Proszę o radę dotyczącą zakupu książek do bibliotek. Kwota przeznaczona w planie finansowym na zakup książek przekracza ?14 tys. euro.  Czy taki zakup musi być objęty procedurą przetargową? Moim zdaniem książki to nie gwoździe ani cegły. Przed zakupem dobrze jest wziąć książkę do ręki, przeczytać kilka fragmentów, ocenić, czy zawartość zgodna jest z zapowiedzią (recenzją), czy książka jest odporna na dużą liczbę czytających. Tak robiliśmy kilka lat temu. Zamawialiśmy książki w 2–3 księgarniach. Książki kupowaliśmy średnio 2–4 razy w roku, aby zapewnić czytelnikom nowości. Zawsze przygotowujemy wykaz książek, które chcemy kupić. Teraz nasz organ finansowy zadecydował, że będą przetargi. Obawiam się, że to może opóźnić zakupy i mogą trafić się nietrafione tytuły. I jak przygotować specyfikację przetargową w tym przypadku. Na przetargi jestem uczulona, bo często doświadczam negatywnych skutków najważniejszego kryterium: najniższa cena.

Biblioteki funkcjonujące jako państwowe lub samorządowe instytucje kultury zaliczają się do sektora finansów publicznych, w związku z czym mają obowiązek stosować przepisy Prawa zamówień publicznych. Pytanie dotyczy dwóch zasadniczych kwestii: kiedy pojawia się obowiązek zastosowania procedury przewidzianej w p.z.p. oraz w jaki sposób przeprowadzić postępowanie, by biblioteka uzyskała takie książki, na jakich jej zależy.

Wartość konkretnego zamówienia

Jeśli chodzi o pierwsze zagadnienie, tj. sytuacje wymagające przeprowadzenia procedury przetargowej, do bibliotek stosuje się ogólne przepisy p.z.p. Ustawa stanowi m.in., że jej przepisów nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro. O obowiązku zastosowania p.z.p. decyduje zatem wartość konkretnego zamówienia, którego zamierza udzielić zamawiający, a nie łączna kwota środków przeznaczonych w jego planie finansowym na zakup określonych towarów. Podstawą ustalenia z kolei wartości zamówienia jest całkowite wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku VAT, oszacowane przez zamawiającego z należytą starannością.

W pytaniu wskazano, że dotychczas biblioteka kupowała książki kilka razy w roku, aby zapewnić czytelnikom nowości wydawnicze. Chęć zapewnienia nowości uzasadnia przeprowadzenie kilku postępowań w ciągu roku, w miarę pojawiania się na rynku nowych publikacji. Jeżeli w danym przypadku wartość zamówienia nie przekroczy równowartości 14 tys. euro, nie zajdzie potrzeba zastosowania procedury p.z.p. ?Nie będzie przy tym podstaw, by takie działania kwestionować z powołaniem się na bezprawne podzielenie zamówienia na części w celu uniknięcia przeprowadzenia przetargu. Takie udzielanie zamówień „na raty" jest bowiem uzasadnione potrzebą regularnego nabywania nowo wydawanych książek.

Jest swoboda

W zakresie natomiast, jak przeprowadzić postępowanie, które musi się odbyć w oparciu o przepisy p.z.p., należy zwrócić uwagę na następujące kwestie. Po pierwsze, to zamawiający ma obowiązek określić przedmiot zamówienia tak, by nie było wątpliwości, czego ma dotyczyć umowa. Musi go zatem opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący. Po drugie, zamawiający ma znaczną swobodę w określeniu, co zamierza nabyć. Ważne jest tylko, by to precyzyjnie wskazał i nie naruszał zasad uczciwej konkurencji. W przypadku bibliotek dobrym rozwiązaniem jest podanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykazu zamawianych książek, liczby egzemplarzy dla poszczególnych tytułów oraz innych cech, jakie książki powinny posiadać. Sporządzając specyfikację, zamawiający powinien być już zdecydowany na poszczególne tytuły – stąd też oceny, czy dana książka jest rzeczywiście warta nabycia, należy dokonać wcześniej. W specyfikacji należy podać dokładny tytuł zamawianej książki, autora, wydawnictwo, a także rok wydania. To jednak, jak zamawiający oceni, czy dany tytuł chce umieścić w wykazie, jest kwestią spoza procedury przetargowej.

Zawsze jest ryzyko

Co do możliwych opóźnień w nabyciu książek – cóż, ryzyko to wiąże się z każdym postępowaniem przeprowadzanym w oparciu o p.z.p. Opóźnienia wynikają najczęściej ze złożenia odwołań przez wykonawców niezadowolonych z wyniku przetargu. Należy zaznaczyć, że w postępowaniach o wartości poniżej tzw. progów unijnych (dla bibliotek zamawiających książki próg ten wynosi równowartość 200 tys. euro, zakres czynności zamawiającego, które można zaskarżyć, jest bardzo ograniczony i obejmuje:

- ?zastosowanie trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia ?z wolnej ręki lub zapytania o cenę;

- ?opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu;

- ?wykluczenie odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia;

- ?odrzucenie oferty odwołującego.

W katalogu nie wymieniono czynności wyboru oferty najkorzystniejszej. Jeśli więc przeprowadzono przetarg nieograniczony, w którym żadna oferta nie została odrzucona, ani żaden wykonawca wykluczony, to nie ma możliwości odwołania się od jego wyniku. Oznacza to, że zamawiający będzie mógł zawrzeć umowę z wybranym wykonawcą ?w stosunkowo krótkim czasie po rozstrzygnięciu przetargu.

—Barbara Załęcka, radca prawny, aplikant rzecznikowski ?w FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz