Zanim inspektor zajrzy do biura prowadzonego w lokalu będącym jednocześnie miejscem zamieszkania przedsiębiorcy, musi uprzedzić go o swojej wizycie, choć od zasady tej są również wyjątki.

Obowiązek ten wynika z art. 282b ordynacji podatkowej. Zgodnie z nim organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Odbywa się to na formularzu ZAW-K (jego wzór określa załącznik do rozporządzenia ministra finansów z 25 listopada 2011 r.; DzU nr 267, poz. 1580).

Zawiadomienie o wszczęciu kontroli powinno wskazywać organ, który je sporządził, datę i miejsce wystawienia. Powinno także oznaczać kontrolowanego oraz wskazywać zakres kontroli (w tym rodzaj podatku i okres objęty kontrolą).

Nie od razu wejdą

Inspektorzy wszczynają kontrolę nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Możliwe jest wprawdzie wszczęcie kontroli przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia, ale tylko wtedy, gdy wyraził na to zgodę przedsiębiorca, który ma być kontrolowany. Jeśli takiej zgody brak, to fiskus musi odczekać wspomniane siedem dni.

Przedsiębiorca powinien też pamiętać, że jeśli kontrola nie zostanie wszczęta w ciągu 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, to po upływie tego terminu ma prawo odmówić kontrolującym wstępu do swojej firmy. Po tym bowiem czasie wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Jeśli fiskus go nie przesłał, a termin minął, to do firmy nie wejdzie.

Bez upoważnienia będzie trudno

Drugi dokument, niezbędny do przeprowadzenia kontroli, to upoważnienie.

Z art. 283 ordynacji podatkowej wynika, że kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia. Udziela go naczelnik urzędu skarbowego - pracownikom tego urzędu, naczelnik urzędu celnego lub osoba go zastępująca – funkcjonariuszom celnym i pracownikom tego urzędu, minister finansów lub osoba go zastępująca – pracownikom tego ministerstwa.

Imiennego upoważnienia może również udzielić wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa lub osoby ich zastępujące albo skarbnik jednostki samorządu terytorialnego – pracownikom urzędu gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego.

Udzielone przez nich upoważnienie powinno zawierać określone dane. W przeciwnym razie nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli. Przedsiębiorca powinien zatem sprawdzić, czy znajduje się w nim oznaczenie organu, data i miejsce wystawienia, imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących), numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących) oraz oznaczenie kontrolowanego.

Upoważnienie powinno wskazywać również podstawę prawną, określać zakres kontroli oraz wskazywać datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli. Nie może w nim również zabraknąć podpisu osoby udzielającej upoważnienia (z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji) oraz pouczenia o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów

ordynacji podatkowej. Wystarczy zatem, że w upoważnieniu zabraknie np. numeru legitymacji służbowej inspektora, a już będzie można je zakwestionować.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotne jest również, że zakres kontroli nie może wykraczać poza to, co zostało wskazane w upoważnieniu. Jeśli zatem z upoważnienia wynika, że kontrola ma dotyczyć rozliczeń VAT za okres ostatnich dwóch lat, to inspektorzy nie powinni kontrolować np. rozliczeń PIT. Nie powinni też kontrolować rozliczeń VAT z innego okresu niż ostatnie dwa lata (dopóki nie dostarczą kolejnego upoważnienia).

Pytajmy o legitymację

Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący powinien okazać przedsiębiorcy – poza imiennym upoważnieniem – również legitymację. Czasem jednak wejdzie do firmy tylko na legitymację. Kontrola podatkowa może być bowiem wszczęta jedynie po okazaniu legitymacji służbowej, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. W takim jednak przypadku

i tak nie obejdzie się bez upoważnienia, tyle że kontrolujący mają więcej czasu na jego dostarczenie. Upoważnienie powinni doręczyć bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w ciągu trzech dni od wszczęcia kontroli. Doręczają je kontrolowanemu przedsiębiorcy lub osobie upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy w czasie kontroli.

Jeśli kontrolujący naruszy wskazany obowiązek i nie doręczy upoważnienia we wspomnianym terminie, dokumenty z czynności kontrolnych nie będą dowodem w postępowaniu podatkowym.

Czasem wolno kontrolować bez uprzedzenia

Nie ma obowiązku zawiadamiania przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, jeżeli:

- dotyczy ona zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o VAT,

- ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,

- dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,

- dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,

- ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisówo przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

- zostaje wszczęta w trybie, o którym mowa w art. 284a § 1 ordynacji podatkowej (czyli na podstawie legitymacji, jeśli czynności kontrolne są niezbędne

dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia),

- ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.

Zasady te stosowane są również w przypadku konieczności rozszerzenia zakresu kontroli na inne okresy rozliczeniowe, z uwagi na nieprawidłowości stwierdzone w wyniku dokonanych już czynności kontrolnych.

Obowiązku uprzedzenia o kontroli nie ma również wtedy, gdy organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany:

- został prawomocnie skazany w Polsce za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa zustawyo rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli (w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, aw przypadku spółek niemających osobowości prawnej – do każdego wspólnika),

- jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

- nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Oczywiście po wszczęciu kontroli kontrolowany przedsiębiorca powinien zostać poinformowany o przyczynie braku zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.