Jak kontrolować pracowników bez naruszania godności

Prawo pracy nie wyznacza granic między ochroną prywatności pracownika a dobrem pracodawcy, ochroną jego mienia i tajemnic. Co jest zatem dopuszczalne? Jakim działaniom zatrudniony musi się poddać, a jakim może się sprzeciwić?

Czego nie wolno

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest poszanowanie godności pracownika oraz innych dóbr osobistych (art. 11

1

kodeksu pracy

). Według Sądu Najwyższego szefowi nie wolno naruszać godności przysługującej pracownikowi jako jednostce ludzkiej bez względu na to, czy odczuwa on zachowanie pracodawcy jako krzywdę i przeciwko niej protestuje, czy godzi się na złe traktowanie.

W związku z tym do stwierdzenia naruszenia godności wystarczy, jeśli w obiektywnej ocenie społecznej (rozsądnych osób trzecich) określone zachowanie danej osoby (podmiotu) narusza wartość innego człowieka (wyrok SN z 8 października 2009 r., II PK 114/09). Oprócz godności pracownika trzeba też szanować tajemnicę korespondencji czy prawo do krytyki. Respekt dla szefa nie oznacza bowiem bezwzględnego milczenia wobec wszelkich jego zachowań.

Poważanie godności osobistej pracownika nie jest ograniczone do życia prywatnego, ale obejmuje także warunki, w jakich pracownik świadczy pracę. Choć jednym z istotnych elementów stosunku pracy jest podległość służbowa i ograniczenie pracownika w zakresie czasu i miejsca świadczenia przez niego pracy, to ingerencja w jego prywatność w godzinach pracy jest istotnie ograniczona.

Tylko pod pewnymi warunkami szef ma prawo sprawdzać używanie przez podwładnego w firmie Internetu, poczty i telefonu służbowego czy korzystanie z portali społecznościowych, a nawet przeszukać jego rzeczy.

Niezbędne uprzedzenie

W jaki sposób wprowadzać ograniczenia i jak daleko wolno posunąć się w kontrolowaniu podwładnego? Rekomendacja R (89) 2 w memorandum wyjaśniającym Komitetu Ministrów dla Państw Członkowskich w sprawie ochrony danych osobowych wykorzystywanych do celów zatrudnienia (przyjęta 18 stycznia 1989 r.) wskazuje, że należy uszanować prywatność i godność pracownika, w szczególności możliwość nawiązywania kontaktów towarzyskich i osobistych w miejscu pracy.

Zgodnie z nią pracodawcy powinni dokładnie uprzedzić podwładnych lub ich przedstawicieli o wprowadzeniu lub dostosowaniu zautomatyzowanych systemów służących do gromadzenia i wykorzystania ich danych osobowych przy kontroli procesu pracy, ochrony tajemnic pracodawcy bądź skonsultować się z załogą w tej sprawie. Zasadę tę stosuje się także przy zastosowaniu urządzeń technicznych do monitorowania przemieszczania się lub wydajności zatrudnionych.

Takie porozumienie z personelem należy osiągnąć, zanim wprowadzi się systemy obserwacji, gdyż procedury te mogą naruszać prawa pracowników w zakresie poszanowania prywatności i godności ludzkiej.

Jasny komunikat

Monitoring podwładnych nie jest wykluczony, ale podstawowym warunkiem jego wprowadzenia jest uprzedzenie o tym załogi i o zasadach jego funkcjonowania. Z doktryny i orzecznictwa wynika, że pracodawcy nie wolno wkraczać w sferę, o której pracownik ma przekonanie, że jest zastrzeżona dla jego prywatności (zob. skarga 62617/00).

Niezależnie od tego, że możliwość monitoringu wywodzi się z uprawnień kierowniczych pracodawcy, podporządkowania pracownika i jego obowiązku dbałości o dobro zakładu, postanowienia dotyczące zakresu, przyczyn wprowadzenia oraz zasad obserwacji należy wprowadzić w regulaminie pracy albo układzie zbiorowym pracy, umowie o pracę czy oddzielnym porozumieniu.

Pracodawca może wskazać, że wszelki sprzęt należący do niego, np. telefon, sprzęt komputerowy czy utworzone konto poczty elektronicznej z adresem firmy, wolno wykorzystać wyłącznie do celów służbowych. Stąd ma prawo skontrolować wszelką korespondencję ze skrzynki służbowej, gdyż służy ona wykonywaniu zadań zawodowych, a nie prywatnych spraw pracownika.

Co jednak zrobić, gdy w firmie nie ma jasnych zasad korzystania z poczty służbowej, czyli dopuszcza się także jej prywatne użycie?

