Pytania: jaki tryb zamówienia zastosować oraz jakie z tego wynikną obowiązki dla zamawiającego i wykonawcy należy postawić sobie przed rozpoczęciem procedury przetargowej.
Chociaż decyzja w tym zakresie należy do zamawiającego, dobrze jest, gdy i wykonawca wie, do jakich zamówień właściwy jest określony tryb postępowania. Jest to istotne z uwagi na konsekwencje, jakie może wywołać niewłaściwe zastosowanie przepisów przez zamawiającego.
Wiele możliwości
Prawo zamówień publicznych wyróżnia dwa podstawowe tryby postępowania: przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. W praktyce takie rozróżnienie oznacza, że zamawiający w przypadku każdego zamówienia i to bez względu na przedmiot i jego wartość może zastosować te dwa tryby. Cechą charakterystyczną tych trybów jest ich największa konkurencyjność oraz praktycznie nieograniczona możliwość zastosowania. Z tych względów są one najczęściej wykorzystywane do udzielania zamówień publicznych.
Poza nimi przepisy wyróżniają inne tryby, które stosuje się w przypadkach wskazanych w ustawie. Są to: negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytanie o cenę lub licytacja elektroniczna.
Przetarg nieograniczony...
Zgodnie z ustawową definicją tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani konawcy. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej.
Dodatkowo, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wykonawczych, zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Gdy jest większa lub równa tym kwotom – obowiązkiem zamawiającego jest przekazanie ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.
Przedstawione powyżej zasady dokonywania ogłoszeń nie stoją oczywiście na przeszkodzie w informowaniu o tym fakcie w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim.
Ważne!
Zarówno ogłoszenia publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych, jak i przekazywane do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Europejskich przygotowywane są według sformalizowanych wzorców, które zostały określone na podstawie przepisów wykonawczych do ustawy Prawo zamówień publicznych.
Po publikacji ogłoszenia zainteresowani pozyskaniem zamówienia wykonawcy mają czas na przygotowanie swojej oferty. W przypadku zamówień unijnych jest na to nie mniej niż 45 dni od chwili przekazania ogłoszenia do publikacji, a w przypadku zamówień podprogowych (czyli tych, co do których istnieje obowiązek zamieszczania ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych) niezbędny czas na przygotowanie oferty nie może być krótszy niż siedem dni od chwili ogłoszenia.
W trakcie przygotowania oferty wykonawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na specyfikację istotnych warunków zamówienia. To właśnie w niej zamawiający ma obowiązek precyzyjnego i jednoznacznego sprecyzowania warunków przyszłego kontraktu oraz warunku udziałów w postępowaniu.
Po upływie czasu przewidzianego na składanie ofert zamawiający dokonuje ich oceny. Wystarczy, że wpłynie jedna oferta, która spełnia wszystkie wymagania. Gdy do decyzji zamawiającego nie zostaną wniesione żadne zastrzeżenia, może on podpisać umowę. Później trzeba ją wykonać.
...i ograniczony
Przetarg ograniczony różni się od przetargu nieograniczonego tym, że jest dwuetapowy. W pierwszym etapie wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu.
W drugim etapie oferty mogą składać jedynie zaproszeni wykonawcy. Może być ich nie mniej niż pięciu i nie więcej niż 20, a jeśli liczba wniosków jest większa, to zamawiający zaprasza 20 wykonawców, którzy uzyskali najwyższą ocenę spełnienia warunków. Wszyscy chętni mogą więc przystąpić jedynie do pierwszego etapu postępowania. Po drugim etapie następuje wybór najkorzystniejszej oferty.
Negocjacje z ogłoszeniem
Negocjacja z ogłoszeniem to tryb polegający na zaproszeniu wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, w których nie określono ceny. Następnie negocjuje się z nimi warunki umowy oraz techniczne aspekty zamówienia. Dopiero potem zaprasza wykonawców do składania ofert. Trybu tego nie można jednak stosować w każdym przypadku. Musi wystąpić co najmniej jedna z poniższych przesłanek:
- w postępowaniu wcześniejszym w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego lub dialogu konkurencyjnego zamawiający odrzucił wszystkie oferty, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały przez niego w istotny sposób zmienione;
- doszło do sytuacji, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia ich wycenę;
- zamawiający nie jest w stanie określić szczegółowych cech zamawianych usług (dotyczy to tylko usług), co uniemożliwia zastosowanie trybu przetargu nieograniczonego lub ograniczonego;
- przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów;
- wartość zamówienia jest mniejsza niż określone w progach unijnych..
Zamawiający w przypadku spełnienia jednej z wymienionych przesłanek może, ale nie musi, skorzystać z trybu negocjacji z ogłoszeniem. W praktyce tryb ten jest stosowany głównie w sytuacjach, kiedy zamawiający nie jest w stanie określić precyzyjnych warunków usługi, a będzie mógł to uczynić dopiero po skontaktowaniu się z wykonawcami.
Dialog konkurencyjny
Jest to tryb bardzo podobny do negocjacji z ogłoszeniem. W przypadku dialogu konkurencyjnego istotne są przesłanki jego zastosowania, które muszą wystąpić łącznie:
- nie można zastosować trybu przetargu nieograniczonego lub ograniczonego ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia lub nie można obiektywnie określić warunków prawnych lub finansowych wykonania oraz
- cena nie jest jedynym kryterium wyboru.
Tryb ten jest stosowany w szczególnie skomplikowanych zamówieniach.
