Najważniejszym zagadnieniem z punktu widzenia przedsiębiorstw jest pełen portfel zamówień. Jeżeli firma ma odbiorców na swoje towary i usługi, to wszelkie inne ograniczenia takie jak bolączki biurokratyczne uda się jej przetrwać.
Przedsiębiorca bez odbiorców ofert handlowych staje natomiast przed widmem bankructwa. Dziś sytuacja gospodarcza powoduje, że problemem może stać się nie tylko zdobycie nowych klientów, ale także utrzymanie obecnych. Dlatego warto zainteresować się sektorem publicznym. Najpierw trzeba się jednak przyjrzeć przepisom ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa pzp).
Uczciwa konkurencja, równe traktowanie
Zgodnie z ustawą pzp, za- mawiający (np. prezydent miasta) przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia mogą wykonywać tylko osoby, które zapewniają bezstronność i obiektywizm.
Zamówienie może być udzielone wyłącznie przedsiębiorcy, który został wybrany zgodnie z przepisami ustawy pzp. Trzeba zwrócić uwagę, że złamaniem zasady uczciwej konkurencji jest zawężenie kręgu wykonawców poprzez zastosowanie przesłanek ich wyboru innych niż te, które są niezbędne do tego, aby zamówienie realizował podmiot wiarygodny i zdolny do wywiązania się z przyjętego zobowiązania.
W praktyce może to polegać np. na manipulowaniu rodzajami zamawianych produktów lub usług. Na pewno w celu realizacji zasady uczciwej konkurencji zamawiający powinni starać się dotrzeć z informacją o wszczynanym postępowaniu do możliwie szerokiego grona potencjalnie zainteresowanych podmiotów – ogłoszenia w ogólno- polskich gazetach, mediach elektronicznych.
Zgodnie z ustawą ograniczenie konkurencji jest możliwe tylko w wyjątkowych okolicznościach określonych przepisami. Obowiązkiem zamawiającego jest też eliminowanie z postępowania wykonawców dopuszczających się względem siebie czynów nieuczciwej konkurencji.
Jawności nigdy za dużo
Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. Zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w ustawie. Nie są ujawniane informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane.
Na piśmie i po polsku
Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej w języku polskim. Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.
Co w specyfikacji
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest podstawowym dokumentem podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zawiera przede wszystkim: warunki, jakie powinien spełnić wykonawca, wykaz elementów, jakie powinny znaleźć się w ofercie, oraz podstawowe dane dotyczące zamówienia. To z tego dokumentu dowiemy się, kto i co zamawia, za jaką cenę i jakie warunki musimy spełnić, aby zdobyć zamówienie >patrz ramka.
Jak tam z podwykonawcami
Zamawiający domaga się zawsze wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom, z wyjątkiem przypadku gdy ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia zamawiający zastrzeże w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. Specyfikację istotnych warunków zamówienia przekazuje się co do zasady nieodpłatnie.
Przedsiębiorca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż:
Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom
- na 6 dni przed upływem terminu składania ofert,
- na 4 dni przed upływem terminu składania ofert – w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
- na 2 dni przed upływem terminu składania ofert – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 16 grudnia 2011 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.
Jakie tryby
Podstawowymi trybami udzielania zamówienia są: przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. Przetarg nieograniczony to tryb, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.
Zamawiający wszczyna postępowanie, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej. Specyfikację istotnych warunków zamówienia udostępnia się na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert.
Na wniosek wykonawcy zamawiający przekazuje w terminie 5 dni specyfikację istotnych warunków zamówienia. Opłata, jakiej można żądać za specyfikację, może pokrywać jedynie koszty jej druku oraz przekazania. Zamawiający żąda od wykonawców wniesienia wadium (nie więcej niż 3 proc. wartości zamówienia), jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przywołanym wyżej rozporządzeniu.
Przetarg ograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym, w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert. Wszczęcie postępowania odbywa się analogicznie do tego, jak ma to miejsce w przypadku przetargu nieograniczonego.
Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przywołanym powyżej rozporządzeniu, zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu wyznacza termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia wymaganych dokumentów, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 5 i nie większej niż 20.
Najpierw negocjacje
Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Zastosowanie tego trybu jest możliwe, jeśli zajdzie jedna z następujących okoliczności:
- w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;
- w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny;
- nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego;
- przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;
- wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przywołanym powyżej rozporządzeniu.
Zamawiający zaprasza do negocjacji wykonawców, którzy złożyli oferty wstępne niepodlegające odrzuceniu, wskazując termin i miejsce opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Negocjacje są prowadzone w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy. Mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej ujawnić informacji związanych z negocjacjami. Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, a także dokumenty związane z negocjacjami są przekazywane wykonawcom na równych zasadach.
Kiedy w grę wchodzi dialog
Dialog konkurencyjny to tryb udzielenia zamówienia, w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający prowadzi z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie dialogu konkurencyjnego, jeżeli zachodzą łącznie następujące okoliczności:
- nie jest możliwe udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego, ponieważ ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia nie można opisać przedmiotu zamówienia zgodnie z przepisami ustawy lub obiektywnie określić uwarunkowań prawnych lub finansowych wykonania zamówienia;
- cena nie jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.
Zamawiający prowadzi dialog do momentu, gdy jest w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez wykonawców, jeżeli jest to konieczne, rozwiązanie lub rozwiązania najbardziej spełniające jego potrzeby. O zakończeniu dialogu zamawiający niezwłocznie informuje uczestniczących w nim wykonawców.
Bez ogłoszenia
Negocjacje bez ogłoszenia to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Ten tryb można zastosować, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:
- w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;
- został przeprowadzony konkurs, o którym mowa w art. 110 ustawy pzp, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych;
- przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;
- ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
Jaka cena i licytacja
Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia jest mniejsza niż w rozporządzeniu, o którym była mowa wcześniej.
Licytacja elektroniczna to tryb, w którym za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji. Zastosowanie tego trybu jest możliwe w takim samym przypadku jak zapytania o cenę.
Jakie elementy
Ustawa zawiera enumeratywne wyliczenie elementów, które koniecznie muszą znajdować się w specyfikacji. Szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na:
- tryb udzielenia zamówienia;
- opis przedmiotu zamówienia;
- termin wykonania zamówienia;
- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;
- opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
Piotr Rogowiecki ekspert Pracodawcy RP
Komentuje Piotr Rogowiecki, ekspert Pracodawcy RP
Na temat zamówień publicznych toczy się nieustanna debata publiczna. W szczególności dotyczy ona szybkości postępowania i kryterium najniższej ceny jako głównej przesłanki wyboru wykonawcy.
W praktyce zwykle musi zostać znaleziony kompromis pomiędzy tempem realizacji inwestycji, jej jakością oraz efektywnością wydatkowania publicznych pieniędzy. O tym że jest to bardzo trudne, świadczy właśnie fakt, że dyskusja o potrzebie zmian w ustawie toczy się właściwie od lat i bez przerwy.
