- Zamierzam kupić oprogramowanie kadrowo-księgowe z odpowiednim sprzętem komputerowym. Czy będę miał dodatkowe obowiązki jako pracodawca wobec osób obsługujących ten sprzęt? Jeśli tak, to jakie? – pyta czytelnik.

Szef musi zorganizować stanowiska pracy z komputerem w taki sposób, aby zachować minimalne wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii. Zapewnia także personelowi dodatkowe przerwy w pracy oraz okulary, jeśli potrzebę ich stosowania potwierdzi lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne. Ponadto przy takich zadaniach nie w pełni skorzysta z aktywności kobiet w ciąży.

Ile godzin przed ekranem

Obowiązki szefów wobec świadczących pracę przy komputerach określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973, dalej rozporządzenie).

W rozumieniu jego § 2 pkt 4 pracownikiem jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Jako podstawę przyjmuje się tu normę z art. 129 § 1 kodeksu pracy., czyli osiem godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo.

Rozporządzenia nie stosuje się jednak m.in. do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku, np. laptopów.

Szef musi więc tak usytuować miejsca z monitorem ekranowym, aby zachować minimalne zasady BHP i ergonomii z załącznika do rozporządzenia. Zgodnie z nimi np.:

- klawiatura powinna stanowić oddzielny element wyposażenia,

- konstrukcja stołu ma zapewnić ustawienie elementów stanowiska pracy tak, aby łatwo posługiwać się nimi, a preferowana jego powierzchnia jest matowa,

- krzesło powinno mieć stabilność (poprzez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi), regulację wysokości siedziska, oparcia oraz pochylenia oparcia, możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360 stopni, jak i podłokietniki.

Jeżeli w czasie pracy zatrudnieni będą korzystać z dokumentów, trzeba im dodać uchwyt regulujący ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika.

Same monitory należy ustawić tak, aby odległość między nimi wynosiła nie mniej niż 60 cm, a odstęp między plecami pracownika i tyłem sąsiedniego monitora – co najmniej 80 cm.

Przegląd warunków

Rozporządzenie nakazuje też szefom przeprowadzać oceny warunków pracy na stanowiskach z monitorami ekranowymi. Należy to robić zwłaszcza wobec nowo tworzonych posad oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia istniejących już miejsc pracy. Na podstawie tych ocen pracodawca podejmuje działania, aby usunąć stwierdzone zagrożenia i uciążliwości.

Dodatkowe przerwy

Statyczna pozycja ciała podczas pracy z komputerem oraz obciążenie wzroku u obsługujących sprzęt komputerowy powodują, że tym pracownikom należy zapewnić:

- łączenie przemienne pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac nieangażującymi tak wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach – przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy monitorze albo

- co najmniej pięciominutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora.

Przykład

Pracownik obsługujący monitor ekranowy przez sześć godzin dziennie zwrócił się do pracodawcy z prośbą o skumulowanie przysługujących mu przerw i udzielanie ich w jednym odcinku.

Z § 7 rozporządzenia jednoznacznie wynika, że te pauzy mają przypadać po każdej godzinie pracy z komputerem. Szef nie może więc przychylić się do tej prośby.

Przerwy dla obsługujących komputery są niezależne od innych pauz dla pracowników, np. tej z art. 134 k.p. Zapewnia on przerwę, także wliczaną do czasu pracy, nie krótszą niż 15 minut, gdy dobowy wymiar czasu pracy podwładnego wynosi co najmniej sześć godzin.

Udzielając przerw na mocy rozporządzenia, pracodawcy powinni pilnować, aby podczas nich zatrudnieni odchodzili od komputerów, zmieniali pozycję ciała i dali odpocząć oczom.

Czasami okulary

Przenosząc pracownika na stanowisko związane z obsługą monitora ekranowego, szef powinien skierować go na badania profilaktyczne, ponieważ zmienią się jego warunki pracy. Obowiązek ten wynika z art. 229 k.p.

W skierowaniu na badania należy wyraźnie zaznaczyć, że osoba ta będzie obsługiwała monitor ekranowy. Jeżeli wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę używania przez nią okularów korygujących wzrok, pracodawca musi je zapewnić zgodnie z zaleceniami lekarza (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).

Przykład

Pracownik obsługujący komputer z monitorem ekranowym przedstawił szefowi zaświadczenie od swojego lekarza okulisty. Potwierdzało ono konieczność używania przez niego okularów korygujących wzrok.

Dla pracodawcy ten dokument nie stanowi podstawy do zrefundowania zakupu szkieł, ponieważ nie wydał go lekarz medycyny pracy po przeprowadzeniu badań okulistycznych w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Reguły realizacji wymogu wynikającego z § 8 rozporządzenia, w tym kwotę refundacji, powinny określać przepisy wewnątrzzakładowe, np. regulamin pracy lub zarządzenia resortowe. Co do zasady jednak nie powinno być żadnych ograniczeń przy zakupie szkieł, gdyż przepisy mówią o zapewnieniu przez pracodawcę okularów korygujących wzrok. Dopuszczalne jest natomiast limitowanie ceny oprawki lub dodatkowego wyposażenia szkieł, np. powłok antyrefleksowych.

W praktyce najczęściej rozliczenie odbywa się w dwojaki sposób:

- pracodawca rozlicza się bezpośrednio z zakładem okulistycznym na podstawie zawartej umowy,

- pracownik kupuje okulary za własne pieniądze, a następnie występuje do pracodawcy o refundację poniesionych kosztów na podstawie dołączonej faktury.

Dla

przyszłych matek

Art. 176 k.p. zakazuje zatrudniania kobiet przy pracach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia. Określa je rozporządzenie Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (DzU nr 114, poz. 545 ze zm.).

Wymienia ono m.in. pracę przy obsłudze komputera ekranowego świadczoną przez kobiety w ciąży, jeśli wykonują ją powyżej czterech godzin na dobę. Oznacza to, że szef nie może dopuścić, aby pracownica w ciąży obsługiwała komputer dłużej niż cztery godziny dziennie.