Przy zaangażowaniu obcokrajowców do pracy w Polsce pracodawca musi przestrzegać pewnej kolejności postępowania. Jakie działania ma podjąć, ilustrują kroki.

KROK 1. Kontroluj papiery

Zanim pracodawca najmie u siebie cudzoziemca, musi sprawdzić, czy legalnie przebywa on w Polsce i czy może wykonywać pracę na podstawie wizy lub innego dokumentu uprawniającego do podjęcia pracy. Legalność pobytu z możliwością podjęcia pracy potwierdzają następujące dokumenty:

1. Wiza wydana przez organy polskie uprawniająca do podjęcia zatrudnienia.

Nie może być to zatem wiza z katalogu negatywnego, wykluczająca podjęcie zatrudnienia. Taka będzie oznaczona numerem: 01, 19, 21 lub 25. Szczegółowe regulacje zawiera ustawa z 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (DzU z 2006 r. nr 234, poz. 1694 ze zm.) oraz rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 22 kwietnia 2011 r. w sprawie wiz dla cudzoziemców (DzU nr 99, poz. 579).

Wizy typowo pracownicze będą natomiast oznaczone symbolem:

- 05 – do wykonywania pracy w okresie nieprzekraczającym sześciu miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy na podstawie oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy, zarejestrowanego w powiatowym urzędzie pracy,

- 06 – do wykonywania pracy kierowcy w międzynarodowym transporcie drogowym,

- 07 – do wykonywania pracy na podstawie innych dokumentów niż oświadczenie lub innej pracy niż kierowcy w drogowym transporcie międzynarodowym,

2. Stempel w dokumencie podróży potwierdzający, że cudzoziemiec złożył w terminie wniosek o zezwolenie: na zamieszkanie na czas oznaczony, na pobyt rezydenta długoterminowego WE lub na osiedlenie się, jeżeli bezpośrednio przed złożeniem wniosku był uprawniony do wykonywania pracy na w Polsce,

3. Zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony z wyjątkiem zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony udzielonego cudzoziemcowi, który przebywa w Polsce nielegalnie, jeżeli:

- przepisy prawa polskiego wymagają od cudzoziemca osobistego stawiennictwa przed polskim organem władzy publicznej,

- wyjątkowa sytuacja osobista wymaga obecności cudzoziemca na terytorium RP,

- wymaga tego interes Polski,

- organ właściwy do prowadzenia postępowania w sprawie zwalczania handlu ludźmi stwierdza, że cudzoziemiec jest prawdopodobnie ofiarą handlu ludźmi w rozumieniu decyzji ramowej Rady z 19 lipca 2002 r. w sprawie zwalczania handlu ludźmi (DzU WE L 203 z 01.08.2002, str. 1; DzU UE polskie wydanie specjalne, rozdz. 19, t.6, str. 52),

4. Wiza wydana przez inne państwo obszaru Schengen,

5. Dokument pobytowy wydany przez inne państwo obszaru Schengen,

6. Ruch bezwizowy – uregulowany w rozporządzeniu Rady (WE) nr 539/2001 z 15 mar- ca 2001 r. wymieniające państwa trzecie, których obywatele muszą posiadać wizy podczas przekraczania granic zewnętrznych oraz te, których obywatele są zwolnieni z tego wymogu (DzU UE 2001.81.1).

Zgodnie z art. 4 ust. 3 tego rozporządzenia państwo członkowskie może jednak wprowadzić odstępstwa od zniesienia obowiązku wizowego dla cudzoziemców prowadzących działalność zarobkową w trakcie jego pobytu w innym kraju.

Zgodnie z art. 87 ust. 1 pkt 12 lit. f ustawy o promocji zatrudnienia postanowienia ruchu bezwizowego muszą przewidywać możliwość wykonywania pracy przez cudzoziemców, aby można było starać się o zezwolenie na jego pracę. W praktyce zatem stosowanie tych dwóch aktów stało się nieco problematyczne. Należy jednak przyjąć, że rozporządzenie nr 539/2001 jako akt prawny obowiązujący bezpośrednio w państwach UE ma pierwszeństwo przed polskim prawem krajowym.

