Jak określić zakres używanie sprzętu firmowego w umowie z pracownikiem

Rozwój technologii wpływa na treść stosunku pracy. Wśród nowych postanowień, które warto umieścić w umowie o pracę, są te o przekazaniu pracownikowi sprzętu elektronicznego służącego do świadczenia zadań. Chodzi o powierzony mu przez szefa komputer czy telefon komórkowy.

W dokumentach regulujących stosunek pracy powinien znaleźć się jednoznaczny nakaz używania sprzętu firmowego zgodnie z prawem. Z niego ma wynikać, co pracownik może, a czego nie wolno mu robić, np. instalować na tych urządzeniach nielegalnych programów czy ściągać i przechowywać na nich innych plików. Ich posiadanie, a szczególnie dalsze rozpowszechnianie może bowiem naruszać cudze prawa własności intelektualnej, za co grozi odpowiedzialność cywilna i karna.

Ostrożnie na forum

Coraz częściej za pośrednictwem portali i forów internetowych znajomi wymieniają informacje i opinie, komentują też wydarzenia polityczne i społeczne. Pozornie Internet zapewnia anonimowość, bo wpis podpisany jest tylko pseudonimem. Jednak korzystając z rejestrów adresów IP komputera, z którego wprowadzono komentarz, można dotrzeć do jego autora.

Dla pracodawcy niepożądane będzie kojarzenie IP jego komputera powierzonego podwładnemu, przy użyciu którego umieszczono treści bezprawne, np. zachętę do popełnienia przestępstwa.

W sferze wizerunkowej niekorzystne mogą okazać się także komentarze pracownika manifestującego poglądy społeczne lub gospodarcze, z którymi pracodawca nie utożsamia się lub które są sprzeczne z jego interesami. Dlatego w umowie o pracę coraz częściej umieszcza się postanowienia, dzięki którym pracownikowi zakazuje się korzystania z mediów społecznościowych ze sprzętu pracodawcy lub wykupionego przez niego połączenia internetowego.

Więcej danych osobowych

W związku z zatrudnieniem pracodawcy przetwarzają wiele danych osobowych, których zakres określa art. 221 kodeksu pracy. Ta lista może się jednak rozszerzyć np. o dane o geograficznym położeniu pracownika przy korzystaniu z urządzenia wyposażonego w GPS. Ponieważ kodeks pracy nie zawiera przepisów o przetwarzaniu takich dodatkowych danych, należy to uregulować w umowie o pracę lub innych dokumentach dotyczących zatrudnienia.

U pracodawców ze strukturą holdingową, a zwłaszcza w wielonarodowych korporacjach wymagany zakres danych osobowych jest często szerszy niż wynika z ustawy, gdyż trzeba je przekazać innym spółkom tej samej grupy. Ich przetwarzanie wymaga zatem ujęcia w dokumentacji zatrudnieniowej. Ma to ściśle określać, jak szef zamierza to robić, aby uniknąć niejasności i niedomówień oraz zarzutów o łamanie prawa.

Poufność i konkurencja

Dzięki technologii i miniaturyzacji urządzeń służących do zapisu informacje stanowiące cenną tajemnicę przedsiębiorstwa łatwo wynieść na zewnątrz. Mogą to być np. dane klientów, technologia produkcji, struktura organizacyjna, regulacje dotyczące obiegu informacji i dokumentów w firmie, dane dostawców czy plany inwestycyjne. Jeśli trafią w niepowołane ręce, niewykluczone, że ucierpi pracodawca.

Pracownik jest co prawda obowiązany do zaniechania działań, które mogą wyrządzić szkodę firmie (art. 100 k.p.). Żeby jednak uświadomić mu wagę tajemnicy przedsiębiorstwa, w umowie o pracę należy go zobowiązać do zachowania poufności. Ma to zasadnicze znaczenie u pracowników mających dostęp do najistotniejszych danych. Angaże zawierane z takimi osobami powinny określać, że zachowanie poufności w tym zakresie to jeden z podstawowych obowiązków pracowniczych. Naruszenie go będzie uprawniało szefa do dyscyplinarnego rozstania.

Ochronie szczególnie istotnych danych ma służyć precyzyjne określenie ich zakresu w umowach z pracownikami, jak i możliwość wykazania przed sądem, że pracodawca dopełnił w tej sprawie aktów staranności. W niej warto też uregulować kwestię zwrotu lub zniszczenia po ustaniu stosunku pracy wszelkich nośników informacji, które są w posiadaniu pracownika.

Elementem stosunku pracy może być też zakaz wykonywania konkurencyjnej działalności przez pracownika po rozwiązaniu angażu, jak i w trakcie jego trwania. Nawet jeśli zatrudnieni z powodu dużych nakładów nie są w stanie rozpocząć takiej działalności, mogą konkurentom zaoferować świadczenie swojej pracy. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie zakazu takiej aktywności.