Do uzyskania pomocy de minimis dane osobowe są bez tajemnic

Pomoc de minimis to szczególny rodzaj pomocy publicznej udzielanej pracodawcy. Jej łączna wartość nie może przekroczyć 200 tys. euro w ciągu trzech lat budżetowych (jedynie w sektorze transportu – 100 tys. euro, a dla sektora rybołówstwa – 30 tys. euro). Za lata budżetowe przyjmuje się tu lata podatkowe.

Pod uwagę bierze się zatem wartość pomocy udzielonej przedsiębiorcy w danym roku podatkowym oraz w dwóch poprzedzających latach podatkowych. Zasady udzielania ww. pomocy określa rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z 15 grudnia 2006 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (DzU UE L nr 379 z 28 grudnia 2006 r.).

Właściwy adresat

Dla pracodawców, którzy prowadzą zakłady pracy chronionej (ZPChr) oraz tych przedsiębiorców, którzy utracili status, ale zgodnie z art. 33 ust. 7b ustawy o rehabilitacji mają prawo do posiadania i korzystania z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (zfron) szczególne znaczenie mają przepisy w zakresie pomocy de minimis zawarte w ustawie z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.; dalej ustawa o rehabilitacji) oraz w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (DzU nr 245, poz. 1810 ze zm.; dalej rozporządzenie).

Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia warunkiem uznania pomocy jako pomocy de minimis jest uzyskanie zaświadczenia wydanego przedsiębiorcy przez organ podatkowy, podmiot uprawniony do pobierania opłat na podstawie odrębnych przepisów lub inny podmiot udzielający pomocy.

Ogólne przepisy dotyczące procedury uzyskiwania zaświadczeń de minimis zawiera ustawa z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 59, poz. 404 ze zm.). Przedsiębiorca legitymujący się statusem ZPChr przy uzyskiwaniu zaświadczenia powinien jednak pamiętać o kilku odrębnościach. Jeżeli wydatkuje w ramach pomocy de minimis:

- kwoty zwolnień z podatku od nieruchomości, powinien zwrócić się o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis do wójta, burmistrza, prezydenta miasta, który jest organem podatkowym w kontekście podatku od nieruchomości,

- kwoty zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – zaświadczenie powinien wydać naczelnik właściwego urzędu skarbowego,

- środki pochodzące z nadwyżki dofinansowania nad wynagrodzeniem osiąganym (tzw. nadwyżka SOD) – organem wydającym zaświadczenie jest PFRON.

Jeżeli właściwy organ wyda postanowienie o niewydaniu zaświadczenia, pracodawcy przysługuje zażalenie. Powinien je złożyć do odpowiedniego organu drugiej instancji.

Przykład

Pracodawca posiadający status ZPChr nie uzyskał zaświadczenia o pomocy de minimis od wójta.

W związku z tym może złożyć w ciągu siedmiu dni od otrzymania postanowienia o odmowie zażalenie do samorządowego kolegium odwoławczego. Tak samo byłoby, gdyby zaświadczenia odmówił burmistrz, czy prezydent miasta. Gdyby natomiast zaświadczenia nie dał PFRON, zażalenie musiałby złożyć do ministra pracy i polityki społecznej.

Aby uzyskać zaświadczenie przedsiębiorca musi przedstawić informację o dokonaniu wydatku ze środków funduszu rehabilitacji w ciągu 30 dni od dnia jego dokonania (§ 9 ust. 2 rozporządzenia).

Dokumenty do wniosku

Ponadto występując o wydanie zaświadczenia, przedstawia:

- uzyskane zaświadczenia o pomocy de minimis otrzymanej w okresie obejmującym bieżący rok kalendarzowy oraz dwa poprzedzające go lata kalendarzowe albo oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w tym okresie, albo oświadczenie o nieskorzystaniu z pomocy de minimis w tym czasie,

- informacje o każdej pomocy innej niż de minimis, jaką otrzymał w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się oraz na dany projekt inwestycyjny, z którym związana jest pomoc de minimis,

- oświadczenie, że nie jest przedsiębiorcą znajdującym się w trudnej sytuacji ekonomicznej według kryteriów określonych w przepisach prawa Unii Europejskiej dotyczących udzielania pomocy publicznej.

Dodatkowo musi złożyć formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (INF-O-P-dM), zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (DzU nr 53, poz. 311).

Pracodawcy ubiegający się o zaświadczenie o pomocy de minimis bardzo często w ramach prowadzonego przez organ administracyjny postępowania wyjaśniającego proszeni są o przesłanie dodatkowych dokumentów świadczących o poniesieniu danego wydatku. W kontekście ustawy o ochronie danych osobowych wątpliwości pracodawców budzi w szczególności obowiązek przesłania do organu kopii IPR oraz dokumentów potwierdzających niepełnosprawność poszczególnych pracowników.

Kłopot z danymi wrażliwymi

Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) przetwarzanie danych szczególnie chronionych, do katalogu których zalicza się m.in. dane o stanie zdrowia, w tym o stopniu niepełnosprawności i schorzeniach, jest co do zasady zakazane. Wyjątki od ogólnego zakazu przetwarzania tego rodzaju danych określa ust. 2 tego przepisu.

W interpretacji Generalnego Inspektora Danych Osobowych z 5 maja 2008 r. (DOLiS-035-541/ 08/11408/08) wskazano, że zgodnie z art. 286 § 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzenia z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej. Kontrolujący może także – zgodnie z § 1 pkt 5 powołanego przepisu – zbierać inne niezbędne materiały, w zakresie objętym kontrolą.

W świetle powyższego – zdaniem GIODO – kontrolujący mogą w ramach prowadzonego postępowania żądać w sposób uprawniony od kontrolowanego pracodawcy wnioskującego o zaświadczenie de minimis danych osobowych pracowników – osób niepełnosprawnych w takim zakresie, jaki wynika ze szczególnego przepisu, bądź – w przypadku urzędu skarbowego – wszelkiej dokumentacji. Z tym jedynie ograniczeniem, że musi mieć ona związek z przedmiotem kontroli i być dla tego postępowania niezbędna.

DODATKOWE FORMALNOŚCI

Organy wydające zaświadczenia o pomocy de minimis mogą wymagać udzielenia dodatkowych informacji lub złożenia dodatkowych dokumentów, w tym:

- potwierdzających wydatki,

- kopię regulaminu zfron,

- wykazania łącznej kwoty zwolnień z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych przekazywanych na zfron – w przypadku gdy organem wydającym zaświadczenie jest urząd skarbowy,