Przetargi: Dokumenty można poprawiać tylko raz

Istota sporu

Przedsiębiorcy uczestniczący w przetargach publicznych powinni przykładać szczególną uwagę do etapu gromadzenia niezbędnych dokumentów, które będą później składali zamawiającemu. Jeżeli bowiem nie zgromadzą ich w komplecie, albo będą one zawierały błędy, zostaną wykluczeni z przetargu. Co prawda art. 26 ust. 3 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych zezwala na uzupełnienie lub poprawienie dokumentów w terminie wyznaczonym przez zamawiającego, to jednak naprawienie tych wad nie może się przeciągać i czynność ta nie może być powtarzana. Przekonała się o tym jedna z firm, wykluczona z przetargu na dostawę sprzętu komputerowego.

Stan faktyczny

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający, zgodnie z art. 26 ust. 1 prawa zamówień publicznych, zażądał od startujących w nim firm przedstawienia dokumentów – informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, potwierdzających posiadanie środków finansowych lub zdolności kredytowej na kwotę nie niższą niż 2 mln zł.

Jedna z firm do składanej przez siebie dokumentacji dołączyła bankowe zaświadczenie o posiadaniu takiej zdolności kredytowej przez przedsiębiorcę, który produkował sprzęt komputerowy (miał być on przez nią dostarczony do zamawiającego). Jednocześnie firma wskazała, że zgodnie z art. 26 ust. 2b prawa zamówień publicznych, na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu w tym zakresie powołuje się na zdolności finansowe innego podmiotu.

Zamawiający zgodził się z firmą i uznał, że mogła ona powołać się na zdolności finansowe innego podmiotu. Wskazał jednak, że przedsiębiorca do swojej oferty nie dołączył oświadczenia tego podmiotu – producenta sprzętu komputerowego, które potwierdzałoby, że przekazuje on do dyspozycji uczestnika postępowania przetargowego kwotę nie mniejszą niż 2 mln zł. Wobec tego zamawiający – na podstawie art. 26 ust. 3 prawa zamówień publicznych – wezwał wykonawcę do uzupełnienia złożonych dokumentów m.in. poprzez dołączenie do oferty pisemnego zobowiązania producenta sprzętu do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów w postaci zdolności finansowej, podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania tego podmiotu.

W wyznaczonym przez zamawiającego terminie wykonawca dostarczył żądane oświadczenie. Podpisane było ono jednak wyłącznie przez osobę umocowaną przez członków zarządu  firmy produkującej sprzęt do działania w jej imieniu w tym postępowaniu przetargowym. Umocowanie to nie obejmowało jednak wprost czynności związanych z potencjałem finansowym firmy. Zdaniem zamawiającego z tego względu dostarczone przez wykonawcę oświadczenie nie było prawidłowe, bowiem nie zostało podpisane przez osobę uprawnioną. Wykonawca został więc wykluczony z przetargu.

Wykluczona firma nie zgodziła się z takim rozstrzygnięciem zamawiającego. Przyznała, że złożone przez nią wraz z oświadczeniem pełnomocnictwo było wadliwe, ale jej zdaniem zamawiający – na podstawie art. 26 ust. 3 prawa zamówień publicznych - mógł ją wezwać do uzupełnienia również tego braku. Firma odwołała się więc do Krajowej Izby Odwoławczej.

Rozstrzygnięcie

KIO nie podzieliła jednak argumentacji przedstawionej przez wykluczoną z postępowania firmę i wskazała, że decyzja zamawiającego była prawidłowa. W swoim wyroku z 22 listopada 2012 r. (sygn. akt KIO 2494/12) KIO wskazała, że przy uzupełnianiu dokumentów, których pierwotnie zabrakło w ofercie, obowiązuje zasada, że muszą być one od razu uzupełnione poprawnie. Nie może być tak, że wykonawca najpierw uzupełnia brakujące dokumenty, a następnie w późniejszym terminie dodatkowo poprawia ich wady.

Firmy startujące w publicznych przetargach muszą więc wykazywać się szczególną starannością przy gromadzeniu wymaganych dokumentów i składaniu oferty. Wszelkie uchybienia popełnione na tym etapie postępowania, mogą skutkować utratą szansy na publiczny kontrakt. W konsekwencji może to doprowadzić firmę do poważnych problemów finansowych a nawet upadłości. Jak bowiem pokazują badania przeprowadzone w tym roku przez KPMG, CEEC Research i Norstat, aż ponad dziewięć na dziesięć firm budowlanych walczy o publiczne kontrakty wskazując, że obecnie jest to najbardziej skuteczny sposób pozyskiwania nowych kontraktów. Podobnie jest w innych niż budowlana branżach.

Wyrok KIO z 22 listopada 2012 r. sygn. akt 2494/12