Ślepa uliczka

Pracodawca może wskazać w przepisach wewnątrzzakładowych, że korzystanie z prywatnej poczty e-mailowej w godzinach pracy jest dozwolone jedynie w przypadkach losowych. W takiej sytuacji niedopuszczalna jest kontrola korespondencji prywatnej pracownika z poczty służbowej, jak i tej z jego prywatnego konta, z którego korzysta na komputerze firmy.

Zadaniem szefa będzie takie określenie zasad użycia poczty i sprzętu zakładowego, aby nie pozostawiać wątpliwości co do zakresu kontroli pracodawcy oraz konsekwencji wynikających z korzystania z systemów komputerowych i sprzętu w sposób niezgodny z regułami ustalonymi w firmie.

Jak jednak odnieść się do rozmów prywatnych podwładnego w godzinach pracy? Abstrahując od rozważań o jego efektywności pracy i gromadzenia ewentualnych przyczyn do wypowiedzenia angażu w związku z niewykonywaniem obowiązków pracowniczych, rozmowy prywatne w miejscu pracy mieszczą się w pojęciu życia prywatnego i korespondencji, podobnie jak i wysyłanie wiadomości elektronicznych (zob. skarga nr 8691/79).

Kamera nie wszędzie

Każdemu pracodawcy zależy na ochronie tajemnic przedsiębiorstwa, know-how przed konkurentami na rynku. W tym celu firmy wprowadzają wiele rozwiązań technicznych, wzmacniają ochronę, montują kamery na terenie zakładu. Obejmuje to także pracowników jako „nośników” cennych dla spółki informacji czy mających styczność z ważnymi technologiami.

Jednak wszelkie czynności w zakresie monitoringu zatrudnionych oraz przeszukania ich samych czy ich rzeczy należy podejmować ze szczególną ostrożnością. Wielu pracodawców tego nie robi, gdyż jest to nieproporcjonalne wobec dóbr chronionych. Pojawia się bowiem wysokie ryzyko, że czynności sprawdzające czy sposób ich wykonania mogą naruszać dobra osobiste zatrudnionych.

Ponadto szczególna dbałość o zakład i jego mienie nie uzasadniają monitoringu wszystkich pomieszczeń (np. toalet, przebieralni) czy dokonania przeszukania, gdy pracownik nie stykał się np. z chronioną prawem tajemnicą produkcji. Monitoring nie może stać się ukrytą formą mobbingu poszczególnych osób czy grup pracowników.

Ostrożnie należy odnosić się do stwierdzeń z orzecznictwa międzynarodowego, że kontrola osób podjęta ze względów bezpieczeństwa nie jest ingerencją w poszanowanie życia prywatnego. Inaczej jest jednak, jeśli wiąże się ze zbieraniem informacji dotyczących prywatnych spraw jednostki (zob. skarga nr 12015/86, Hilton vs Wielka Brytania).

Haki na pracownika

Monitoring ma szczególne znaczenie przy ewentualnym gromadzeniu przez szefa dowodów przeciwko rzekomo nierzetelnemu pracownikowi, np. przy nagrywaniu rozmów telefonicznych. Kodeks postępowania karnego wskazuje ich zasady. Czy ograniczenia z tych regulacji pozwalające m.in. stosować podsłuch tylko w ściśle określonych przypadkach odnoszą się także do pracodawcy podejmującego próby ochrony swoich tajemnic?

W orzeczeniu z 10 maja 2002 r. (WA 22/02) SN wskazał, że przepisy o kontroli i utrwalaniu rozmów przy użyciu środków technicznych nie dotyczą prywatnego gromadzenia w ten sposób dowodów. Nie powinno to jednak stanowić przyzwolenia dla pracodawcy w gromadzeniu tzw. haków przeciwko pracownikowi. Zasady wynikające z kodeksu postępowania karnego to wskazówki także dla podmiotów prywatnych.

Nieuprawniony dostęp do informacji nieprzeznaczonych dla adresata konkretnego e-maila, pisma, podłączenie się do sieci informatycznej czy łamanie zabezpieczeń elektronicznych, informatycznych jest karalne.

Grozi za to grzywna, ograniczenie czy nawet pozbawienie wolności do lat dwóch. Tej samej sankcji podlega ten, kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem. Przestępstwa te są ścigane na wniosek pokrzywdzonego pracownika.

Wyższa konieczność

W sytuacjach nagłych, po analizie konkretnego przypadku, szef mógłby rozważyć wykorzystanie tzw. stanu wyższej konieczności.