Jak napisać regulamin konkursu

Konkurs to dobry i niedrogi sposób na promocję firmy, umożliwiający stworzenie bazy potencjalnych klientów. Jego organizacja wydaje się prostym narzędziem marketingowym, często jednak od strony formalno-prawnej jest dla przedsiębiorców wyzwaniem. Przedsiębiorca, który chce przeprowadzić konkurs, zobligowany jest do sporządzenia i udostępnienia uczestnikom odpowiedniego regulaminu.

To nie jest gra losowa

Przed uruchomieniem konkursu należy zastanowić się jak konkurs zorganizować, aby nie był on grą losową. Gry losowe reguluje ustawa z 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (DzU z 2009 r., poz. 201 nr 1540 z późn.zm.), co nakłada na organizatora dodatkowe wymagania. Zgodnie z art. 2 ust. 1  tej ustawy grami losowymi są gry o wygrane pieniężne lub rzeczowe, których wynik zależy od przypadku (loterie pieniężne, gry pieniężne). Jeżeli mamy do czynienia z grą losową, wówczas musimy uzyskać zezwolenie dyrektora izby celnej, na którego obszarze właściwości miejscowej prowadzona będzie gra. Aby uzyskać zezwolenie, należy udokumentować  legalność pochodzenia źródeł kapitału, mieć dokumenty zaświadczające o niezaleganiu z zapłatą podatków, należności celnych, a także składek ZUS. Dodatkowo możliwość organizacji określonego typu gry losowej zależy od typu i działalności organizatora. Za organizację gier losowych bez zezwoleń grożą kary pieniężne. Warto więc zadbać, aby postanowienia regulaminu konkursu zawierały jasne i precyzyjne zasady i nie istniało zagrożenie uznania go za grę losową.

Nagrodami mogą być rabaty i zniżki na zakup produktów oferowanych przez organizatora

Regulamin musi być napisany w precyzyjny i zrozumiały sposób. Przede wszystkim  trzeba poinformować uczestników o tym, kto jest organizatorem, kto odpowiada za nadzór oraz jakie są warunki uczestnictwa w konkursie. Należy jasno określić, na jakiej zasadzie zostanie wyłoniony zwycięzca, a także, jakie nagrody można wygrać. Ważne jest ustalenie ram czasowych konkursu. Nie wolno zapomnieć o poinformowaniu do jakich celów wykorzystane zostaną przekazane przez uczestników dane osobowe. Jeśli uczestnik nie wyraził zgody, nie wolno wykorzystywać ich do celów marketingowych. Treść regulaminu nie może być sprzeczna z prawem. Warto też pamiętać o art. 5 kodeksu cywilnego (postanowienia regulaminu nie mogą być sprzeczne nie tylko z prawem, ale również z zasadami współżycia społecznego i nie mogą prowadzić do obejścia ustawy). Przedsiębiorca powinien przemyśleć wszystkie zawarte w regulaminie zapisy, ponieważ może być to szczególnie przydatne przy rozpatrywaniu reklamacji lub odpowiedzi na wątpliwości odbiorców. Pamiętajmy, że czas określony na składanie reklamacji nie może być zbyt krótki. Jeśli organizowany jest internetowy konkurs należy zadbać o to, aby regulamin określał, kto jest jego organizatorem - musi wskazywać firmę, np. podmiot prowadzący sklep, a nie portal społecznościowy, który jest tylko narzędziem do reklamowania. Dodatkowo wskazać należy wymagania techniczne niezbędne do wzięcia udziału w konkursie. Ponadto trzeba określić sposób wyrażenia zgody na przystąpienie do konkursu. Przykładowo, organizując konkurs poprzez Facebooka, należy pamiętać o tym, że wykorzystanie funkcji portalu, takich jak kliknięcie przycisku „lubię to", nie może być traktowane, jako formalna zgoda na udział w konkursie. Można w tym zakresie skorzystać z e-maila lub stworzonej na potrzeby konkursu aplikacji. Organizatorzy konkursów internetowych zapominają również o tym, że publiczne informowanie o tym, kto wygrał konkurs wymaga zgoda osoby zainteresowanej. Jeśli, organizując konkurs, tworzą zbiór danych osobowych, podlega on obowiązkowi rejestracji u generalnego inspektora ochrony danych osobowych.

