Wydatki noclegowe to jeden ze znaczących kosztów podróży służbowych. Warto zatem zwrócić na niego uwagę i go ograniczyć, choćby starając się wcześniej dokonać rezerwacji. Pozwala to zarówno lepiej ?i dokładniej zaplanować obciążenie finansowe związane z podróżą, ale też np. obniżyć wydatki na przemieszczanie się pracownika.

Prawie jak w domu

Noclegi to nie tylko możliwość snu. To także zapewnienie pewnej przestrzeni wypoczynku, intymności, zaplecza higieniczno-sanitarnego. Szczególnie jest to ważne w podróży, bo ten komfort nie może znacząco odbiegać od warunków, jakie na co dzień ma pracownik. Dlatego rozliczenie kosztów z tym związanych nie powinno opierać się na zasadzie „najtańsze możliwe do znalezienia miejsce do spania". Ustalając sprawy zakwaterowania, pracodawca powinien zapewnić podwładnemu pewien standard, co zwykle związane jest także ze wzrostem ceny.

Blisko centrum

Trzeba przy tym zwrócić uwagę na położenie hotelu. W wielu wypadkach tańsze miejsca noclegowe są znacznie oddalone od centrum czy punktów docelowych dla pracownika. Oznacza to, że poza kosztami noclegu szef będzie musiał wypłacać ryczałty na jazdy lokalne. A w wielu wypadkach – szczególnie gdy ryczałt ustalony jest na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej ?z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie delegacyjne), nie wystarczy na pokrycie faktycznych obciążeń związanych z dojazdami – kwoty znacznie przekraczą te kwoty.

To wszystko może przesądzić o tym, że firma będzie wcześniej dokonywała rezerwacji noclegów. Osoba, która będzie to robić, zanim pracownik uda się w podróż, powinna zwrócić uwagę na:

- ?koszt noclegu,

- ?jakość oferowaną przez hotel (po pewnym czasie niewątpliwie dobrze orientowałaby się w rzeczywistym standardzie hoteli w miejscowościach, które będą powtarzalnym celem wyjazdów),

- ?położenie tego obiektu w stosunku do dworca, lotniska, trasy wylotowej z miasta (np. związany ?z tym brak konieczności wypłacania tzw. ryczałtu dojazdowego w delegacji zagranicznej) czy np. siedziby kontrahenta, do którego w ciągu kilkunastodniowego wyjazdu wielokrotnie musi dotrzeć pracownik (i potencjalnie wyłączenie konieczności wypłaty za każdy dzień ryczałtu na jazdy lokalne),

- ?„rozmieszczenie" pracowników jadących razem ?w delegację.

Takie rezerwacje z firmy połączone z regularną współpracą z konkretnym hotelem pensjonatem pozwalają też niekiedy uzyskać znaczące w nich zniżki.

W jednym pokoju

Minimalizując koszty delegacji, pracodawcy wolno zobowiązać podwładnych do noclegu w jednym pokoju hotelowym. Pracownik nie ma podstaw, aby w każdej sytuacji domagać się pomieszczenia jednoosobowego.

Pamiętać jednak należy o dwóch podstawowych wyjątkach:

- ?pokój hotelowy musi być przystosowany (mieć zapewnioną odpowiednią infrastrukturę) dla większej liczby osób,

- może to dotyczyć tylko pracowników jednej płci.

Maksymalny zwrot

Za nocleg podczas podróży służbowej etatowcowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale nie większej za jedną dobę hotelową niż:

Przekroczenie limitu za nocleg musi być uzasadnione w każdym indywidualnym przypadku

- ?20-krotność stawki diety (dieta wynosi 30 zł, zatem limit wynosi 600 zł) – w delegacji krajowej,

- ?ustalony na ten cel limit określony w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego – w delegacji zagranicznej.

W delegacjach zagranicznych limit nie jest stały. Przypisano je do poszczególnych państw. Poza jednym wyjątkiem nie wprowadzono dodatkowego rozróżnienia wewnętrznego, wyróżniając np. droższe regiony czy miasta. Odstępstwo to dotyczy tylko Stanów Zjednoczonych, gdzie limit dla kraju wynosi 200 dolarów, a dla Waszyngtonu 300 dolarów ?i 350 dolarów dla Nowego Jorku.

Może być więcej...

Co do zasady limity są wiążące. Jednak w uzasadnionych wypadkach szef może przystać na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej kwotę graniczną określoną w rozporządzeniu delegacyjnym. Skoro przekroczenie limitu noclegowego musi być uzasadnione, powinno być zawsze powiązane z pisemnym podaniem takiej argumentacji. Kwota przekroczenia pułapu finansowego na nocleg nie podlega bowiem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wtedy, gdy ta nadwyżka była uzasadniona.

Tak wskazują np. organy skarbowe w interpretacjach odnoszących się do delegacji zagranicznych. Przykładowo wskazały tak IS w Bydgoszczy (interpretacja z 12 lipca 2007 r., ITPB1/415-111/07/IB), Pomorski Urząd Skarbowy (interpretacja z 2 września 2005 r., DM/P/415-0041/05/ŁB). Można to jednak w pełni przenieść na delegację krajową, gdyż rozporządzenie przyjmuje analogiczną konstrukcję dotyczącą przekroczenia limitu.

