Podstawa do naliczenia składek za czas opieki na wychowawczym

Od września br. zmieniła się górna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych za pracowników przebywających na urlopach wychowawczych. W pewnym sensie zmieniło to metodologię ustalania tej podstawy. W ciągu ostatnich 3 lat to już trzecia zmiana przepisów w tym zakresie, co nastręcza pracodawcom problemów.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz tych, o których mowa w art. 6a ust. 1 pkt 1–4 znowelizowanej ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, stanowi obecnie równowartość 60 proc. prognozowanego na dany rok kalendarzowy przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Wcześniej pracodawcy porównywali wyliczoną podstawę wymiaru składek do kwoty równej 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego w komunikatach Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Zmiany co kwartał przysparzały wiele problemów z rozliczaniem składek.

Ustawa o sus zawiera jednak zastrzeżenie, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Jednocześnie też nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Obowiązują limity

W ten sposób pracodawca ma dwa górne progi graniczne, które musi uwzględnić w ustalaniu wysokości podstawy składek emerytalno-rentowych:

- indywidualnie ustaloną podstawę dla każdego pracownika – średnią pensję z 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy,

- równowartość 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej – od 1 września do końca roku to 2227,80 zł, a od stycznia 2014 r. na pewno kwota się zmieni.

Jeżeli wyliczona indywidualnie podstawa ubezpieczenia emerytalno-rentowego na urlopie wychowawczym jest niższa od kwoty 2227,80 zł, to składki trzeba liczyć od tej niższej – pod warunkiem, że nie jest to kwota niższa niż 75 proc. minimalnej płacy.

Przykład

Pani Monika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego chce wykorzystać urlop wychowawczy. Struktura wynagrodzeń przedstawia się następująco:

- lipiec – październik – urlop macierzyński,

- czerwiec – urlop macierzyński i absencja chorobowa,

- maj – ponad połowa miesiąca zwolnienie lekarskie,

- kwiecień – pełny miesiąc przepracowany 1900 zł,

- marzec – pełny miesiąc przepracowany 2345 zł,

- luty – ponad połowa miesiąca – absencja chorobowa,

- styczeń – pełny miesiąc przepracowany 2345 zł,

- grudzień – pełny miesiąc przepracowany 1900 zł,

- listopad – pełny miesiąc przepracowany 1900 zł.

Zgodnie z objaśnieniami ZUS, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek należy uwzględniać przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia uzyskane u danego płatnika. Pomijamy jednak miesiące, w których występują absencje dłuższe niż pół miesiąca oraz miesiące urlopu macierzyńskiego. Pozostają nam wtedy pełne miesiące pracy:

- kwiecień – 1900 zł,

- marzec – 2345 zł,

- styczeń – 2345 zł,

- grudzień – 1900zł,

- listopad – 1900 zł.

Suma wynagrodzeń: 10 390 zł : 5 = 2078 zł. Kwoty tej nie pomniejsza się o potrącone składki społeczne. Kwota 2078 zł jest niższa niż 2227,80 zł, dlatego za pełny miesiąc urlopu wychowawczego należy obliczyć składki do podstawy równej 2078 zł.

Sytuacja jest odwrotna, gdy z wyliczenia wychodzi, że średnia pensja pracownika jest wyższa niż 2278,80 zł – wtedy podstawę wymiaru składek trzeba ograniczyć do tej kwoty.

Przykład

Pani Mariola po zakończeniu urlopu macierzyńskiego chce wykorzystać urlop wychowawczy. Struktura wynagrodzeń przedstawia się następująco:

- lipiec – październik – urlop macierzyński,

- czerwiec – urlop macierzyński i absencja chorobowa,

- maj – ponad połowa miesiąca – absencja chorobowa,

- kwiecień – pełny miesiąc przepracowany 5500 zł,

- marzec – pełny miesiąc przepracowany 5500 zł,

- luty – ponad połowa miesiąca – absencja chorobowa,

- styczeń – pełny miesiąc przepracowany 5500 zł,

- grudzień – pełny miesiąc przepracowany 6000zł,

- listopad – pełny miesiąc przepracowany 6000 zł.

Suma wynagrodzeń – 28 500 zł : 5 = 5700 zł – jest wyższa niż 2278,80 zł, dlatego podstawę ogranicza się do tej kwoty.

Dolnym limitem jest kwota 1200 zł (75 proc. najniższego wynagrodzenia). Oznacza to, że bez względu na etat czy wyliczenia, raport za cały miesiąc przebywania na urlopie wychowawczym nie może być wystawiony z podstawą niższą niż 1200 zł.

Przydział podstawy składek z wychowawczego jest ograniczony górnym i dolnym limitem

Brak danych wyjściowych

W powyższych przykładach wyliczenie jest stosunkowo proste. W praktyce zapytań i niewiadomych jest więcej. Przede wszystkim ustawodawca postanowił, że podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych. W chwili obecnej, gdy wydłużono uprawnienia o dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski, może się okazać, że nie uda się ustalić przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za 12 miesięcy, bo w tym czasie nie wystąpi wypłata wynagrodzenia.

To niewątpliwie przeoczenie ustawodawcy, który wprowadzając nowelizację, mógł przepisy doprecyzować i urealnić.

Niekoniecznie jak zasiłek

ZUS twierdzi, że do ustalania przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa. Do podstawy trzeba więc przyjąć wynagrodzenie:

- takie, jakie pracownik by uzyskał, gdyby przepracował cały miesiąc – jeżeli jest opłacany stawką zmienną,

- kwotę z umowy – gdy wynagrodzenie jest ustalone stałą stawką miesięczną.

Redakcja „Rzeczpospolitej" już ponad rok temu sygnalizowała, że w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w zakresie ustalania podstawy składek na urlopie wychowawczym nie ma żadnej wzmianki o stosowaniu tej ustawy w tym przypadku. Może okazać się, że wytyczne ZUS w tym zakresie, nawet te korzystne dla pracowników, są pozbawione podstawy prawnej.

Pewne wskazówki pracodawcom dało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w wyjaśnieniach z 23 marca 2012 r. Wynika z nich, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać w szczególności:

- nagród uznaniowych,

- dodatków stażowych,

- dodatków służbowych i funkcyjnych,

- składników wynagrodzenia, uzależnionych bezpośrednio nie od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Premie, nagrody i inne składniki pensji, przysługujące za okresy miesięczne, uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej za te miesiące, z których ta podstawa jest ustalana. Świadczenia za okresy kwartalne bierze się pod uwagę w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się wychowawczy. Przy składnikach rocznych wlicza się natomiast 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.