Rz: PARP ogłosił wyniki ostatnich w tym roku konkursów w ramach tzw. działanie 8.2 „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B". Państwo współpracują z firmami realizującymi takie projekty. Na jakie problemy najczęściej napotykają firmy, które dostały dofinansowanie?
Katarzyna Borowska:
Wielu przedsiębiorców utożsamia realizację projektu z obowiązkiem składania wniosków o płatność, który jest formą rozliczenia dotacji. Zanim jednak rozpoczniemy rozliczanie przyznanego dofinansowania czeka nas ogrom prac przygotowawczych związanych z prowadzeniem całego procesu. Wniosek o płatność jest kamieniem milowym w realizacji całego projektu, ale należy podkreślić, że projekt nie równa się tylko wniosek o płatność. Aby sprawnie rozliczyć dotację powinniśmy myśleć o prowadzeniu projektu, zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Dla wielu osób, które nigdy nie miały do czynienia z Unią Europejską, terminologia i procedury unijne są trudne do zrozumienia. Czy istnieją jakieś zasady, których stosowanie pozwala sprawnie przejść przez gąszcz procedur i wymagań unijnych?
Przede wszystkim nasze myślenie o realizacji projektu nie może skupiać się głównie na gromadzeniu faktur. Udokumentowanie poniesionych wydatków jest ostatnim etapem rozliczenia i przebiega sprawnie pod warunkiem, że wcześniejsze działania są zgodne z procedurami i harmonogramem rzeczowo-finansowym, stworzonym na etapie przygotowywania projektu. Nasze myślenie o realizacji powinno zatem skupiać się głównie na działaniach merytorycznych, a dopiero w drugiej kolejności na finansach. I tutaj pojawia się kwestia nie „za ile", ale „kogo" wybierzemy jako wykonawcę naszego rozwiązania B2B.
Czy istnieją dobre praktyki w tym zakresie, zasady, którymi można kierować się przy wyborze wykonawców?
Wyboru wykonawców można dokonać na dwa sposoby. Pierwszy z nich to rozeznanie rynku, czyli porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług. Drugi to zasada konkurencyjności. O tym drugim sposobie proceduralnie możemy mówić, gdy wartość naszego zamówienia przekracza kwotę 14 tys. euro. Jednak naszym zdaniem, mimo że bardziej zawiłe, jednak bezpieczniejsze jest stosowanie zasady konkurencyjności. Mianowicie, kiedy kwota oferowanych usług u jednego wykonawcy, który został wybrany zasadą rozeznania rynku przekroczy wskazaną kwotę będziemy zmuszeni dokonać ponownego postępowania i wybrać kogoś innego. W wyniku czego mogą wystąpić problemy organizacyjne i merytoryczne, które przyczynią się do przesunięcia terminów harmonogramu projektu.
O czym najczęściej firmy zapominają przy wyborze wykonawcy?
Ważne jest to, że kontrola poprawności przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy jest sprawdzana nie na etapie realizacji, ale na etapie składania wniosku o płatność lub dopiero kontroli. Dlatego istotna jest tutaj kwestia przygotowania zapytań ofertowych, warunków oceny ofert i protokołu z wyboru dostawcy.