PRZYKŁAD

Firmowe reguły

W regulacjach wewnętrznych (np. w regulaminie ?czy procedurze podróży służbowych) można wyraźnie odnieść się do przekroczenia limitu. Przykładowy zapis może brzmieć tak:

1. Przekroczenie limitu na nocleg wskazanego w § ... niniejszego regulaminu wymaga każdorazowo uzgodnienia z pracodawcą lub osobą upoważnioną przez pracodawcę przed dokonaniem rezerwacji noclegu. Przy braku możliwiości dokonania rezerwacji (w szczególności z powodu nagłego lub skomplikowanego miejscowo wyjazdu) uzgodnienie powinno być w miarę możliwości dokonane telefonicznie lub drogą elektroniczną. Każdorazowo przekroczenie limitu musi być bezwzględnie uzasadnione na piśmie przez delegowanego pracownika przy rozliczaniu podróży służbowej.

Podwyższenie limitu może uzasadnić zakwaterowanie w konkretnym hotelu, które pozwala właściwie wykonać zadania związane z wyjazdem służbowym (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej ?w Warszawie z 2 października 2008 r., IPPB2/415-?-1034/08-4/SP). Mogą tutaj wchodzić w grę kwestie prestiżowe. Ważne jednak, aby odnosiło się to nie tylko do samego faktu wyjazdu osoby zajmującej wysokie stanowisko w firmie, ale wiązało się z pewną sytuacją (np. negocjacje z kontrahentami zakwaterowanymi w droższym hotelu, w którym odbywają się jednocześnie spotkania).

...ale też mniej

Ciekawe rozwiązanie polega na zastosowaniu wewnętrznego niższego limitu. W razie konieczności mógłby być przekraczany, ale zasadniczo tworzyłby pewną granicę przed nadmiernymi wydatkami.

PRZYKŁAD

Obcięte stawki

Proponowane postanowienia regulaminu wynagradzania mogą brzmieć tak:

1. ?Pracownikowi będącemu w krajowej podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą (rachunkiem) nie wyższej jednak niż 400 zł za jedną noc.

2. ?W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wysokości przekraczającej kwotę wskazaną w ust. 1. W miarę możliwości pracownik zobowiązany jest uzgodnić ?to z pracodawcą przed poniesieniem wydatku.

3. ?Koszty noclegu zwracane są na podstawie przedstawionych przez pracownika dokumentów potwierdzających wydatek.

Niewykluczony również ryczałt

Opłacenie konkretnego noclegu to jedno z rozwiązań przyjętych w rozporządzeniu delegacyjnym. Zasadniczo pracodawca musi podróżującemu pracownikowi zapewnić nocleg. Taka gwarancja może mieć formę właśnie pokrycia kosztów spania. Nie wyklucza się jednak zapewnienia możliwości nieodpłatnego (czyli nieobciążającego go jakimikolwiek kosztami) nocowania.

Przykład

Udostępnione lokum

Pracodawca zapewnia bezpłatny nocleg, umożliwiając korzystanie z umeblowanego, w pełni wyposażonego mieszkania wynajmowanego przez firmę w tym celu. ?Dla pracodawcy spoza sfery budżetowej wynajem takiego lokum może stanowić koszt uzyskania przychodu. Potwierdza to interpretacja dyrektora Izby Skarbowej ?w Poznaniu z 30 czerwca 2010 r. (ILPB3/423-325/10-2/K). Wskazano w niej, że wydatki z tytułu wynajęcia mieszkania służbowego, zapewniającego nocleg pracownikom w trakcie odbywania przez nich podróży służbowej, podczas której będą wykonywali obowiązki służbowe (m.in. przeprowadzali negocjacje z klientami, uczestniczyli w kursach i szkoleniach zawodowych), wiązać się będą z jej działalnością gospodarczą. Spółka bowiem wskazała, że podczas delegacji pracownicy będą wykonywali zadania zlecone przez pracodawcę związane z jej działalnością gospodarczą, mającą na celu uzyskanie przychodów. Bezpłatny nocleg może zapewnić zarówno pracodawca, ?jak i jego kontrahent, instytucja powiązana z pracodawcą. Jeśli tak się stanie, pracownik nie może domagać się wypłaty jakichkolwiek świadczeń pieniężnych przewidzianych na spanie.

Pracownik, który nie przedstawi dokumentów potwierdzających konkretny wydatek delegacyjny, ma prawo domagać się ryczałtowo określonego świadczenia. Te noclegowe przysługują w wysokości:

- 150 proc. diety w delegacjach krajowych,

- ?25 proc. limitu noclegowego określonego ?w rozporządzeniu delegacyjnym dla państwa, ?w którym był nocleg – przy wyjeździe zagranicznym.

