Przedsiębiorstwa coraz częściej montują urządzenia telematyczne w swoich autach, ale także analizują zbierane przez nie dane. Pomaga to zoptymalizować działanie floty i wykonywanie zadań przez pracowników w terenie.

W jaki sposób wdrożyć monitoring służbowych aut i zadbać o zdobywane z niego informacje, aby było to zgodne z prawem i proces ten przebiegł sprawnie?

Spore zyski

Podstawowa wątpliwość dotycząca wprowadzenia monitoringu GPS dotyczy tego, czy trzeba o tym poinformować załogę lub czy musi ona zgodzić się na przetwarzanie danych związanych z wdrożeniem i działaniem systemu.

Pracodawca ma prawo chronić należące do niego mienie, np. samochody, i kontrolować jego wykorzystywania przez etatowców. Może monitorować położenie pojazdu, czas jego pozostawania w ruchu, ilość paliwa w baku, czas jego pobytu w danym obszarze i sposób eksploatacji (m.in. kontrola prędkości, stan licznika kilometrów). Za pomocą systemów monitoringu wolno mu także odzyskać pojazd, gdy zaginie lub zostanie skradziony. Gdy umowa o pracę określa miejsce wykonywania zadań pracownika jako określony obszar geograficzny, np. województwo mazowieckie, a jego obowiązki polegają m.in. na prowadzeniu pojazdu, sprawdzenie aktualnego położenia pojazdu za pomocą monitoringu pozwoli przekonać się, czy pracownik wywiązuje się z obowiązków. Rozwiązanie takie staje się koniecznością w wielu branżach, m.in. transportowej, produktów szybkopsujących się czy w ubezpieczeniach.

Jakie to dane

Dzięki zainstalowaniu urządzeń w pojeździe szef pozna informacje na temat samego auta, czyli numer rejestracyjny czy markę auta. Nie są to jednak informacje dotyczące osób fizycznych kierujących pojazdami. Na ich podstawie nie można bowiem zidentyfikować kierowcy. To pracodawca wie, który pracownik prowadzi konkretny pojazd. Stąd dane, do których szef uzyska dostęp w wyniku zamontowania monitoringu w należących do niego pojazdach lub autach prywatnych pracowników, nie są danymi osobowymi, jakie chroni ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm., dalej ustawa). Dlatego nie trzeba uzyskiwać zgody etatowca na wykorzystanie i przetwarzanie jego danych osobowych pozyskanych w związku z zamontowaniem GPS w pojeździe firmowym.

W rozumieniu art. 6 ust. 1 ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jak wynika z ust. 2 tego artykułu, osobą możliwą do zidentyfikowania jest ta, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Zgodnie natomiast z ust. 3 tego przepisu informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Z kolei na gruncie art. 6 ustawy oraz dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 25 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych dane osobowe to zestaw informacji pozwalający zidentyfikować określoną osobę w takim stopniu, aby było możliwe odróżnienie jej od innych osób, których dane dotyczą i skontaktowanie się z nią lub w znacznym stopniu ułatwiający kontakt z tą osobą i wyciąganie wniosków na jej temat na podstawie dostępnych danych.

Przy przetwarzaniu są one uznawane za dane osobowe dopóty, dopóki można stwierdzić ich związek z osobą, której dotyczą. Ustawa nie  dostarcza precyzyjnych wskazówek, za pomocą których  można z całkowitą pewnością stwierdzić,  które z danych są osobowe, a które takich cech nie mają.

Chuchać na zimne

W praktyce nie uznaje się zbieranych przez GPS danych za wrażliwe i podlegające ochronie przez te akty prawne. Lepiej jednak, aby pracodawca przestrzegał dobrych praktyk przy wdrażaniu monitoringu w firmie. Po pierwsze sposób badania musi być adekwatny i proporcjonalny do potrzeb i interesów zakładu. Po drugie pracownika należy poinformować o stosowaniu monitoringu, oraz o tym, jakie dane w ten sposób pracodawca będzie pozyskiwał oraz do jakich celów i przez kogo są lub mają być one wykorzystane w przyszłości. Te warunki może określić w umowie o pracę lub w osobnym dokumencie. Jego odbiór pracownik potwierdza pisemnie.

Jeśli monitoring ma być zainstalowany w pojeździe, który nie jest własnością pracodawcy (bądź jest przedmiotem najmu, dzierżawy czy leasingu), szef musi uzyskać zgodę jego właściciela. Ponadto ma go poinformować, w jaki sposób użytkować sprzęt i jak zgłaszać np. zaginięcie pojazdu.

Autor jest dyrektorem sprzedaży na Polskę oraz Europę Środkowo-Wschodnią Cartrack Polska

Rynek rośnie

Według danych ABI Research, liczba subskrypcji urządzeń i aplikacji, służących do monitoringu pojazdów może wzrosnąć globalnie do 107 mln w 2018 r. z blisko 5,5 mln pod koniec 2013 r. W Polsce, według badań Instytutu Keralla Research, na koniec 2011 r. GPS był zainstalowany w blisko 145 tys. aut.

Źródło efektywności i wymagań

Bartłomiej Dębski, prezes zarządu Cartrack Polska, oddziału jednego z największych dostawców usług GPS

Poza znacznymi oszczędnościami związanymi z obniżką zużycia paliwa czy ograniczeniem awaryjności aut monitoring GPS pozwala sprawdzić działania pracowników w terenie. Niejednokrotnie przedsiębiorstwa po raz pierwszy mogą przeanalizować, co robią na co dzień ich przedstawiciele handlowi, dostawcy czy serwisanci. Niewykluczone, że taka wiedza przyczyni się do pozytywnych zmian w firmie w zakresie wzrostu efektywności działań w terenie i optymalizacji kosztów aktywności etatowców. To także źródło danych, które pozwala stworzyć w firmie efektywny system nagradzania.

Jednak z tych samych powodów załoga może negatywnie odebrać wprowadzenie monitoringu. Dlatego trzeba to dobrze przygotować, wdrożyć zgodnie z prawem, zapewnić pełną informację i wytłumaczyć powody zmian i korzyści płynące z zainstalowania monitoringu dla firmy i załogi.

Grzegorz Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak

Skoro samochód jest przypisany określonemu pracownikowi, dane dotyczące jego „marszruty" są danymi osobowymi. Nie oznacza to jednak, że instalowanie urządzeń geolokalizacyjnych w pojazdach służbowych jest z gruntu nielegalne. Muszą być jednak spełnione pewne warunki, aby zgodność z prawem takiej praktyki była „do obrony". Przede wszystkim chodzi o transparentność, tj. pracownik powinien być poinformowany o stosowaniu GPS. Ponadto użycie tego środka ma służyć ochronie skonkretyzowanych dóbr pracodawcy, np. interesów majątkowych, których innymi, mniej dolegliwymi sposobami nie da się w tym samym stopniu zapewnić. Stosowanie GPS w autach upowszechnia się. Powody instalowania takiego zabezpieczenia są powszechnie znane – ochrona własności. Trudno odmówić tego prawa pracodawcom w odniesieniu do ich samochodów.