Dlatego obywatele państw wymienionych w załączniku II do rozporządzenia (np. Stany Zjednoczone, Watykan, Urugwaj, Kanada, Japonia, Izrael, Chile, Argentyna, Australia, Monako, Meksyk) nie podlegają obowiązkowi wizowemu przy wjeździe do Polski do trzech miesięcy w okresie sześciomiesięcznym, również w celu wykonywania pracy. Muszą natomiast uzyskać od właściwego wojewody zezwolenie na pracę na ogólnych zasadach, chyba że należą do grupy osób zwolnionych z takiego wymogu.

KROK 2. Postaraj się o zezwolenie

Gdy pracodawca już upewnił się, że cudzoziemiec legalnie przebywa w naszym kraju i może na podstawie wizy lub innego dokumentu podjąć pracę, stara się o zezwolenie na jego pracę. Wydaje je wojewoda właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy na podstawie wniosku powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

To zatem pracodawca kieruje do wojewody wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca w Polsce, który będzie zgodny ze wzorem określonym w rozporządzeniu MPiPS z 29 stycznia 2009 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca (DzU nr 16, poz. 84). We wniosku szef musi zaznaczyć typ zezwolenia na pracę, o który się ubiega. Przepisy określają pięć ich typów:

A – dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę w Polsce na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium RP,

B – dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę polegającą na pełnieniu funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową w organizacji przez ponad sześć miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy,

C – dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę u pracodawcy zagranicznego, delegowanego do Polski na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym do oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego, jego podmiotu zależnego lub podmiotu powiązanego długoterminową umową o współpracy z pracodawcą zagranicznym,

D – dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę u pracodawcy zagranicznego, nieposiadającego oddziału, zakładu lub innej formy zorganizowanej działalności w Polsce, delegowanego do Polski w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym (usługa eksportowa),

E – dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę u pracodawcy zagranicznego, delegowanego do Polski na okres przekraczający trzy miesiące w ciągu kolejnych sześciu miesięcy w innym celu niż wskazany w pkt B–D. Do wniosku o zezwolenie pracodawca musi dołączyć plik dokumentów >patrz ramka obok.

Uwaga! Pracodawca zawsze musi zgłosić ofertę pracy, na którą zamierza zatrudnić cudzoziemca, do właściwego powiatowego urzędu pracy. Po jej zgłoszeniu przeprowadza się tzw. test rynku pracy. Badana jest aktualna sytuacja na lokalnym rynku pracy pod względem zasobów kadrowych. Informację wydaje starosta w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia oferty pracy.

Jeżeli z analizy rejestrów bezrobotnych i poszukujących pracy wynika, że nie ma możliwości zorganizowania rekrutacji, starosta wydaje informację w ciągu siedmiu dni od złożenia oferty pracy. Jeżeli natomiast będzie przeprowadzana rekrutacja wśród bezrobotnych i poszukujących zatrudnienia, starosta ma 14 dni od złożenia oferty na przesłanie takiej wiadomości.

Starosta wydaje zezwolenie na pracę dla konkretnego cudzoziemca i wskazuje zarówno podmiot, na rzecz którego będzie on wykonywał pracę, jej rodzaj, jak i okres jego ważności. Co do zasady nie jest ono dłuższe niż trzy lata, ale może być przedłużane.

KROK 3. Określ warunki bez pokrzywdzenia

Powierzając wykonywanie pracy obcokrajowcowi, pracodawca lub inny podmiot musi m.in.:

- zawrzeć w umowie z cudzoziemcem takie warunki zatrudnienia, jakie były wskazane we wniosku do wojewody o wydanie zezwolenia na pracę,

- zawrzeć umowę z cudzoziemcem na piśmie oraz dostarczyć przed jej podpisaniem jej tłumaczenie na język zrozumiały dla niego,

- przekazać cudzoziemcowi jeden egzemplarz zezwolenia na pracę,

- informować cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem o udzielenie lub przedłużenie zezwolenia na pracę,

- informować wojewodę, gdy cudzoziemiec nie podejmie pracy w ciągu trzech miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę lub zakończy ją wcześniej niż trzy miesiące przed upływem ważności zezwolenia na pracę.

W pisemnej umowie z cudzoziemcem zatrudniający musi uwzględnić warunki pracy wynikające z zezwolenia, m.in. wysokość wynagrodzenia. Tu pojawia się wątpliwość, czy cudzoziemiec może zarobić więcej niż wynosi kwota wskazana w zezwoleniu.

