Kwestie ubezpieczenia społecznego obywateli Unii Europejskiej regulują dwa rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE):

Ważny etat i adres

Jedna z uregulowanych tam zasad prawa wspólnotowego nakazuje, aby osoba pracująca w kilku krajach członkowskich objęta była ubezpieczeniami ze wszystkich działalności zawodowych w instytucji ubezpieczeniowej państwa, w którym ma etat i miejsce zamieszkania. Zatem podmiot zatrudniający w Polsce obywatela Słowacji pracującego w swoim ojczystym kraju na umowę o pracę, musi zgłosić siebie (jako płatnika składek) oraz pracownika (jako osobę ubezpieczoną) do ubezpieczenia w Sociálnej poisťovni – słowackiego ubezpieczyciela, który jest odpowiednikiem polskiego ZUS.

Dokumentem potwierdzającym przynależność do danego systemu ubezpieczeń jest poświadczony przez instytucję ubezpieczeniową formularz A1. Pracownik powinien go zdobyć jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

Dla pracodawcy brak tego dokumentu oznacza problem. Według polskiego ZUS pracownik m.in. ze Słowacji, który nie posiada A1, podlega polskim przepisom ubezpieczeniowym. Natomiast dla Słowackiej Sociálnej poisťovňi bez znaczenia jest termin wydania tego dokumentu. Z mocy prawa osoba objęta jest ubezpieczeniami na Słowacji od pierwszego dnia pracy i ten termin jest wiążący.

Dokumenty i terminy

Pierwszym krokiem, jaki należy uczynić, zatrudniając osobę objętą słowackim systemem ubezpieczeń, jest zgłoszenie płatnika składek w Sociálnej poisťovni. Służy do tego dokument „Registračný list zamestnávateľa" („Rejestracyjny formularz pracodawcy"; dostęp: http://www.socpoist.sk/2149-menu/55449s).

Krok 1.

Pracodawca powinien się zarejestrować w ciągu 8 dni od daty, kiedy zatrudnił co najmniej jednego pracownika. Taki sam termin obowiązuje w razie konieczności wyrejestrowania pracodawcy jako płatnika, ale liczy się go od dnia, w którym przestał zatrudniać ostatniego pracownika.

Wypełniając formularze, należy skorzystać ze znajdujących się objaśnień. Niestety strona zawiera je tylko w języku słowackim.

Krok 2.

Płatnik otrzymuje od słowackiego ubezpieczyciela unikatowy numer zwany ICZ (Identyfikacyjne Cislo Zamestnavatela). Posługuje się nim w kontaktach w sprawie płatności.

Krok 3.

Należy zgłosić pracownika do ubezpieczeń na druku „Registračný list FO" („Rejestracyjny formularz osoby fizycznej"; dostęp: http://www.socpoist.sk/formulare-ohc/48016s). Rejestracji trzeba dokonać najpóźniej pierwszego dnia pracy, a wyrejestrowania – nie później niż następnego dnia po ustaniu ubezpieczenia.

Krok 4.

Składki należy rozliczać na formularzu „Mesačný výkaz poistného a príspevkov" („Miesięczny wykaz składek"; dostęp: http://www.socpoist.sk/formulare-ohc/48016s).

Ogólną zasadą jest wpłacanie składek do 8. dnia miesiąca kalendarzowego następującego po tym, w którym wypłacane jest wynagrodzenie (Zakon 461/2003). Termin ten może być jednak inny – w zależności od wyboru opcji wypłacania pensji.

Łatwy kontakt

Zaletą komunikacji z Sociálną poisťovnią jest możliwość załatwienia prawie każdej sprawy e-mailem, łącznie z przekazaniem dokumentów w postaci skanów (oryginały przesyła się pocztą, ale za datę ich dostarczenia uznaje się moment wysłania e-maila).

Na każdej stronie internetowej są podane adresy e-mailowe pracowników. Gdy ich nie ma, informacja zostanie wysłana na ogólny e-mail oddziału, a sprawa dotrze do osoby mającej ją załatwić, która odpowie w wiadomości elektronicznej.

Scedowanie zadań

Do obsługi w zakresie wynagrodzeń i ubezpieczeń można wybrać słowackie biuro rachunkowe, które zajmie się wszystkimi formalnościami. Ceny rozliczenia jednego pracownika w zakresie wynagrodzeń i składek to średnio 10 euro miesięcznie. Oczywiście za zgłoszenie płatnika czy pracownika trzeba zapłacić dodatkowo.

Odsetki, grzywna, a nawet egzekucja

Z zasady za niepłacenie w terminie składek na ubezpieczenie są naliczane odsetki karne – za każdy dzień zwłoki 0,05 proc. od kwoty zadłużenia (czyli ok. 18,25 proc. w stosunku rocznym). Sociálna poisťovňa przesyła powiadomienie o wysokości odsetek, od którego można się odwołać. Decyzja, którą urząd wyda w tej sprawie, jest ostateczna. Szanse na umorzenie odsetek są nikłe.

Słowacki ubezpieczyciel ujawnia na swojej stronie dłużników, którzy zalegają ze składkami powyżej 3,32 euro (http://www.socpoist.sk/zoznam-dlznikov-emw/487s). Płatnik naraża się też na ukaranie grzywną w wysokości do 16 596,96 euro, w zależności od wagi naruszenia przepisów.

Każda instytucja ubezpieczeniowa, na mocy rozporządzenia 987/2009, posiada narzędzia do egzekwowania długów. Gdy pracodawca przez wiele lat nie wypełniał prawidłowo obowiązków wobec właściwej instytucji, może się okazać, że ma ogromne zadłużenie wobec organu rentowego z zagranicy.

Ujawnienie tej przykrej sytuacji następuje najczęściej w okolicznościach ubiegania się przez pracownika o świadczenie emerytalno-rentowe.