- Co jest próbką w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego?
Zgodnie z przepisami, zamawiający mogą żądać od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Do tych dokumentów ustawodawca zalicza także próbki. Chcąc znaleźć definicję terminu „próbka," można odwołać się do art. 7 pkt 7 ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r.
Tak więc przez próbkę rozumie się identyfikowalny jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Ich przekazanie, czyli wręczenie przez podatnika, ma na celu promocję tego towaru. Generalnie nie służy ono zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać odbiorcę do zakupu promowanego w ten sposób towaru.
Jeśli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej wymaganych przez zamawiającego, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego przez zamawiającego warunku (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 9 maja 2011 r., KIO/UZP 853/11, KIO/UZP 866/11).
Wartość próbki nie powinna być nadmierna, a jej wyprodukowanie zbyt uciążliwe. Powinna to być taka rzecz lub element, który wykonawca już posiada
Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji precyzuje, jakie dokumenty powinny być przedstawione na potwierdzenie takiego warunku. Jeżeli np. przedmiotem zamówienia ma być kilka ton owoców bądź warzyw, a istotnym kryterium jest smak – można dostarczyć: jabłko czy marchewkę. I to ich walory smakowe zostaną poddane ocenie komisji przetargowej. Kilogram jabłek i litr mleka nadają się świetnie do przedstawienia.
Natomiast wagon czy samolot już nie. Gdyby jednak przedmiotem zamówienia był pociąg bądź samolot, trudno oczekiwać od wykonawcy, że dostarczy po jednym ich egzemplarzu. Należy bowiem pamiętać, że wartość próbki nie powinna być nadmierna, a jej wyprodukowanie nadmiernie uciążliwe. Powinna to być taka rzecz lub element, który wykonawca posiada.
Zamawiając tysiąc kanap lub krzeseł, potencjalny wykonawca nie musi przedstawiać gotowego egzemplarza - wystarczy np. jakiś element, który umożliwi zamawiającemu unaocznienie faktury materiału obicia, kształtu, koloru, rodzaju materiału itd. Uznaje się więc, że próbka to rzecz niewielkiej wartości, którą wykonawca posiada, tj. nie musi jej specjalnie produkować.
Mogą pojawić się jeszcze pytania, czy obowiązkiem wykonawcy jest uzupełnianie próbek. Należy uznać, że ustawodawca nie nakłada na wykonawcę takiego obowiązku. W praktyce pojawić się też mogą wątpliwości, czy zamawiający może zatrzymać próbki, czy jest zobowiązany je oddać?
Próbki są własnością wykonawcy i co do zasady powinny być mu zwrócone. Wiele jednak naturalnie zależy od specyfiki produktu. Nie wydaje się, aby istniały jakiekolwiek przeszkody ku temu, jeżeli taka będzie oczywiście wola stron, aby zamawiający zatrzymał bądź zużył dostarczone mu próbki.
—Anna Matusiak, prawnik, Kancelaria Adwokacka
—Arkadiusz Matusiak
