Dopłata z Unii niższa niż koszty płac

Podmioty realizujące projekty współfinansowane z funduszy europejskich często stają przed decyzją, na jakich warunkach zatrudnić personel, który ma go realizować. W składanych wnioskach informacje o zatrudnieniu często są podawane ramowo (np. zatrudnienie na etat czy też umowę cywilnoprawną). Nierzadko zdarza się jednak, że zespół piszący wniosek o dofinansowanie projektu nie zdaje sobie sprawy z finalnych rozwiązań, które trzeba będzie podjąć, aby zrealizować przedsięwzięcie.

Źródło finansowania

W każdym ze współfinansowanych przez Unię Europejską projektów istnieje katalog dopuszczalnych wydatków. W zależności od rodzaju projektu, instytucje odpowiedzialne za prawidłowe finansowanie beneficjentów opierają się na wytycznych co do kwalifikowalności wniosków. W dokumencie tym znajdziemy też informacje na temat zasad wynagradzania, jakie są akceptowane przez instytucję płatniczą i które zostaną uznane jako koszty kwalifikowane, czyli takie, na które instytucja zgodzi się pokryć dotacje, nie żądając ich zwrotu.

Najczęstsze dofinansowania, jakie uzyskują beneficjenci, to dopłaty z programów operacyjnych w związku z Narodową Strategią Spójności. Każdy z programów pomocowych określa, na jakie typy różnorodnych przedsięwzięć przewiduje się udzielanie wsparcia finansowego, a jednocześnie ustala podmioty, które mogą ubiegać się o dotacje. Najwięcej do czynienia z wynagrodzeniami mają beneficjenci Programu Kapitał Ludzki oraz Programu Innowacyjna Gospodarka.

Przepisy i wytyczne

Elementarz realizowania projektu stanowią Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w zakresie programu operacyjnego, które ustanawia minister właściwy ds. rozwoju regionalnego. Ten dokument jest syntezą kilku Rozporządzeń Rady (WE), ustawy z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 84, poz. 712 ze zm.) oraz  porozumienia między rządem Polski a Radą WE. Każdy program operacyjny ma własne wytyczne, a między nimi mogą wystąpić różnice w kwalifikowaniu środków. Aktualne wytyczne dla poszczególnych programów znajdują się na stronie: http://www.efs.gov.pl.

„Kapitał Ludzki"

Najważniejsza w finansowaniu projektów jest zgodność z prawem. Potwierdza to podrozdział 5 wytycznych. Nakazuje on ponosić wydatki związane z wynagrodzeniem personelu zgodnie z przepisami krajowymi – w szczególności z kodeksem pracy oraz kodeksem cywilnym. Skutkuje to tym, że wszelkie finansowanie niezgodne z przepisami oznacza uznanie kosztów za niekwalifikowane.

Za koszty kwalifikowane w zakresie programu operacyjnego „Kapitał Ludzki" uznaje się, co do zasady, wszystkie składniki wynagrodzenia. W ciężar projektu można też zaliczyć składki od pracodawcy na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, a także odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (jeżeli przepisy szczególne nie zabraniają tworzenia odpisów z realizowanych projektów). Jeśli zaś chodzi o „trzynastą pensję", to kwalifikuje się ją wyłącznie wtedy, gdy prawo do niej wynika z właściwych przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w jakiej wynagrodzenie będące podstawą jej naliczenia jest rozliczane w zakresie projektu.

Bardzo ważne jest też ustalenie, czy osoba zaangażowana w projekt wykonuje obowiązki tylko w tym przedsięwzięciu, czy też w innych projektach z zakresu programu operacyjnego „Kapitał ludzki" >patrz ramka.

Bardzo istotne jest prawidłowe ustalenie stawki wynagrodzenia. Choć wytyczne nie nakazują przeliczania pensji na stawkę za godzinę (stawki jednostkowe ustalono jedynie w stosunku do szkoleń językowych i komputerowych), to pojawia się generalna klauzula o kwalifikowaniu wydatków na wynagrodzenie personelu pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom stosowanym u beneficjenta.

Dotyczy to również pozostałych składników pensji zatrudnionych, np. nagród i premii. Oznacza to, że osoba, której stawka godzinowa wynosi np. 15 zł za godzinę pracy u pracodawcy, powinna być wynagradzana analogicznie w projekcie. Instytucja kontrolująca może nie zaakceptować wszelkich zwiększeń zarobków z projektu, gdzie kwoty w przeliczeniu na stawkę godzinową, stawkę miesięczną bądź ogólnie w relacji do wynagrodzenia otrzymywanego od pracodawcy, a niezwiązanego z projektem,  instytucja kontrolująca może nie zaakceptować.

