Firmy mają problemy z wystawianiem świadectw pracy

Świadectwo pracy to dokument, który potwierdza, jaki pracownik ma staż pracy wymagany przy ustalaniu prawa do emerytury. Dlatego jest tak ważne dla każdego etatowca, a jego treść wnikliwie analizują organy ubezpieczeniowe i ewentualne błędy mogą wymagać sprostowania.

Sprawę komplikuje to, że po zmianach z 21 marca 2011 r. obowiązki pracodawcy wynikające z art. 97 k.p. nie są już jednoznaczne. Wątpliwości dotyczą terminu wystawienia świadectwa pracy zatrudnianemu na czas nieokreślony lub wykonującemu prace sezonowe. Przepisy nie rozstrzygają też, jak traktować okresy pracy przypadające przed wejściem w życie nowelizacji i kiedy wystawić za nie dokument. Problematyczny jest także sposób uwzględnienia w nim niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, gdy podwładny nadal pracuje w tej samej firmie.

Pierwotnie świadectwo pracy było dokumentem wystawianym w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy, a pracodawca podsumowywał w nim zakończony okres zatrudnienia. Wydanie go etatowcowi, który kontynuuje zatrudnienie, należało do wyjątków, gdyż następowało jedynie na żądanie podwładnego, gdy ustawało zatrudnienie na umowie terminowej i bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej. Wprowadzenie powszechnego wymogu wydawania świadectw w trakcie trwania stosunku pracy komplikuje sposób wypełniania tego dokumentu, stworzonego w innym celu.

Co podawać przy urlopie wypoczynkowym

W ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy szef musi wskazać urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (załącznik do rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, DzU nr 60, poz. 282 ze zm., zawierający wzór świadectwa pracy).

Ustawodawca wyodrębnił ponadto rubrykę, w której wykazuje się liczbę wybranych dni urlopu na żądanie z 4-dniowej puli na rok kalendarzowy (art. 1672 k.p.). Z zawartych w załączniku do rozporządzenia wskazówek dotyczących sposobu wypełniania świadectwa wynika, że należy tam podać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego etatowcowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które należy się ekwiwalent pieniężny. To zaś oznacza, że rozwiązanie stosunku pracy rodzi konieczność rozliczenia się z podwładnym z całego urlopu wypoczynkowego, nabytego w roku kalendarzowym proporcjonalnie do przepracowanego w nim okresu. Tu informacja wskazana w świadectwie jest kompleksowa. Odnosi się zarówno do urlopu wybranego w naturze, jak i do tej jego części, za którą szef wypłacił ekwiwalent.

Te zasady nie dają się zastosować, gdy dochodzi do zakończenia zatrudnienia na podstawie jednej umowy, jeśli kontynuuje się je na kolejnej. W takim wypadku podwładny przede wszystkim nadal może wziąć urlop w naturze, co wyklucza zastąpienie go ekwiwalentem (art. 171 § 3 k.p.). Czy zatem w świadectwie wydawanym za 24 miesiące etatu na umowach terminowych pracodawca podaje liczbę dni urlopu, do której podwładny nabył prawo w danym roku w trakcie trwania zakończonych już angaży? W świetle § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. byłoby to błędne, gdyż przepis ten stanowi o „wykorzystanym urlopie wypoczynkowym". W tych okolicznościach zatem podaje się liczbę dni urlopu faktycznie wykorzystanego z puli należnej na rok kalendarzowy.

Przykład

Pracownika zatrudniono na 3-miesięczny okres próbny, a następnie na czas określony (rok i 9 miesięcy), który upłynął 30 czerwca 2013 r. Od 1 lipca 2013 r. strony kontynuowały zatrudnienie na kolejnej umowie na czas określony. Ponieważ jednak upłynęły 24 miesiące angażu na umowach terminowych, szef musi wydać świadectwo pracy (art. 97 § 12 k.p.). Podwładny nie wykorzystał przy tym ani jednego dnia urlopu za 2013 r., gdyż dysponował jeszcze zaległym wypoczynkiem z 2012 r. W takim wypadku w ust. 4 pkt 1 świadectwa wskazuje się 0 dni wykorzystanego urlopu, choć w związku z posiadanym ponad 10-letnim stażem urlopowym podwładny nabył od stycznia do czerwca 2013 r. prawo do 13 dni wakacji.

