W spółce niepublicznej, tzn. takiej, w której żadna z akcji nie jest zdematerializowana, prawo uczestnictwa w zgromadzeniu  ma akcjonariusz:

Zamiast dokumentów akcji na okaziciela akcjonariusz może złożyć zaświadczenie wydane na dowód złożenia akcji u notariusza, w banku lub w firmie inwestycyjnej. Takie rozwiązanie jest częściej stosowane przez akcjonariuszy spółek publicznych ze względu na zwiększone bezpieczeństwo dla posiadanych przez nich papierów wartościowych (w szczególności, gdy istnieje konflikt zarząd spółki – akcjonariusz). Wskazane jest, by akcjonariusz posiadał potwierdzenie złożenia w spółce dokumentów akcji/zaświadczenia. Dzięki temu akcjonariusz będzie miał dowód spełnienia warunku dopuszczenia go do uczestnictwa w zgromadzeniu.

Dokumenty akcji na okaziciela, niezależnie czy złożone w spółce, u notariusza, w banku, czy w firmie inwestycyjnej, nie mogą być odebrane przez akcjonariusza aż do zakończenia zgromadzenia.

W publicznej

Spółka publiczna to taka, która posiada choćby jedną zdematerializowaną akcję. Akcje mogą zostać zdematerializowane (z chwilą ich rejestracji w depozycie papierów wartościowych), jeżeli są przedmiotem oferty publicznej, są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym (np. GPW) lub są wprowadzone do alternatywnego systemu obrotu (np. NewConnect).

Prawo do uczestniczenia w zgromadzeniu spółki publicznej posiadają osoby będące akcjonariuszami spółki w tzw. dniu rejestracji uczestnictwa w zgromadzeniu. Dzień rejestracji przypada na 16 dni przed datą zgromadzenia.

Jeżeli akcjonariusz posiada akcje imienne spółki publicznej, wówczas aby uczestniczyć w zgromadzeniu, musi być wpisany do księgi akcyjnej spółki w dniu rejestracji uczestnictwa w tymże zgromadzeniu.

Jakie formalności

Akcjonariusz posiadający akcje na okaziciela w formie dokumentu musi, najpóźniej w dniu rejestracji uczestnictwa w zgromadzeniu, złożyć w spółce dokumenty akcji albo zaświadczenie o złożeniu dokumentów akcji u notariusza, w banku lub firmie inwestycyjnej. Dokumenty akcji nie mogą być zwrócone akcjonariuszowi przed upływem dnia rejestracji uczestnictwa w zgromadzeniu.

Innych formalności musi dopełnić akcjonariusz posiadający zdematerializowane akcje na okaziciela spółki publicznej. Oprócz tego, że na jego rachunku papierów wartościowych (prowadzonym np. przez dom maklerski) muszą być na koniec dnia rejestracji uczestnictwa w zgromadzeniu zapisane zdematerializowane akcje spółki publicznej, musi on również złożyć w swoim domu maklerskim dyspozycję wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w zgromadzeniu. Termin na złożenie takiego wniosku o wystawienie zaświadczenia rozpoczyna się od dnia ogłoszenia o zwołaniu zgromadzenia i kończy się w pierwszym dniu powszednim następującym po dniu rejestracji uczestnictwa w zgromadzeniu. Zaświadczenie takie może obejmować wszystkie lub tylko część akcji zarejestrowanych na rachunku papierów wartościowych akcjonariusza.

Jaka rola dla zarządu

Zarząd spółki akcyjnej ustala listę uprawnionych do uczestnictwa w zgromadzeniu. W przypadku spółki niepublicznej zarząd ustala listę uprawnionych na podstawie wpisów w księdze akcyjnej (w przypadku akcji imiennych) oraz na podstawie dokumentów akcji oraz zaświadczeń złożonych w spółce na tydzień przed terminem zgromadzenia.

Zarząd spółki publicznej oprócz właściwego ogłoszenia o zwołaniu zgromadzenia zobowiązany jest poinformować  KDPW o dacie ogłoszenia informacji o zwołaniu zgromadzenia spółki, o dacie i godzinie zgromadzenia, o dniu rejestracji uczestnictwa oraz o adresie strony internetowej, na której zostały zamieszczone informacje o zwołaniu zgromadzenia, niezwłocznie po dokonaniu ogłoszenia o zwołaniu zgromadzenia, lecz nie później niż w dniu następnym.

Ponadto, zarząd spółki publicznej ustala listę uprawnionych do uczestnictwa w zgromadzeniu na podstawie wpisów w księdze akcyjnej (akcje imienne), na podstawie dokumentów akcji na okaziciela/zaświadczeń złożonych w spółce (akcje na okaziciela w formie dokumentów) oraz na podstawie wykazu otrzymanego z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych (zdematerializowane akcje na okaziciela), sporządzonego na podstawie informacji otrzymanych od podmiotów prowadzących rachunki papierów wartościowych. KDPW powinien dostarczyć spółce odpowiedni wykaz nie później niż tydzień przed terminem zgromadzenia. Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w zgromadzeniu powinna być udostępniona w lokalu spółki przez trzy dni powszednie przed terminem zgromadzenia

Błędna lista

Jeżeli zarząd spółki sporządzi błędną listę uprawnionych do udziału w zgromadzeniu, wówczas powinien mimo wszystko dopuścić do uczestnictwa w WZA osobę, która stawi się na nim z imiennym zaświadczeniem o prawie do uczestnictwa w zgromadzeniu i figuruje w wykazie dostarczonym spółce przez KDPW.

Co powinien zrobić zarząd w przypadku, gdy na zgromadzeniu pojawi się osoba z prawidłowo wystawionym imiennym zaświadczeniem o prawie do uczestnictwa w WZA, która jednak nie figuruje w wykazie otrzymanym od KDPW? W takiej sytuacji należałoby uznać, z uwagi na art. 4063 § 6 k.s.h., że samo dysponowanie zaświadczeniem o prawie uczestnictwa w zgromadzeniu nie jest wystarczającą podstawą do dokonania przez zarząd korekty listy osób uprawnionych do udziału w zgromadzeniu. Jeżeli jest to możliwe, zarząd powinien podjąć działania celem wyjaśnienia tych rozbieżności. W przypadku potwierdzenia przez KDPW pomyłki w sporządzonym przez siebie wykazie, zarząd powinien dopuścić taką osobę do uczestnictwa w zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu.

—Rafał Rapala, radca prawny

—Szymon Gałkowski, starszy prawnik w kancelarii Kochański Zięba Rapala i Partnerzy