Przykład

Pracodawca złożył wniosek do właściwego wojewody o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemców, których chce zatrudnić w swojej firmie jako mechaników.

We wniosku do wojewody wskazał 1500 zł brutto miesięcznie jako wynagrodzenie cudzoziemca. Po miesiącu realizacji zadań przez obcokrajowca szef podniósł jego wynagrodzenie aneksem do umowy o pracę do 2000 zł brutto.

Takie postępowanie pracodawcy nie jest sprzeczne z przepisami i nie musi on występować z ponownym wnioskiem do wojewody, aby dać podwyżkę. Taki wniosek byłby jednak niezbędny, gdyby chciał obniżyć pensję cudzoziemca poniżej kwoty z zezwolenia.

Po uzyskaniu zezwolenia na pracę cudzoziemca pracodawca musi do niego stosować wszystkie regulacje wynikające z prawa pracy. Tak samo jak polski pracownik obcokrajowiec ma przejść wstępne profilaktyczne badania lekarskie oraz szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca zapewnia mu identyczną ochronę z zakresu bhp jak rodzimym pracownikom.

Jakie dokumenty trzeba zgromadzić

Do wniosku o wydanie zezwolenia na przyjęcie cudzoziemca na etat pracodawca dołącza:

- aktualny na dzień składania wniosku odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru albo wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej – gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub podmiot prowadzący działalność gospodarczą,

- dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny i formę lub charakter działalności prowadzonej przez pracodawcę zagranicznego – przy wniosku o zezwolenie typu C, D lub E,

- aktualny na dzień składania wniosku odpis z KRS lub innego właściwego rejestru albo wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej, dotyczący oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego, jego podmiotu zależnego lub podmiotu powiązanego długoterminową umową o współpracy z pracodawcą zagranicznym – przy wniosku o zezwolenie typu C,

- kopię dowodu osobistego lub kopię wypełnionych stron z danymi z dokumentu podróży – gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy przez cudzoziemca jest osoba fizyczna,

- kopię umowy spółki – gdy powierzającym wykonywanie pracy przez cudzoziemca jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, lub kopie aktów notarialnych o zawiązaniu spółki – jeżeli powierzającym pracę cudzoziemcowi jest spółka akcyjna w organizacji,

- kopię wypełnionych stron z danymi z dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek,

- kopie dokumentów potwierdzających wypełnienie przez cudzoziemca wymagań do wykonywania zawodów regulowanych lub działalności,

- kopie dokumentów potwierdzających, że cudzoziemiec:

– w trakcie trzech lat poprzedzających złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę ukończył szkołę lub uczelnię wyższą z siedzibą na terytorium Polski albo innego państwa EOG lub Konfederacji Szwajcarskiej lub

– przez trzy lata poprzedzające złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę przebywał legalnie w Polsce,

- informację starosty właściwego dla siedziby lub miejsca zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy na podstawie rejestrów bezrobotnych i poszukujących pracy lub negatywnego wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, jeżeli jest ona wymagana,

- kopię zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez powierzającego wykonywanie pracy jako podatnika podatku dochodowego od osób prawnych w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku oraz informację o stanie zatrudnienia za okres roku poprzedzającego złożenie wniosku lub informację o posiadanych środkach lub prowadzeniu działań pozwalających na spełnienie w przyszłości warunków dochodowych – przy wniosku o zezwolenie typu B,

- informację o stanie zatrudnienia u powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi – przy wniosku o zezwolenie typu B,

- kopię umowy, na podstawie której usługa na terytorium Polski jest świadczona, lub jej fragmentu określającego przedmiot zobowiązań pracodawcy zagranicznego albo określające ten przedmiot oświadczenie pracodawcy zagranicznego, jeżeli umowa nie została jeszcze zawarta, z tym że kopię odpowiedniego fragmentu umowy pracodawca zagraniczny dostarcza niezwłocznie po jej zawarciu – przy wniosku o zezwolenie typu D,

- kopię dowodu jednorazowej wpłaty w wysokości nie większej niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę za każdego cudzoziemca,

- kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych w odrębnych przepisach, które mogą mieć wpływ na wynik postępowania.