Czy ujawniać okresy sprzed nowelizacji

Zmiany do art. 97 k.p. są skutkiem ustawy z 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (DzU nr 36, poz. 181, dalej nowelizacja). Zawiera ona 2 przepisy przejściowe rozstrzygające, w jakich okolicznościach działają nowe zasady wystawiania świadectw. Z art. 3 tej regulacji wynika, że art. 97 § 11 – 13 k.p. stosuje się do stosunków pracy nawiązanych na podstawie wymienionych tam rodzajów umów o pracę, licząc od dnia wejścia w życie nowelizacji. Z kolei art. 2 ustawy nakazuje wydawać świadectwo na dotychczasowych zasadach, jeśli w dniu wejścia w życie nowelizacji trwa kolejna umowa o pracę nawiązana bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.

Literalne brzmienie przepisów wskazuje więc, że szef wystawia „cząstkowe" świadectwo jedynie za okresy zatrudnienia na okres próbny, czas określony lub czas wykonania określonej pracy zawarte po 21 marca 2011 r. Z kolei przy umowach nawiązanych przed tą datą wymóg stosowania dotychczasowych zasad oznacza, że konieczność wystawienia świadectwa wystąpi jedynie wtedy, gdy pracownik żąda tego bezpośrednio po rozwiązaniu takiego angażu. Przyjęcie tej wykładni prowadzi jednak do absurdalnych wniosków. Może bowiem powodować przerwy w okresach potwierdzonych kolejnymi świadectwami.

Przykład

Pracownika zaangażowano na miesięczny okres próbny 1 lutego 2011 r. Po nim strony zawarły roczną umowę na czas określony. Rozwiązała się ona 28 lutego 2012 r., a 1 marca strony zawarły kolejny angaż na 2 lata. W takim wypadku obowiązek wystawienia cząstkowego świadectwa powstanie dopiero 28 lutego 2014 r. Wynika to stąd, że dwie pierwsze umowy były zawarte jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji art. 97 k.p., przez co zgodnie z przepisem przejściowym należy do nich stosować poprzednie regulacje. W efekcie jeśli pracownik nie wystąpił 28 lutego 2012 r. o wystawienie świadectwa za dotychczasowy okres pracy w myśl art. 97 § 11 k.p. w poprzednim brzmieniu, otrzyma je dopiero przy definitywnym rozwiązaniu umowy, łącznie z późniejszymi okresami zatrudnienia na czas nieokreślony. W praktyce oznacza to, że dostanie 2 świadectwa, z których pierwsze obejmie 2-letni okres zatrudnienia terminowego (tj. od 1.03.2012 r. do 28.02.2014 r.), przypadający po 13 miesiącach pracy w firmie. Drugie zaś wykaże początkowy okres zaangażowania (tj. za okres próbny 1.02.2011 r. – 28.02.2011 r. i pierwszą umowę terminową, tj. 1.03.2011 r. – 29.02.2012 r.) oraz późniejsze okresy, przypadające od 1.03.2014 r.

Przyjęcie literalnego brzmienia przepisów skutkuje więc dodatkowym skomplikowaniem i tak niejasnych zasad wydawania świadectw pracy. Dlatego przy upływie 24 miesięcy zatrudnienia na podstawie jednej z wymienionych w przepisie umów, zawartych po wejściu w życie nowelizacji kodeksu, szef powinien wystawić dokument obejmujący cały dotychczasowy okres zatrudnienia. Uwzględnienie w nim okresów przypadających przed zmianą przepisów nie może być przy tym traktowane jako wykroczenie. Jest to bowiem działanie korzystne dla pracownika. Pracodawca zyskuje zaś porządek w dokumentacji, unikając komplikacji związanych z wystawianiem świadectw z przerwą obejmującą 24-miesięczne terminowe zatrudnienie, za które wydano odrębne świadectwo.