Wybór formy pracy

Podstawę zatrudnienia wybiera się na samym początku, w momencie pisania wniosku o dofinansowanie. Niewątpliwie najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zatrudnienie na umowę o pracę w obrębie projektu. Należy wtedy zachować łącznie warunki:

Pracownikowi można wydzielić cząstkę etatu z zatrudnienia u swojego pracodawcy, na wykonywanie zadań w projekcie. Trzeba wtedy pamiętać o spełnieniu dodatkowych warunków:

Kłopoty z rozliczeniem

Najczęściej pracę osoby, która uczestniczy w realizacji projektu, wynagradza się dodatkowymi składnikami płacowymi od instytucji otrzymującej dofinansowanie, w której jest ona zatrudniona na umowę o pracę. W tym zakresie często zdarzają się rozbieżności. Polegają na tym, że projekt ustala jakąś ryczałtową kwotę dofinansowania na zadanie o wartości, np. 1600 zł, gdzie osoba mająca je wykonać otrzymuje pensję w tej właśnie stawce. Bardzo ciężko wtedy prawidłowo sfinansować projekt. Przede wszystkim wytyczne w programie operacyjnym „Kapitał Ludzki" ograniczają wysokość dodatkowych składników do wysokości 40 proc. pensji brutto. Należy też pamiętać, że w razie wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego beneficjenta, personelowi projektu przysługuje wyłącznie jeden dodatek. Kolejne obwarowania dotyczą przyznawania nagród i premii:

Dlatego całkowicie poza kwalifikowalnością są nagrody uznaniowe, dodatki kwotowe i wszelkie składniki nieusankcjonowane w wewnętrznym akcie prawnym dotyczącym prawa pracy i obejmującym ogół pracowników.

Bardzo istotne jest też prawidłowe przypisanie zakresu obowiązków dla danego pracownika realizującego projekt oraz sporządzanie kart pracy dokumentujących czynności wykonane w jego zakresie.

Cywilne to ryzyko

Przy angażowaniu personelu na umowy cywilnoprawne należy zachować szczególną ostrożność. Przy zawarciu umowy o pracę w celu realizacji projektu nie trzeba organizować przetargu. Natomiast zlecając zadania na kontrakty cywilnoprawne konieczne jest:

W praktyce konieczne jest stosowanie trybów konkurencyjnych ustawy Prawo zamówień publicznych, gdy przewidywane wynagrodzenia przekraczają równowartość 14 tys. euro netto (tj. bez podatku od towarów i usług). Dlatego przed powierzeniem jakiegokolwiek działania na umowę cywilnoprawną, należy się upewnić, czy nie trzeba zastosować któregoś z trybów narzuconych przez wytyczne. Złudne jest zatem przeświadczenie, że gwarantem poprawnego wykonania umowy jest dobór personelu przez kierownika projektu według jego uznania.

Przedmiot umowy musi być też zgodny z jej nazwą, tj. nie można zawrzeć umowy o dzieło, gdy chodzi o wykonywanie czynności typowych dla zlecenia. W przypadku powierzenia umowy cywilnoprawnej pracownikowi należy natomiast sprawdzić, czy zakres obowiązków nie pokrywa się z przedmiotem jego angażu. Jeśli okaże się, że pracownik świadczy pracę w godzinach nadliczbowych, instytucja kontrolująca uzna taki stan rzeczy za niekwalifikowany.

„Innowacyjna Gospodarka"

W tym programie operacyjnym obowiązuje zasada, że beneficjent musi stosować „Wytyczne programowe" w wersji obowiązującej w chwili:

W przypadku zmian w „Wytycznych programowych" na korzyść beneficjenta, może on powoływać się na zasady obowiązujące w dniu dokonania odpowiedniej czynności lub operacji związanej z realizacją projektu. Podstawowe zasady wynagradzania pracowników zaangażowanych w projekt są określone w rozdziale 6.2 (podrozdział 2) Wytycznych.

Zasady obowiązujące w wynagradzaniu w tym programie operacyjnym są prostsze i obwarowane mniejszą liczbą zastrzeżeń w porównaniu z programem „Kapitał Ludzki". Co do zasady kwalifikowane są wydatki poniesione na wynagrodzenia wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne osób zaangażowanych w realizację projektu, ponoszone ze środków własnych wnioskodawcy, wypłacane na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. W wytycznych są enumeratywnie wyliczone składniki, które są dopuszczalne, takie jak:

Należy pamiętać, że niekwalifikowane są wydatki na takie formy finansowania jak: nagrody jubileuszowe, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, odprawy emerytalno-rentowe, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, ekwiwalent za urlop (pełny katalog kosztów niekwalifikowanych określają wytyczne). Większość wypłat wynagrodzeń w tym programie dokonuje się na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Wynika to ze specyfiki projektów, których przedmiotem są zazwyczaj badania naukowe i wdrażanie ich do przemysłu oraz rozwój nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań.

Ograniczone uczestnictwo

W historii zmian wytycznych dotyczących programu „Kapitał ludzki" widać wyraźną tendencję do ograniczania zatrudniania tych samych osób w kilku projektach unijnych. Wynika to z faktu, że w początkowym okresie finansowania mało było specjalistów znających i potrafiących np. rozliczyć i prowadzić projekty. Dlatego pracowali oni przy kilku naraz i zdarzało się, że wynagrodzenie płacone z projektów było kilkakrotnie wyższe niż wynikające z podstawowego zatrudnienia u beneficjenta. Dlatego też w wytycznych jest warunek, że osoba pracująca w kilku projektach: