowy zabezpieczenia (możliwość weryfikacji danych dostawcy) czy opracowywać kluczowe kontrole, które określają najistotniejsze rodzaje ryzyka w relacji z dostawcą.
Jak jednak sprawdzić, czy dostawca przestrzega standardów przyjętych przez klienta, ilu dostawców ma problemy finansowe, czy dostawca nie korzysta z usług podwykonawców bez wiedzy klienta?
Zarządzanie ryzykiem w łańcuchu dostaw jest trudne. Zdarza się, że konieczność wycofania produktu nie tylko niszczy wartość oferowaną akcjonariuszom, ale również poważnie szkodzi reputacji kierownictwa firmy. Bywa też, że klient nieoficjalnie dowiaduje się, że jego dostawca nie dba o zachowanie standardów jakości albo że firma kooperująca właśnie ogłosiła niewypłacalność.
Dostawcy, zaopatrując przedsiębiorców w produkty i usługi, mogą być źródłem innowacji, zwiększenia rentowności, uproszczenia procedur działania. W fazie negocjacji przedsiębiorcy zwracają uwagę przede wszystkim na deklaracje dostawców dotyczące wysokiej jakości obsługi, najwyższej wartości dodanej czy innowacji. Pozostaje pytanie, w jaki sposób można monitorować te wskaźniki i zarządzać nimi w toku budowania relacji z dostawcą.
System jakości
W tym celu konieczne jest opracowanie odpowiednich narzędzi i systemów uzupełniających tradycyjne przeglądy ryzyka. Przykładem takiego narzędzia może być zintegrowany, interdyscyplinarny system zapewnienia jakości zaopatrzenia. Zapewnia on efektywną kontrolę ryzyka oraz realizację wartości zakładanej przy nawiązywaniu relacji z dostawcą, co naturalnie przyczynia się do zwiększenia rentowności firmy i jej odporności w sytuacjach kryzysowych. Warto jednak pamiętać, że taki system musi być dostosowany do specyfiki i celów działania przedsiębiorcy, opierać się na kwantyfikowalnych danych i być prowadzony przez odpowiednio przeszkolony personel. Kluczową kwestią jest identyfikacja potencjalnych rodzajów ryzyka istotnych w przypadku konkretnego dostawcy oraz wypracowanie odpowiedniego systemu sprawozdawczości (wymiany informacji wewnątrz firmy) ukierunkowanego na zidentyfikowane kwestie.
W praktyce często stosuje się proste techniki identyfikacji ryzyka, które świetnie sprawdzają się jako narzędzie wstępnej analizy. Przykładem są okresowe przeglądy wyników finansowych dostawców, szczególnie w przypadku długoletniej współpracy. Analityczny przegląd może na przykład wskazać na bardzo słabe wyniki finansowe (czy problemy z płynnością), co powinno być sygnałem alarmowym w zakresie kontynuacji dostaw.
Z drugiej strony nagła poprawa wyników może wskazywać na zmiany w łańcuchu dostaw samego dostawcy i sugerować konieczność przeglądu podwykonawców oraz jakości usług. Jednocześnie taka obserwacja może być przyczynkiem do ponownej analizy przestrzeni negocjacyjnej dostawcy w zakresie oferowanych cen.
Zdaniem autorki
Anna Leśniak menedżer w Dziale Audytu Deloitte
Z pewnością przemyślenie ryzyka i szans w relacji z dostawcami i przygotowanie na nie przedsiębiorstwa opłaci się bardziej niż interwencyjne akcje. Dobra organizacja systemu monitoringu poprawia efektywność relacji, a bez kontroli może się okazać, że koszty zawartej umowy są wyższe, niż zakładano. Praktyka uczy, że chociaż wzajemne zaufanie jest niewątpliwie ważne, to jednak bez odpowiednich procedur przedsiębiorstwo nie ma pewności, że dostawca przestrzega zawartych w umowie warunków i złożonych obietnic.
