- Gdy przedsiębiorca otrzyma zawiadomienie o kontroli skarbowej, powinien zacząć się do niej szykować. Czy może przed przyjściem kontrolerów skorygować właściwe deklaracje podatkowe?

Opowiada Alicja Sarna doradca podatkowy, współpracuje z kancelarią MDDP:

Może to zrobić, bo prawo do korygowania deklaracji zawiesza się dopiero w momencie rozpoczęcia kontroli, czyli z chwilą doręczenia upoważnienia. Jednak gdy korektę składa się już po zawiadomieniu o kontroli i gdy wiąże się to z zapłaceniem podatku z odsetkami za zwłokę, to nie można wtedy skorzystać z obniżonej stawki odsetek, czyli 75 proc. nominalnej stawki.

Po otrzymaniu zawiadomienia przedsiębiorca powinien jednak przede wszystkim przygotować dokumenty odpowiadające zakresowi kontroli określonemu w zawiadomieniu, a także dokumenty rejestrowe firmy, określające, kto jest upoważniony do jej reprezentowania. Powinien także wyznaczyć osobę, która będzie koordynatorem kontroli. To osoba, która może być „partnerem" dla kontrolujących, czuwająca nad przepływem informacji.

Co robić, gdy kontrolerzy wykraczają poza zakres spraw określonych w upoważnieniu do kontroli?

Należy poprosić kontrolujących o wyjaśnienie, jaki związek mają żądane dokumenty z zakresem kontroli. Jeśli takie wyjaśnienia nie będą przekonujące, to kontrolowany ma prawo złożyć pisemny wniosek o osobne upoważnienie rozszerzające zakres kontroli. Wtedy unikamy przypadkowości działania urzędników, a taka aktywna postawa może być dyscyplinująca dla kontrolerów. Powinni oni zresztą pamiętać o przepisach dotyczących żądania dowodów, w tym np. o regule z art. 189 § 2 ordynacji podatkowej, która przewiduje, że termin na przedstawienie dowodów przez podatnika nie może być krótszy niż trzy dni. W praktyce różnie bywa z przestrzeganiem tego terminu, ale warto pamiętać o tej regulacji.

Jak długo może trwać kontrola?

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej zakreśla tu wyraźne limity. Kontrola nie może trwać dłużej niż 12–48 dni, zależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Najkrótsze terminy dotyczą małych przedsiębiorstw.

Kontrola kończy się protokołem, do którego można wnieść zastrzeżenia lub wyjaśnienie. Na co należy zwracać uwagę, jeśli mamy wątpliwości co do treści protokołu?

Gdy kontrolowany nie wniesie wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu, to oznacza to, że nie kwestionuje ustaleń kontrolujących. Weryfikując treść, powinien zwrócić uwagę na dwa elementy, jakie musi zawierać protokół: ustalenia co do stanu faktycznego i jego ocenę prawną. Jeśli kontrolerzy wypaczą fakty, to należy je sprostować. Jeśli brakuje oceny prawnej bądź jest ona skoncentrowana tylko na uchybieniach podatnika, to kontrolerzy sami dopuścili się uchybienia.

Gdy organ kontrolujący otrzyma wyjaśnienia, ma 14 dni na odniesienie się do tego, co podatnik wytknął protokołowi. Potem naczelnik urzędu skarbowego może wydać decyzję, określającą zobowiązanie podatkowe. To może otworzyć etap sporu administracyjnego.