Dialog można prowadzić do momentu, gdy zmawiający może określić, jakie rozwiązanie jest dla niego najkorzystniejsze. Po zakończeniu dialogu zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert. Wraz z zaproszeniem wykonawcy otrzymują specyfikację istotnych warunków zamówienia.
Negocjacje bez ogłoszenia
W trybie negocjacji bez ogłoszenia pierwszym etapem postępowania jest wybór wykonawców. Następnie zamawiający negocjuje z nimi warunki umowy i zaprasza do składania ofert. Wybór wykonawców musi być jednak poprzedzony zbadaniem rynku. Zamawiający nie może stosować tego trybu dowolnie. Muszą zostać spełnione określone przesłanki:
- we wcześniejszym postępowaniu w trybie przetargu ograniczonego lub nieograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie złożono żadnych ofert lub wszystkie zostały odrzucone, a warunki zamówienia nie zostały zmienione;
- został przeprowadzony konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac;
- przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych;
- ze względów niezależnych od zamawiającego nie można zachować terminów określonych dla trybu przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
Zamówienie z wolnej ręki
Udzielenie zamówienia po negocjacji tylko z jednym wykonawcą to zamówienie z wolnej ręki. W takim przypadku trudno mówić o zachowaniu zasady uczciwej konkurencji, dlatego ustawodawca określił szczegółowe okoliczności, które muszą zostać spełnione, aby móc skorzystać z tego trybu. Warunków tych jest kilkanaście. Zamawiający stosuje ten tryb, jeśli zostanie spełniona m.in. choć jedna z wymienionych przesłanek:
- dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn np. technicznych o obiektywnym charakterze;
- przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie z wolnej ręki;
- ze względu na wyjątkową sytuację, której nie mógł przewidzieć zamawiający, a zamówienie należy wykonać natychmiast;
- w prowadzonych wcześniej zamówieniach w trybach podstawowych nie złożono żadnych ofert lub odrzucono wszystkie;
- gdy dotychczasowemu wykonawcy udzielono zamówienia dodatkowego, którego wartość nie przekracza 20 proc. wartości zamówienia podstawowego, a którego nie można było wcześniej przewidzieć.
Wymienione przesłanki są najczęstszymi przyczynami zastosowania trybu z wolnej ręki. W praktyce jednak problemy mogą sprawiać nieostre sformułowania użyte w przepisach dotyczących tego trybu postępowania (np. pewnych zadań nie można było wcześniej przewidzieć).
Należy również pamiętać, że wykluczone jest zastosowanie trybu z wolnej ręki do zamówień, których przedmiotem są: m.in. dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej, dostawy energii elektrycznej, dostawy gazu, ciepła, powszechne usługi pocztowe oraz usługi przesyłowe energii elektrycznej.
Zapytanie o cenę
Zamawiający może skierować zapytanie o cenę do wybranych wykonawców, a następnie zaprosić ich do składania ofert. Liczba zaproszonych przez niego wykonawców musi zapewniać konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty i nie może być niższa od pięciu.
Dodatkowo tryb ten można zastosować, jeśli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakości, a których wartość nie przekracza progów unijnych. W praktyce tryb ten stosuje się w przypadku zamówień na dostawy produktów spożywczych, artykułów biurowych czy sprzątanie pomieszczeń. Tryb zapytania o cenę wyklucza negocjację warunków finansowych określonych przez wykonawców, a zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.
Licytacja elektroniczna
Ostatnim trybem przewidzianym przez ustawę Prawo zamówień publicznych jest licytacja elektroniczna. Polega on na tym, że wykonawcy wypełniają przygotowany przez zamawiającego formularz, który znajduje się na stronie internetowej. Przy czym mogą składać kolejne, korzystniejsze oferty, które są automatycznie klasyfikowane. Jedynym kryterium stosowanym przy wyborze jest cena. Tryb ten można jednak stosować tylko w przypadku zamówień, których wartość nie przekracza progów unijnych.
Ogłoszenie o licytacji zamieszczane jest na stronie internetowej zamawiającego, a wymiana wszelkich informacji między zamawiającym a wykonawcą następuje drogą elektroniczną. W trybie tym zamawiający nie przekazuje wykonawcom specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), a jedynie opisuje wymagania zamówienia i warunki udziału w postępowaniu na stronie internetowej.
Podstawa nieważnienia kontraktu
Zgodnie z art. 146 prawa zamówień publicznych umowa podlega unieważnieniu, jeżeli zamawiający z naruszeniem przepisów ustawy zastosował tryb negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki. Podobnie jest, jeżeli zamawiający z naruszeniem przepisów ustawy zastosował tryb zapytania o cenę.
Niezależnie od tego – stosownie do przepisów kodeksu cywilnego – organizator oraz uczestnik aukcji albo przetargu może żądać unieważnienia zawartej umowy, jeżeli strona tej umowy, inny uczestnik lub osoba działająca w porozumieniu z nimi wpłynęła na wynik aukcji albo przetargu w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami.
Jeżeli umowa została zawarta na cudzy rachunek, jej unieważnienia może żądać także ten, na czyj rachunek umowa została zawarta, lub dający zlecenie. Powyższe uprawnienie wygasa z upływem miesiąca od dnia, w którym uprawniony dowiedział się o istnieniu przyczyny unieważnienia, nie później jednak niż z upływem roku od dnia zawarcia umowy.
Podstawa prawna