Należy pamiętać, że obligatoryjnym elementem prawidłowego przeprowadzenia konkursu jest akceptacja jego postanowień przez każdego z uczestników w chwili przystępowania do konkursu. Nie można domniemywać akceptacji regulaminu – musi nastąpić faktyczne zapoznanie się z nim. W praktyce przebiega to w różnych formach: m.in. poprzez udostępnienie w miejscu zapisywania się do konkursu regulaminu do wglądu, a w przypadku konkursów internetowych poprzez zamieszczenie go na stronie internetowej z informacjami na temat konkursu i wymogiem potwierdzenia jego akceptacji.

Jakie nagrody

Nagrodami w konkursie mogą być pieniądze, nagrody rzeczowe a także usługi, w zakresie, w jakim obrót nimi nie jest ograniczony przepisami. W szczególności należy pamiętać o dobrach, które podlegają koncesjonowaniu lub ich obrót jest regulowany w inny sposób. Przykładowo nagrodami nie mogą być: napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe, materiały wybuchowe, energia elektryczna, produkty energetyczne. Nagrodami mogą być natomiast różnego rodzaju rabaty i zniżki na zakup produktów oferowanych przez organizatora konkursu. Regulamin konkursu może również dopuszczać możliwość wyboru wygranej przez zwycięzcę. Wybór taki może być ograniczony liczbą określonych dóbr, ich ceną, datą wykonania i innymi warunkami.

Przepisy nie ograniczają sposobów wręczania nagród. Ich odbiór może następować osobiście lub za pośrednictwem innych osób. Dopuszczalna jest również przesyłka kurierska lub pocztowa. W przypadku wygranych pieniężnych mogą być one wręczane „w gotówce" lub w formie bezgotówkowej (przelew na rachunek uczestnika lub wystawienie czeku). Odbiór nagród w postaci upustu lub zniżki na produkty organizatora konkursu lub oferowane przez niego usługi może wiązać się z wręczeniem dokumentu umożliwiającego skorzystanie z takiej usługi. Dokumentem może być np. bon, voucher, znak legitymacyjny itp.

Uważaj na klauzule niedozwolone

Organizatorzy akcji promocyjnych, konkursów czy loterii z udziałem konsumentów powinni zachować szczególną ostrożność, opracowując niezbędne do ich przeprowadzenia regulaminy. Muszą bowiem wystrzegać się wprowadzania do regulaminów niedozwolonych klauzul umownych. Czym one są? Zgodnie z art. 3851 k.c. to postanowienia umowy zawieranej z konsumentem nieuzgodnione z nim indywidualnie, które jednocześnie kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy. Za nieuzgodnione indywidualnie uznaje sie te postanowienia, na których treść konsument nie miał rzeczywistego wpływu. Regulamin jest to swoisty rodzaj umowy pomiędzy organizatorem, a uczestnikiem, która określa prawa i obowiązki obu stron.

—Dariusz Prymon

Zdaniem autora

Dariusz Prymon prawnik w kancelarii  PIERÓG & Partnerzy Kancelaria Prawna

Prawidłowo napisany regulamin umożliwia sprawne przeprowadzenie konkursu i zabezpiecza finansowe interesy organizatora. Jeśli regulamin nie spełnia warunków wskazanych obok może okazać się, że uczestnicy będą kierować do organizatora pytania z prośbami o wyjaśnienie niejasności i reklamacje. Uwzględnianie słusznych reklamacji może wiązać się z dodatkowymi kosztami zaś nieprecyzyjnie skonstruowany regulamin, może zaprowadzić organizatora do sądu na skutek roszczeń uczestników bądź potencjalnych uczestników.