Okres przechowywania akt pracowniczych jest bardzo długi. Wynika pośrednio z brzmienia art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r. (DzU nr 38, poz. 173 ze zm.).
Dział kadr nie może się pozbyć dokumentacji osobowej etatowca przez 50 lat od dnia zakończenia pracy w firmie. Termin ten liczy się dla każdego ekspodwładnego osobno.
Z kolei dokumentację płacową można zniszczyć po upływie 50 lat od dnia jej wytworzenia. Oznacza to, że możliwa jest sukcesywna utylizacja zgromadzonych materiałów – poczynając od najstarszych.
Przerzucenie ciężaru
Przewidziany prawem okres półwiecza działalności to dla większości firm wieczność. Tak długim funkcjonowaniem mogą pochwalić się jedynie nieliczne podmioty. Dlatego ww. ustawa przewiduje, że likwidująca się spółka może przekazać wyspecjalizowanym podmiotom pieczę nad dokumentacją do upływu wymaganego 50-letniego okresu. Musi jednak zapewnić środki na przechowanie zdeponowanych kwitów.
Jeśli firma czytelnika znajdzie się w gronie szczęśliwców i po upływie 50 lat nadal będzie prowadzić działalność, to będzie mogła zniszczyć najstarszą dokumentację płacową. Gdy upłynie również okres obowiązkowego przechowywania akt osobowych byłego pracownika, będzie można je zutylizować.
Ochrona danych
Upływ wymaganego czasu nie oznacza jednak prawa do uprawiania tzw. wolnej amerykanki. Kadrowcy muszą pamiętać, że nawet te dokumenty, których można się legalnie pozbyć, nie powinny znaleźć się w niepowołanych rękach. Chodzi przede wszystkim o dane osobowe byłych pracowników, w tym informacje o warunkach zatrudnienia, wykorzystanych uprawnieniach rodzicielskich czy też o trybie zakończenia współpracy. Spółka powinna więc dla swojego dobra skorzystać z pomocy firmy, która zajmuje się trwałym i nieodwracalnym niszczeniem dokumentów, bądź użyć dobrej niszczarki.
Aby nie utonąć w morzu papierów, warto wiedzieć, jakich materiałów można pozbyć się znacznie wcześniej. Pomocne mogą się okazać informacje podsumowane w poniższej tabeli.
dr Patrycja ?Zawirska ?radca prawny, ?kieruje departamentem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp.k.
Łukasz ?Sobolewski?prawnik ?w K&L Gates Jamka sp.k.
