ZFŚS: Konto socjalne to nie fundusz nagród

Organizacja związkowa jest uprawniona do dochodzenia od pracodawcy zwrotu środków niewłaściwie wydanych z funduszu socjalnego. Jej uprawnienie do wystąpienia na drogę sądową z roszczeniem o zwrot tych środków lub o przekazanie należnych pieniędzy na fundusz wynika z art. 8 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), dalej ustawa o zfśs.

Sprawa o zwrot środków socjalnych jest tą z zakresu prawa pracy. Rozpatruje ją zatem sąd pracy (por. wyrok SN z 16 sierpnia 2005 r.; I PK 12/05). Legitymowanym biernie w takiej sprawie (czyli pozwanym) powinien być pracodawca. Zaś czynnie uprawniona do wystąpienia z takim roszczeniem może być nie tylko zakładowa, ale i międzyzakładowa organizacja związkowa obejmująca swoim działaniem pozwanego pracodawcę.

Legitymacja procesowa pracodawcy w tego typu sprawie wynika z art. 3 ustawy o zfśs. Zgodnie z nim obowiązek utworzenia zfśs obciąża właśnie jego. Dotyczy to jednak tych pracodawców, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (z pewnymi wyjątkami). Przy mniejszym stanie zatrudnienia utworzenie funduszu jest fakultatywne.

Niezależnie od tego, czy pracodawca utworzył fundusz z przymusu, czy dobrowolnie, to on administruje jego środkami. Dlatego to on ustala w regulaminie stworzonym w uzgodnieniu z organizacją związkową zasady korzystania z zfśs, w tym podział jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności i jest podmiotem odpowiedzialnym za niewłaściwe dysponowanie pieniędzmi zgromadzonymi na tym rachunku .

Również przyznawanie pracownikom świadczeń z tego funduszu dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Okoliczność tę dodatkowo uzasadniają przyznane organizacji związkowej prawa kontroli wydatkowania środków, a w przypadku stwierdzenia uchybień w tym zakresie – wniesienia pozwu do sądu o ich zwrot.

Kiedy pozew

Związki zawodowe mogą skierować sprawę do sądu żądając zwrotu środków na konto funduszu socjalnego wtedy, gdy pracodawca wydatkuje te pieniądze na inne cele niż określone w ustawie o zfśs. Środki z tego funduszu powinny być bowiem wydatkowane jedynie na działalność socjalną w rozumieniu przepisów tej ustawy. A działalność ta to:

- usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz w innych formach wychowania przedszkolnego,

- udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Przeznaczenie środków z funduszu socjalnego na inne cele (np. na inwestycje) uzasadnia żądanie zwrotu nieprawidłowo wydanych pieniędzy.

Zgodnie z regulaminem

Wydatkowanie środków z zfśs musi być zgodne nie tylko z przepisami ustawy, ale również z zakładowymi przepisami prawa pracy. Najczęściej jest tak, że zasady wypłaty tych zasobów zostają szczegółowo określone dopiero w regulaminie.

Dlatego też Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00) stwierdził, że pracodawca administrujący środkami zfśs nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej.

Postanowienia regulaminu nie mogą być jednak sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń należy w nim uzależnić od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jest to kolejna okoliczność, którą może ustalać sąd w razie sporu o zwrot środków. Pracodawca nie może bowiem określić w sposób dowolny kryterium przyznania środków i jest w tym zakresie ograniczony przepisami ustawy.

Jako sprzeczne z kryterium socjalnym uznaje się np. przyznanie środków z funduszu socjalnego według kryterium stażu pracy, czy jakości świadczenia pacy, co jest całkowicie oderwane od sytuacji materialnej uprawnionych do świadczeń.

Gdyby zatem pracodawca takie kryterium przyjął jako podstawę wypłaty świadczeń, to sąd z pewnością uwzględniłby pozew związków zawodowych o zwrot pieniędzy wydatkowanych z funduszu.

Przykład

W spółce zobowiązanej do tworzenia funduszu socjalnego stosowano regulamin, w którym określono, że część środków tego funduszu zostanie rozdysponowana na bony towarowe dla pracowników. Pracodawca zdecydował, że wszyscy zatrudnieni otrzymają bony o jednakowej wartości.

Związek zawodowy działający w spółce wystąpił do sądu o zwrot środków, z których zostały sfinansowane bony. Wskazał, że takie działanie pracodawcy naruszało ustawowe kryteria przyznawania środków z funduszu socjalnego, gdyż w ogóle nie uwzględniało sytuacji materialnej i rodzinnej pracowników. Sąd, uwzględniając powództwo organizacji, orzekł o zwrocie tych pieniędzy.

Sąd Najwyższy ułatwił pracodawcom administrowanie środkami socjalnymi przy realizacji innych usług niż pomoc materialna czy finansowa.

Uznał, że kryterium socjalne przyznawania środków musi być stosowane jedynie przy udzielaniu pomocy pracownikom, a nie jest obowiązkowe przy wydatkowaniu części środków przeznaczonych np. na imprezy okolicznościowe czy integracyjne dla ogółu pracowników (por. wyrok SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08).

Dziesięć lat na dochodzenie zwrotu

Roszczenie związku zawodowego o zwrot środków wydatkowanych z funduszu socjalnego nie jest z pewnością roszczeniem ze stosunku pracy. Związek zawodowy oraz pracodawcę nie łączy bowiem nigdy stosunek pracy. Zatem do roszczenia związku zawodowego nie ma zastosowania art. 291 kodeksu pracy, który przewiduje trzyletni okres przedawnienia roszczeń.

Będą tu miały zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego dotyczące przedawnienia (art. 117 – 125 kodeksu cywilnego). Przedawnieniu ulegają bowiem roszczenia majątkowe, a roszczenie związku zawodowego wynikające z art. 8 ust. 3 ustawy o zfśs ma charakter majątkowy.