Stawka limitu noclegowego oraz – co w praktyce może być bardziej istotne – ryczałtu noclegowego odnoszona jest do kraju, w którym nastąpi nocny odpoczynek. Przy przejeździe tranzytowym państwo docelowe decyduje jedynie o wysokości diety. Pozostałe świadczenia nalicza się według stawek przypisanych do kraju, w którym dany wydatek jest ponoszony. Przy rozliczaniu delegacji od pracownika należy pobrać oświadczenie dotyczące kraju, w jakim miał miejsce nocleg.

Przykład

Rozliczenie bez rachunku

Pracownik jechał w delegację na Węgry. W trakcie ?przejazdu nocował na Słowacji, za co pracodawca ?nalicza ryczałt noclegowy (podwładny nie przedstawił dokumentów potwierdzających wydatek). Pracodawca naliczył ryczałt, odnosząc się do limitu noclegowego ustanowionego w rozporządzeniu delegacyjnym ?dla Węgier.

Ryczałt wyliczono od 130 euro (limit noclegowy ?dla Węgier), czyli wyniósł 32,5 euro. Tymczasem ?prawidłowo należało wypłacić w wysokości 30 euro ?(25 proc. ze 120 euro limitu noclegowego dla Słowacji). Oznacza to, że wypłacono 2,5 euro ponad to, ?co zgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym przysługiwało pracownikowi. Kwota ta nie jest objęta zwolnieniem podatkowo-ubezpieczeniowym.

Przykład

Noclegowanie u rodziny

Po powrocie z delegacji krajowej pracownik złożył oświadczenie dotyczące poszczególnych kosztów. ?Nie dołączył jednak żadnych dokumentów w sprawie noclegów. Z jego pisma wynika, że do miejscowości docelowej dotarł o 1.30 z poniedziałku na wtorek, przebywał w niej do czwartku do 18, skąd odjechał pociągiem ?do kolejnego miejsca, gdzie miał wykonać zadanie ?służbowe. Dojechał tam o 22 i następnego dnia ?po południu zakończył podróż służbową. Pracownik ?wskazał, że w pierwszej miejscowości nie ponosił ?żadnych kosztów noclegu, bo nocował u rodziny. ?Czy należy wypłacić mu ryczałt noclegowy?

Ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od tego, czy pracownik przedstawił dowody, że rzeczywiście poniósł te koszty (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego ?2007 r., I PK 232/06). Darmowy nocleg u rodziny czy znajomych nie pozbawia ryczałtu. Wykluczając prawo ?do ryczałtu, nie bierze się pod uwagę jedynie tego, że pracownik nie ponosił kosztów noclegu, ale że było to dodatkowo związane z określonymi działaniami pracodawcy lub podmiotu mającego związek z pracodawcą (kontrahenta, firmy współpracującej, instytucji zapraszającej itp.). Bezpłatny nocleg pozbawiający prawa do ryczałtu ?nie oznacza zawsze literalnie każdej bezpłatności dla pracownika, ale tylko taką, do której przyczynił się pracodawca (bezpośrednio lub pośrednio).

Pracownikowi z tego przykładu ryczałty będą przysługiwały, ale nie za każdą z czterech nocy. Nie można go wypłacić za pierwszą noc pobytu w delegacji. Istotnym warunkiem ryczałtu noclegowego w delegacjach krajowych (zastrzeżenia tego nie ma przy wyjazdach zagranicznych) jest to, że aby go wypłacić, nocleg musi trwać co najmniej sześć godzin między 21 a 7. Godzina dojazdu do celu (1.30) wyłączyła w tym wypadku prawo do świadczenia. Do 7 nie ma bowiem minimum sześciu godzin.

Bez podatku i ZUS

Wypłacanie ryczałtu za noclegi „krajowe" bez uwzględnienia tego zastrzeżenia czasowego oznacza uregulowanie świadczenia, którego nie przewiduje rozporządzenie, czyli niepodlegającego zwolnieniu ?z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych.

Świadczenia otrzymane za podróż służbową to przychody pracownika, które jednak korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach wskazanych w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej updof).

Zgodnie z jej art. 12 za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, ?a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została ?z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub tych częściowo odpłatnych.

W art. 21 ust. 1 pkt 16 updof wskazano, że wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety ?i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu ?w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy ?i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie są objęte składkami na ubezpieczenia społeczne do wysokości ustalonej dla należności przysługujących pracownikom na podstawie przepisów rozporządzeń dotyczących rozliczania delegacji (odpowiednio krajowych lub zagranicznych).

Od nadwyżek przewyższających powszechne kwoty diet i innych świadczeń delegacyjnych (np. wyższej stawki ryczałtu za przejazd w podróży służbowej autem niebędącym własnością pracodawcy) należy zatem opłacić składki na takich samych zasadach jak od wynagrodzenia pracownika.

Skoro rozporządzenie delegacyjne wskazuje, że ryczałt za spanie podczas wyjazdu krajowego przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej sześć godzin między 21 i 7, to wypłacenie go wtedy, gdy nie spełnia tego warunku, oznacza uregulowanie świadczenia niezgodnego z rozporządzeniem (nieprzewidzianego w nim). Jako takie nie podlega zwolnieniom podatkowo-ubezpieczeniowym.