Czy wydawać przed umową na czas nieokreślony

Nie każdy pracodawca maksymalnie wykorzystuje okres zatrudnienia terminowego. W praktyce zdarza się, że podwładny otrzymuje angaż bezterminowy przed upływem 24 miesięcy od przyjęcia. W takiej sytuacji pojawia się wątpliwość, czy trzeba wystawiać cząstkowe świadectwo. Choć art. 97 § 11 k.p. nie reguluje tego wprost, to jednak nie wymienia umów na czas nieokreślony. Ogranicza się jedynie do tych terminowych. Można z tego wywieść, że przed nawiązaniem angażu na czas nieokreślony szef powinien wystawić świadectwo również wtedy, gdy okres zatrudnienia terminowego nie obejmował 24 miesięcy.

Przykład

Firma zatrudniła przedstawiciela handlowego na 3-miesięczny okres próbny, a następnie 7-miesięczną umowę terminową. Pracownik dał się poznać jako osoba sumienna, kompetentna i skuteczna w wykonywaniu zadań. Pracodawca postanowił, że niezwłocznie zatrudni go na czas nieokreślony. Choć na umowach terminowych handlowiec przepracował zaledwie 10 miesięcy, przed bezterminowym przyjęciem go szef powinien wystawić świadectwo pracy. Tylko w ten sposób zyska pewność, że dopełnił wszystkich obowiązków wynikających z tego przepisu.

Kiedy wystawiać przy pracach sezonowych

Jednym z założeń nowelizacji art. 97 k.p. było uproszczenie wystawiania świadectw dla pracowników sezonowych oraz osób zatrudnionych przy pracach powtarzalnych. Zbiorcze ujęcie w jednym dokumencie wszystkich aktywności w 24 miesiącach miało w założeniu usprawnić działanie firm korzystających z pracy sezonowej, ograniczając ilość dokumentacji wytwarzanej przy rozwiązywaniu kolejnych angaży.

Problem polega jednak na tym, że art. 97 § 1 k.p. nadal stanowi, że w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy szef musi niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Regulację tę rozwija § 2 ust. 2 rozporządzenia MPiPS. Wskazuje, że jeśli nie ma możliwości wydania świadectwa do rąk pracownika w ostatnim dniu pracy, trzeba je przesłać pocztą w ciągu 7 dni lub dostarczyć w inny sposób. To wewnętrzna sprzeczność tego przepisu, który dopuszcza wystawienie jednego świadectwa za łączny okres 24 miesięcy, z drugiej nakazując szefom wystawianie tego dokumentu po każdej zakończonej umowie, jeśli bezpośrednio po niej strony nie podpisują nowego kontraktu.

Przykład

Przy zbiorach truskawek zatrudniono pracownika na czas określony od 10 czerwca do 9 lipca 2013 r. Pracodawca obiecał mu dalsze zadania na przełomie sierpnia i września przy zbiorze jabłek, ale na razie nie miał dla niego żadnej pracy. Zbieracz wyjechał nad morze, aby przez miesiąc lub dłużej pracować przy sprzedaży waty cukrowej w jednym z kurortów. W takim wypadku może mu zależeć na świadectwie za przepracowany miesiąc, żeby przedstawić je nowemu szefowi. Nawet jeśli nie wystąpi z żądaniem jego wystawienia, szef powinien to zrobić. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że wystawienia tego dokumentu nie można kwalifikować jako wykroczenia, w przeciwieństwie do zaniedbań w tym zakresie.

Autorzy są prawnikami, wspólnikami w firmie doradczo-szkoleniowej Pogotowie Kadrowe sp.j.