Kontrola w firmie: roczne limity na urzędowe inspekcje

O tym, na jakich zasadach odbywa się kontrola podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, mówią przepisy ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.). W szczególności zaś art. 77 – 84d, zawarte w jej rozdziale 5 „Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorcy".

Kontrola w firmie może być prowadzona również na podstawie innych przepisów niż ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Jednak obecnie przeprowadzanie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy na odrębnych zasadach niż te, które zawarto w przepisach omawianej ustawy, odnosi się do bardzo niewielu rodzajów kontroli. Przede wszystkim do przeprowadzanej na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, a także do kontroli wykonywanej przez Komisję Nadzoru Finansowego i do kontroli skarbowej.

Po zawiadomieniu lub z zaskoczenia

Przedsiębiorcę o planowanym przeprowadzeniu w jego firmie kontroli należy powiadomić, i to z odpowiednim wyprzedzeniem. Taka jest zasada. Jak bowiem wynika z art. 79 ust. 4 ustawy postępowanie wszczyna się nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

Aby zachować wymienione terminy, organ kontroli musi dysponować dowodem doręczenia zawiadomienia (np. zwrotne poświadczenie pocztowe). Doręczenie zawiadomienia może być dokonane w dowolny, ale skuteczny sposób, a więc nie tylko drogą pocztową, lecz także przez doręczenie bezpośrednie wykonane przez pracownika organu kontroli lub z pomocą organów policji, ABW, CBA, straży miejskiej itp.

Przedsiębiorca ma prawo wglądu do ustaleń z kontroli na każdym jej etapie

Ustawodawca wyznaczył zatem termin, w którym osoba wykonująca działalność gospodarczą może się spodziewać wizyty kontrolerów. Jednocześnie, aby nie pozostawiać przedsiębiorcy w niepewności, postanowiono, że jeżeli kontrola nie została wszczęta w terminie maksymalnym, to jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia.

Ważne jest również, aby organ wskazał w zawiadomieniu, co będzie przedmiotem kontroli. Zakres przedmiotowy kontroli powinien zostać także określony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli (art. 79a ust. 6 pkt 6) i nie może być inny w toku wykonywania kontroli (art. 79a ust. 8).

Co istotne, przedsiębiorca po otrzymaniu zawiadomienia może wnioskować o przyśpieszenie wszczęcia kontroli, tak aby odbyła się ona przed upływem minimalnego siedmiodniowego terminu.

Oczywiście zasada nie byłaby zasadą, gdyby ustawodawca nie przewidział szeregu wyjątków od jej stosowania. Wymienia je art. 79 ust 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy nie zawiadamia się o zamiarze wszczęcia kontroli, także w przypadkach określonych w przepisach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. W szczególności, gdy kontrola ma dotyczyć zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku VAT. A także, gdy kontrola zostaje wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe.

Pozostałe przypadki, w których przedsiębiorca nie zostanie zawiadomiony o kontroli prowadzonej przez organy skarbowe, wymienione zostały w art. 282c Ordynacji podatkowej.

Co do zasady nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Taka sytuacja jest jednak dopuszczalna, w drodze wyjątku, m.in. gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa (przestępstwa skarbowego) lub wykroczenia (wykroczenia skarbowego) lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

A także, gdy kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów.

Co jest istotą

Celem kontroli jest zarejestrowanie zastanego w firmie stanu faktycznego i porównanie go ze stanem wyznaczonym przez prawo. Jej funkcją jest również ocena tego, co wynika z owego porównania oraz wyciągnięcie wniosków co do dalszego funkcjonowania przedsiębiorcy.

Kontrola dostarcza zatem materiału, na podstawie którego możliwe jest zapobieżenie powstawaniu zjawisk niekorzystnych, jak również zweryfikowanie nieprawidłowych zachowań kontrolowanych podmiotów. Oznacza to, że wyniki kontroli mogą stanowić podstawę do orzekania o odpowiedzialności prawnej kontrolowanych firm.

Jak długo

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

- w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;

- w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;

- w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;

- w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Przekroczenie limitów czasowych przewidzianych dla roku kalendarzowego, wynikających z przepisu art. 83 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, nie powoduje niemożności prowadzenia kontroli, jak i nie dyskwalifikuje w jakikolwiek sposób czynności dokonanych w tym postępowaniu (wyrok NSA z 13 lipca 2010 r. sygn. akt I GSK 955/09).

Więcej niż jeden kontroler będzie mógł zawitać u przedsiębiorcy, także gdy wójt powiadomi właściwe organy o podejrzeniu, że działalność przedsiębiorcy zagraża życiu, zdrowiu pracowników lub osób trzecich, albo że jest szkodliwa dla środowiska naturalnego.

Sprawdzanie po okazaniu legitymacji

Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się w przypadku, gdy:

- kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej;

- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

- kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (DzU nr 169, poz. 1200, z 2008 r. nr 157, poz. 976, z 2009 r. nr 18, poz. 97 oraz z 2011 r. nr 153, poz. 902);

- kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (DzU nr 50, poz. 331, z późn. zm.);

- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

- przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.