Przy okazji podejmowania czynności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej z wielu względów przydatne może być ustanowienie pełnomocnika.
W samym pełnomocnictwie należy dokładnie oznaczyć:
- mocodawcę, czyli przedsiębiorcę,
- pełnomocnika,
- zakres czynności, do których pełnomocnik jest upoważniony.
W praktyce można spotkać pełnomocnictwa formułowane bardzo ogólnie, czasem nawet hasłowo. Lepiej jest jednak dokładnie sprecyzować wskazane informacje, rezygnując z powielania często złych, ogólnych wzorów.
Ważne jest to zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi szerszą działalność i różnicuje w ramach pełnomocnictw zakres możliwych do wykonania działań.
Przy okazji ustanawiania pełnomocnika, jeśli nie jest nim osoba zasługująca na pełne, bezgraniczne zaufanie mocodawcy, zasadne jest zabezpieczenie się w postaci zawarcia umowy mocodawcy (przedsiębiorcy) z pełnomocnikiem. Samo pełnomocnictwo nie powoduje bowiem powstania obowiązków po stronie pełnomocnika – do tego potrzebna jest umowa.
Pełnomocnictwa dzielą się na ogólne, rodzajowe i szczególne. Ogólne odnosi się do tzw. spraw zwykłego zarządu. Oznacza to, że pełnomocnik na takiej podstawie może podejmować jedynie zwykłe, typowe dla przedsiębiorcy czynności.
Jeżeli określona czynność wiąże się z poważnymi konsekwencjami finansowymi dla przedsiębiorcy albo wpływa w sposób kluczowy na zakres prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności, to pełnomocnictwo ogólne nie wystarczy. Podobnie jest, gdy w ustalonej strukturze przedsiębiorcy do dokonania określonej czynności niezbędne jest zastosowanie właściwej procedury podejmowania decyzji (zgoda danego organu przedsiębiorcy). Przykłady czynności przekraczających zwykły zarząd to zbywanie i obciążanie nieruchomości, zaciąganie pożyczek wekslowych czy przekazywanie darowizn. Jeżeli pełnomocnik podejmie tego rodzaju działania jedynie na podstawie ogólnego pełnomocnictwa, to będzie on działał z przekroczeniem pełnomocnictwa. Podjęta przez niego czynność jest nieważna.
Pełnomocnictwo rodzajowe polega na umocowaniu do określonych rodzajów czynności. Mogą one dotyczyć zwykłego zarządu, jak też przekraczać zwykły zarząd. Zakres takiego pełnomocnictwa określany jest dowolnie, zależy od potrzeb. Mogą to być czynności związane ze zbywaniem i obciążaniem nieruchomości lub zawieraniem innych, określonych w pełnomocnictwie umów.
Natomiast pełnomocnictwo szczególne tworzone jest na podobnej zasadzie. Odnosi się jednak nie do konkretnego rodzaju czynności, ale konkretnej czynności (np. sprzedaży konkretnej nieruchomości). Również ono może dotyczyć czynności zwykłych, typowych, jak też takich, które przekraczają zwykły zarząd.
Wybór rodzaju pełnomocnictwa zależy od przedsiębiorcy. Szczególną i specyficzną jego formą jest prokura (która występuje niezależnie od wskazanych wyżej przesłanek).
Warto pamiętać, że gdy pełnomocnictwo dotyczy formy szczególnej, wymagającej np. aktu notarialnego, to ono samo taką formę musi przyjąć.
